Praxistipp

In 7 Schritten zur erfolgreichen Budgetplanung

Neben dem Fundraising ist für Non-Profits auch die jährliche Planung von Budgets wichtig | Unsplash, Towfiqu barbhuiya

Große Ziele aber nur begrenzte Geldmittel? Umso wichtiger ist eine solide Budgetierung. Sie hilft bei der Planung, Entwicklung und Dokumentation eurer Vorhaben.

Nur eine finanziell gesunde Non-Profit kann nachhaltig arbeiten – deshalb ist neben dem Fundraising auch die jährliche Planung von Budgets wichtig. Zweck der Budgetierung ist es, Ressourcen geschickt zu verteilen. Die Budgetplanung kann sich sowohl auf die gesamte Organisation als auch auf einzelne Projekte beziehen. Durch einen monatlichen oder quartalsweisen Abgleich von Plan und Ist seht ihr, ob sich eure Vorhaben wunschgemäß entwickeln.

Bei der Aufstellung des Budgets stehen die erwarteten Einnahmen den voraussichtlichen Ausgaben gegenüber. Um beide Posten möglichst realistisch darzustellen, kombiniert ihr Trends der Vergangenheit mit Prognosen für die Zukunft.

Tipp:
Bringt eure Buchhaltung auf Vordermann, auch wenn diese nur Daten aus der Vergangenheit liefert. Die Unterlagen sollten immer so aktuell wie möglich sein, da sie als Erfahrungswerte in die Budgetplanung mit einfließen. Achtet also darauf, dass eure Buchhaltung Transaktionen zeitnah erfasst und Kosten sofort zuordnet.

Dank Budgetplanung Ziele und Prioritäten festlegen

Steht euch noch freies Geld zur Verfügung, könnt ihr den nächsten Schritt gehen: Welche Beträge wollt ihr für welche Projekte einsetzen?

Ein gut geplantes Budget hilft also auch dabei, Ziele und Prioritäten festzulegen und somit die Zukunft einer Non-Profit-Organisation zu sichern. Investitionsentscheidungen basieren ebenfalls auf dem verfügbaren Budget. Daher sollten sich alle Non-Profits regelmäßig mit diesem Thema beschäftigen – mindestens jährlich sowie bei aktuellem Bedarf.

Hier erfahrt ihr, worauf es ankommt und in welchen Schritten ihr eure Budgetplanung aufbauen könnt.

1. Frühzeitiger Planungsbeginn

Der gesamte Planungsprozess kann fünf bis sechs Monate in Anspruch nehmen. Beginnt also rechtzeitig mit der Datenzusammenstellung.

2. Festlegung der Ziele

Bei der Festlegung der Prioritäten geht es sowohl um finanzielle als auch um inhaltliche Ziele. Achtet darauf, dass die Ziele klar sind und vom Team verstanden werden und finanzielle sowie programmatische Ziele zueinander passen.

3. Zusammenstellung der Einnahmen

Erstellt eine Liste eurer Einkommensquellen: Welche Zusagen für Spenden, Fördermittel und Zuschüsse liegen bereits vor? Von wem sind erfahrungsgemäß Gelder zu erwarten?

Zu den externen Mitteln gehören beispielsweise:

  • öffentliche Zuschüsse der Kommunen, Länder oder Ministerien
  • private Zuschüsse von Stiftungen oder aus Fonds
  • Beiträge aus Spenden und Sponsoring
  • Kredite

Tipp: Scheut euch in wirtschaftlich turbulenten Zeiten nicht, eure Spender*innen zu kontaktieren. Stellt dar, dass jede Spende wertvoll ist, auch wenn sie geringer ausfallen sollte als gewohnt.

Alternativ zu Geldspenden können für euch auch andere Formen der Unterstützung attraktiv sein, zum Beispiel die Bekanntmachung eurer Tätigkeiten und Projekte etwa mithilfe des Crowdfunding. Hinweise auf Unternehmens-Websites oder Berichte in Firmenzeitschriften von Unternehmen in eurer Region sind ebenfalls immer eine wertvolle Hilfe.

Überlegt außerdem, ob ihr von Teilnehmer*innen Eintrittsgelder bei Veranstaltungen, Eigenbeiträge für soziale Dienste oder Gebühren für Qualifizierungsmaßnahmen verlangen könnt, um so eure Einnahmen zu erhöhen. Erfolgreiche Projekte könnt ihr als Fachbücher aufbereiten und verkaufen oder in Form von Seminaren vermarkten. So erwirtschaftet ihr Deckungsbeiträge aus euren Produkten und Dienstleistungen. Aber Achtung: Hier müsst ihr euch fragen, inwiefern ihr wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb betreibt.

4. Kostenschätzung: fixe und variable Ausgaben

Die Kostenschätzung steht im Zentrum der Budgetplanung. Sie sollte möglichst vollständig sein. Versucht immer, den Einzelprojekten die entsprechenden Kostenanteile zuzuordnen.

Die fixen Kosten sind meist gut vorhersehbar. Zu ihnen gehören unter anderem die Ausgaben für Miete und Strom, Personal und Software. Die variablen Kosten schwanken im Verlauf der Zeit. Sie sind deshalb schwieriger zu planen als die Fixkosten. Helfen können, sofern vorhanden, Erfahrungswerte der vergangenen Jahre.

Variable Ausgaben sind zum Beispiel: 

  • Marketing- und Vertriebskosten
  • Fundraising-Ausgaben, die je nach Intensität und Art der Kampagne unterschiedlich ausfallen
  • Veranstaltungskosten, die von Art und Ort der Veranstaltung abhängen
  • Reisekosten
  • Versandkosten

Prüft, ob eine Senkung der Kosten sinnvoll oder notwendig ist. Reise- und Verpflegungsaufwendungen bieten oft Einsparpotenziale. Plant auch unerwartete Ausgaben ein, zum Beispiel für ausfallende Computer oder eine Rechtsberatung.

5. Die Mittelverwendung

Die richtige Verteilung des Budgets ist gar nicht so einfach. Hier gilt es abzuschätzen, wo freie Ressourcen den größten Nutzen stiften – das Know-how eurer Mitarbeiter*innen hilft euch dabei. Behaltet auch die strategischen Ziele im Auge.

6. Ein Notfallplan

Einige Annahmen in eurer Budgetplanung sind mit einem Fragezeichen versehen. Überlegt euch schon während der Planung, wie ihr mit geringeren Einnahmen und höheren Ausgaben umgehen wollt:

  • Wie würde sich die Entwicklung eurer Organisation verändern?
  •  Welche Handlungsmöglichkeiten hättet ihr?
  • Wie würdet ihr den Notfall intern und extern kommunizieren?

7. Die regelmäßige Analyse

Eure erste Budgetplanung kann nicht genau sein – sie ist nur eine vorläufige Schätzung. Mit der Zeit sammelt ihr die notwendige Erfahrung, um die Einnahmen und Ausgaben besser vorhersagen zu können.

Empfehlung:
Analysiert euer Budget mindestens einmal jährlich, besser monatlich oder quartalsweise, um Abweichungen festzustellen. Beim regelmäßigen Controlling zeigt sich, wie groß der Unterschied zwischen Plan und IST tatsächlich ausfällt und ob ihr zusätzliche Ressourcen bereitstellen müsst oder sogar größere Beträge als geplant in euer Vorhaben investieren könnt.

Beste Lösung: Budgetplanung im Team

Die jährliche Budgetplanung schreckt erst einmal ab; sie ist aber immer – und gerade in wirtschaftlich turbulenten Zeiten – überlebenswichtig für eine Non-Profit-Organisation.

Zur Beruhigung: Ihr müsst keine Finanzplanungsprofis sein, um euer Budget solide zu planen. Die beste Lösung: Bindet eure Mitarbeiter*innen mit ein. Sie kennen die Zahlen ihres Tätigkeitsbereiches genau und wissen, wie hoch Kosten sind, was fehlt oder worauf verzichtet werden könnte. Durch eine frühe Einbeziehung von Vorstandsmitgliedern reduziert ihr außerdem umständliche Änderungen am Ende des Planungsprozesses.

4 Tipps, damit die Budgetplanung im Team funktioniert:

  • Die Teammitglieder bekommen Zugriff auf Finanzberichte und Prognosen – diese liefern die Zahlenbasis für Budgetvorschläge.
  • Alle Teams sollten das gleiche Formular für die Planung nutzen, damit sich die Daten am Ende gut zusammenführen lassen.
  • Ergeben sich Lücken im Budget oder Engpässe beim Kapitalfluss, setzt euch zusammen und passt die Budgetplanung entsprechend an.
  • Überprüft am Schluss noch einmal, ob eure geplante Budgetverteilung auch euren strategischen Zielen entspricht.

Was eine Budgetplanung in der Praxis leistet

Aus der Budgetplanung und der Analyse gewinnt ihr kostbare Daten, um eure Organisation sicher und nachhaltig weiterzuentwickeln. Auch könnt ihr durch die Verknüpfung von Budget und angebotener Leistung die positive Wirkung eures Angebotes kommunizieren. Anhand des geplanten Budgets belegt ihr den Geldeinsatz für jedes Teilprojekt. Kombiniert mit Informationen wie ...

  • Adressatenkreis und Anzahl der Teilnehmer*innen,
  • Namen renommierter Geldgeber*innen,
  • Laufzeit des Angebots sowie
  • Planung der Fortführung des Angebots

dokumentiert ihr die erfolgreiche Verwendung von Zuschüssen, Spenden und weiteren Geldmitteln. Damit überzeugt ihr Geldgebende, euch auch in Zukunft zu unterstützen. Und ihr legitimiert euch als vertrauenswürdigen Empfänger*in finanzieller Zuwendungen.

Die Grundregeln der Budgetplanung

Die Budgetplanung hilft euch beim Projekt- und beim Ressourcenmanagement. Folgende Grundregeln erleichtern der Planungsprozess:

  • Beginnt rechtzeitig mit der Budgetplanung und nehmt euch Zeit dafür – ruhig mehrere Monate. Die braucht ihr sowohl für die Zahlenaufstellung an sich als auch für interne Abstimmungsprozesse mit Mitarbeiter*innen und Gremien.
  • Nutzt die Zahlen des Vorjahres – aber nur als groben Anhaltspunkt.
  • Erstellt die Budgetplanung möglichst realistisch.
  • Bezieht bei der Planung die Teammitglieder ein – diese kennen sich in ihrem Tätigkeitsbereich am besten aus und können die Kosten und den entstehenden Mehrwert von Investitionen gut abschätzen. Versteht das Team die Ziele und Prioritäten, unterstützt es sie aus Überzeugung.
  • Nutzt die Budgetplanung für die Kommunikation eurer Leistungen – so gewinnt ihr Sponsoren.
  • Überprüft euren Plan regelmäßig, um den Projektfortschritt zu überwachen und zu sehen, ob ihr nachsteuern müsst.
  • Nutzt die Budgetierung für eure Weiterentwicklung – mit wachsender Erfahrung wird der Prozess immer einfacher.

Vorlagen für die Budgetplanung

Kostenlose Vorlagen für eure Budgetplanung findet ihr unter anderem hier. Ihr könnt auch diese Excel-Vorlage für eine monatliche Budgetübersicht nutzen.

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