Um Projekte und sich selbst gut zu steuern, sind Daten und Kennzahlen unerlässlich. Entscheidend ist dabei, diese Informationen nicht nur zu erheben, sondern sie auch auszuwerten und aus ihnen zu lernen. Wir stellen verschiedene Methoden der Datenerhebung vor und geben Tipps, wie man möglichst schlank zu brauchbaren Ergebnissen gelangt.

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Die wichtigsten Fragen zum Thema Daten erheben & aufbereiten 

Was bedeutet Daten erheben & aufbereiten?

Datenerhebung (Monitoring) und Datenaufbereitung (Evaluation) erfüllen beide wichtige Aufgaben im Rahmen der wirkungsorientierten Projektsteuerung. Das regelmäßige Erheben von Daten hat das Ziel, sowohl die Projektfortschritte als auch die Einhaltung von Qualitätsstandards zu überprüfen: Was passiert im Projekt? Die Datenaufbereitung fußt auf der Datenerhebung.

Betrachtet und bewertet werden Prozesse, Ergebnisse und erzielte Wirkungen: Warum passiert etwas, in welcher Güte und mit welchen Konsequenzen? Die umfangreichere Wirkungsanalyse hinterfragt mithilfe von Monitoring und Evaluation neben den Wirkungen (Outcomes und Impact) auch die erbrachten Leistungen (Outputs) sowie die dem Projekt zugrundeliegenden Wirkungsannahmen.

Warum sind Daten und Kennzahlen für Non-Profits wichtig?

Um Projekte und sich selbst gut zu steuern, sind Daten und Kennzahlen unerlässlich. Entscheidend ist dabei, diese Informationen nicht nur zu erheben, sondern sie auch auszuwerten und daraus zu lernen. Sich mit Wirkung und Datenerhebung zu beschäftigen, heißt, die eigene Arbeit regelmäßig zu reflektieren und sie zielgruppengerecht weiterzuentwickeln. Um das hinzubekommen, helfen im Projektalltag bereits einfache Instrumente und Methoden, die zwar keine wissenschaftlich belastbaren Ergebnisse zutage fördern, sehr wohl aber Hinweise geben, ob sich ein Projekt noch auf Kurs befindet.

Wie kann man Daten visualisieren?

Daten lassen sich mithilfe von Elementen wie Graphen, Diagrammen oder Karten visualisieren. Die Datenvisualisierung stellt eine niedrigschwellige Methode dar, um komplexe Botschaften leicht verständlich, übersichtlich und überzeugend zu vermitteln. Es gibt unterschiedliche Darstellungsmöglichkeiten:

• Tabellen
• Graphen
• Diagramme
• Karten
• Dashboards

Für die interaktive Visualisierung zum Projektfortschritt im Hinblick auf Inputs, Outputs und Outcome erweisen sich beispielsweise sog. „Monitoring-Dashboards“ als hilfreich.