Interview

Digitales Onboarding: Wie Ackerdemia während der Pandemie neue Mitarbeiter*innen ins Team integriert

Der erste Arbeitstag ist immer aufregend: neue Kolleg*innen, neue Themen, neues Büro. Ein gutes Onboarding kann dazu beitragen, dass Mitarbeiter*innen zufriedener sind, sich schneller im Team einfinden und besser mitarbeiten. Aber wie kann das in Zeiten von Home Office, Social Distancing und Lockdown funktionieren? Ackerdemia gibt uns einen Einblick.

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Carina Schindler hatte am 16. März 2020 alles gut geplant. Sie erwartete eine Gruppe neuer Mitarbeiter*innen bei Ackerdemia und hatte im Berliner Büro schon alles fürs Onboarding vorbereitet. Doch es sollte anders kommen: Alle sagten ab – die Sorge vor Corona war einfach zu groß. Innerhalb einer Stunde musste sie die gesamte Planung von Präsenz auf digital umstellen. Für Carina Schindler wurde das ein Tag, den sie so schnell nicht vergessen sollte. Am 16. März 2020 legte die Personalmanagerin die Weichen für eine rein digitale Mitarbeiter*innensuche und ein Onboarding über ZOOM und Teams. Was erst verrückt klang, ist heute ganz normal. Doch auch das Team von Ackerdemia hat auf dem Weg viel gelernt. Im Gespräch mit dem SKala-CAMPUS teilt Carina ihre hinzugewonnenen Erkenntnisse zum Thema digitales Onboarding:

Schickt neuen Mitarbeiter*innen frühzeitig das nötige Equipment nach Hause

Carina hat die Erfahrung gemacht, dass neue Mitarbeiter*innen beruhigt sind, wenn sie frühzeitig alles nach Hause geliefert bekommen, was sie brauchen. Deshalb achtet sie darauf, schon einige Tage vor Arbeitsbeginn den Computer, Bildschirm und alle nötigen Unterlagen an die Home Office-Adressen zu schicken. Verwaltungsangelegenheiten erfolgen per digitaler Unterschrift. Neue Mitarbeiter*innen wissen dann: „Ich habe alles da, es kann losgehen!“

Investiert in gelungene und ausreichende Kommunikation

Die Arbeit auf Distanz über Kamera und Mail ist anfällig für Missverständnisse – vor allem, wenn man sich noch nicht gut kennt. Hier gilt es also vorzusorgen. Carina empfiehlt, lieber einmal zu viel als zu wenig zu kommunizieren. Sie greift deshalb oft zum Telefon und ruft bei neuen Mitarbeiter*innen einfach kurz durch.
Wöchentlich gibt es außerdem einen Team-Check-In. Hier erzählt jede*r kurz, wie es ihm oder ihr geht.

Doch Carinas Erfahrung zeigt: Um sich wirklich kennenzulernen, braucht es Orte außerhalb der Arbeit. Feste und Feiern nehmen in Bezug auf die Teamkultur eine wichtige Rolle ein. Deshalb fallen diese bei Ackerdemia nicht einfach flach, sondern werden im Digitalen abgehalten. Hier findet ihr Ideen für Feiern im digitalen Raum und hier eine Sammlung von Tools und Links, mit der die nächste digitalen Feier garantiert legendär wird.

Nutzt alle Wege der Begrüßung

Neu in ein Team zu kommen ist schon in Präsenz schwierig genug. Sich als Teil einer Organisation zu fühlen, obwohl man nur zu Hause im Wohnzimmer sitzt, ist eine ganz andere Herausforderung. Mit einem kleinen Begrüßungspaket per Post, einer persönlichen Willkommenskarte und regelmäßigen Anrufen kann man den Neuen sagen: „Willkommen! Du bist Teil des Teams! Wie schön, dass du da bist!“

Herumführen – ganz digital

Vor der Corona-Pandemie wurden neue Mitarbeiter*innen durch die Büros geführt, bekamen von eine*r IT-Mitarbeiter*in die Hardware eingerichtet und wurden fotografiert. Was bisher in Präsenz verlief, geht auch digital: Die IT holt die Neuen per Video-Call ab. Im Anschluss gibt die Office-Managerin einen Überblick über die Teamkultur und -struktur sowie die Vision und die Werte von Ackerdemia. Danach gibt es einen kleinen Leitfaden, wie man auch zu Hause ein schönes Porträtfoto hinbekommt.

Zudem wird viel Zeit dafür eingeräumt, dass alle Mitarbeiter*innen – ob neu, ob alt – sich in Ruhe kennenlernen können. Am ersten Tag stellen sich die Neuen in einer digitalen Teamsitzung vor, erzählen, was sie machen, wo sie sitzen und wie sie zu Ackerdemia gekommen sind. Auch gemeinsam abgehaltene digitale Mittagspausen gehören zum Kennenlernen dazu.

Trotz allem: Digital kann analog nicht ersetzen

Ackerdemia ist deutschlandweit aktiv und war von daher auch schon vor der Pandemie sehr digital unterwegs. Die Umstellung fiel der Organisation leichter als so manch anderer. Und doch: Das Team vermisst gemeinsame Kaffeepausen, Bootsfahrten und Biergartenbesuche. Carina Schindler sieht, dass die Menschen müde davon sind, dauernd nur auf den Computer zu starren.  Sie befürchtet, dass die persönliche Verbindung zwischen den Mitarbeiter*innen weniger eng ist als zuvor.

 Immer öfter merkt sie, dass die persönliche Verbindung zwischen den Mitarbeiter*innen weniger eng ist. Deshalb hofft sie darauf, bald wieder Teammeetings in Präsenz zu organisieren – mit Hygienekonzept, draußen und auf Abstand, aber wenigstens nicht mehr nur im Computer.

Wie laufen Recruitung und Onboarding bei Euch während der Pandemie? Habt Ihr noch Tipps für uns? Schreibt gerne an: SKala-CAMPUS@phineo.org

Autorin: Merle Becker

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