Ehrenamtspauschale & Übungsleiterpauschale: Regeln und Stolpersteine

Non-Profits können Aktive für ihre ehrenamtlichen und gemeinnützigen Aktivitäten bezahlen, ohne dass Steuern anfallen. Dabei gibt es jedoch einige Dinge zu beachten. So gelten für die steuerfreien Einnahmen bestimmte Obergrenzen. Außerdem muss das Engagement nebenberuflich erfolgen.

Gemeinnützige Organisationen, kirchliche Einrichtungen und öffentlich-rechtliche Institutionen können Aktive, die für sie tätig sind, unter bestimmten Umständen steuerfrei bezahlen. Auch Sozialversicherungsbeiträge fallen keine an.

Diese Freibeträge sind gedeckelt. Entscheidend für die Obergrenze ist die Art der Tätigkeit:

• An Übungsleiter*innen, Ausbilder*innen, Erzieher*innen und Betreuer*innen, für künstlerische Tätigkeiten und die Pflege von Alten, Kranken und Menschen mit Behinderungen können bis zu 3.000 Euro im Jahr steuerfrei bezahlt werden. Das ist die sogenannte Übungsleiterpauschale. Sie ist in § 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz geregelt.
• Für alle anderen ehrenamtlichen Tätigkeiten sind steuerfrei bis zu 840 Euro jährlich möglich. Das nennt sich Ehrenamtspauschale und ergibt sich aus § 3 Nr. 26a EstG.

Beide Freibeträge gelten sowohl für die Tätigkeit von Selbstständigen auf Honorarbasis wie für nicht-selbstständige Tätigkeiten mit Arbeitsvertrag.

Welche Voraussetzungen müssen die Empfänger*innen erfüllen?

Wichtig ist vor allem der Punkt der Nebenberuflichkeit: Die Tätigkeit der Ehrenamtler*innen oder Übungsleiter*innen darf keine Haupttätigkeit sein. Nur dann kommen die steuerfreien Pauschalen in Frage.

• Praktisch bedeutet das in erster Linie eine zeitliche Begrenzung: Das Ehrenamt oder die Übungsleitung dürfen „nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs“ ausmachen. Das steht in den Lohnsteuer-Richtlinien.
  Die Finanzämter akzeptieren grundsätzlich bis zu 14 Wochenstunden. Allerdings gilt das nicht immer: Wenn beispielsweise Lehrer*innen ein Pflichtstunden-Deputat von 27 Wochenstunden haben, darf das Ehrenamt höchstens neun Stunden ausmachen, damit die Drittel-Vorgabe erfüllt bleibt
• Außerdem darf die ehrenamtliche Tätigkeit nicht Teil der Haupttätigkeit sein. Wenn eine Vollzeit-Stelle mit 40 Stunden vorübergehend auf Teilzeit mit zwölf Wochenstunden reduziert wird, macht sie das nicht nebenberuflich. Unterrichtet ein selbstständiger Musiklehrer nebenbei das gleiche Instrument in einem Musikverein, ist sein Einsatz dort ebenfalls nicht nebenberuflich. Arbeitet er dagegen im Hauptberuf als selbstständiger Musiker (und nicht als Musiklehrer), kann er für die im Verein erteilten Musikstunden die Übungsleiterpauschale erhalten. Es ist deshalb wichtig, jeden Fall genau zu prüfen.

Abgesehen von diesen Anforderungen ist es egal, was die Übungsleiter*innen und Ehrenamtler*innen ansonsten tun und wie sie ihr Geld verdienen. Sie können selbstständig oder angestellt arbeiten, studieren, arbeitslos oder in Rente sein etc.

Welche Voraussetzungen müssen die Auftrag- oder Arbeitgebenden erfüllen?

Übungsleiter*innen- und Ehrenamtsfreibeträge sind bei folgenden Organisationen möglich:

• Gemeinnützige Körperschaften: Ein e. V., eine gemeinnützige Stiftung oder eine gGmbH können Helfer*innen und Engagierten die steuerfreien Pauschalen bezahlen.
• Kirchen: Wer in der Gemeindearbeit oder für kirchliche Einrichtungen aktiv ist, kann ebenfalls von der Steuerbegünstigung durch die Pauschalen profitieren.
• Behörden und staatliche Einrichtungen: Bei ehrenamtlichen Tätigkeiten etwa für Schulen oder für Kommunalverwaltungen können die Freibeträge ebenso genutzt werden wie beim Einsatz in staatlichen Kindergärten oder in Hallenbädern in öffentlicher Trägerschaft.
• Andere juristische Personen des öffentlichen Rechts: Steuerfreie Aufwandsentschädigungen bezahlen können zum Beispiel auch die IHK, die Handwerkskammern, Ärzte- oder Anwaltskammern, öffentlich finanzierte Universitäten und Hochschulen, öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten, die Studierendenwerke, die gesetzlichen Krankenkassen oder die Jagdgenossenschaften.

Die steuerfreien Pauschalen gelten nicht nur für Behörden und öffentlich-rechtliche Einrichtungen aus Deutschland, sondern auch aus anderen EU-Staaten sowie Norwegen, Liechtenstein, Island und der Schweiz.

Volkshochschulen sind in der Regel entweder als gemeinnützige Einrichtung organisiert, zum Beispiel als e. V., oder stehen in öffentlicher Trägerschaft. Deshalb kann für die Kurse dort die Übungsleiterpauschale genutzt werden.

Ausgeschlossen sind die Freibeträge bei Tätigkeiten für kommerzielle Unternehmen und Privatpersonen, aber auch für politische Parteien, Arbeitgeberverbände und Gewerkschaften.

Für welche Tätigkeiten gibt es den Übungsleiter*innenfreibetrag?

Die steuerfreie Pauschale von 3.000 Euro gibt es laut Gesetz für „Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder vergleichbaren nebenberuflichen Tätigkeiten, aus nebenberuflichen künstlerischen Tätigkeiten oder der nebenberuflichen Pflege alter, kranker Menschen oder Menschen mit Behinderungen.“

Einige Beispiele:

• Eine Studentin ist nebenbei Trainerin einer Volleyball-Gruppe im Sportverein.
• Ein Rentner spielt als Posaunist im Stadtorchester mit.
• Ein selbstständiger Handwerksmeister ist stundenweise als Ausbilder in einer Werkstatt für Menschen mit Behinderungen aktiv.
• Eine Gymnasiallehrerin gibt nebenbei Deutschkurse für Geflüchtete in der Stadtteileinrichtung eines Trägervereins.
• Ein Programmierer unterrichtet eine Programmiersprache an der Volkshochschule.
• Eine Krankenschwester in Elternzeit übernimmt Aushilfsdienste in einem Pflegeheim in kirchlicher Trägerschaft.
• Ein Theaterliebhaber wirkt gelegentlich als Statist an einer staatlichen Bühne.
• Eine pensionierte Ärztin übernimmt Kurse und Beratungen, die eine Stiftung für schwangere Frauen und Mütter anbietet.
• Eine Industriemeisterin nimmt Prüfungen für die IHK ab.
• Als künstlerische Tätigkeit gelten auch „unterstützende“ Aktivitäten wie beispielsweise Statistenauftritte. Ein Einsatz als Prüfer*in kann der Tätigkeit als Ausbilder*in vergleichbar sein und berechtigt dann ebenfalls zu steuerfreien Aufwandsentschädigungen in Höhe des Übungsleiter*innenfreibetrags.

Für welche Tätigkeiten kann die Ehrenamtspauschale genutzt werden?

Beim Ehrenamtsfreibetrag gibt es keine Einschränkung in Bezug auf die Art der Tätigkeit. Solange die Non-Profit-Organisation die Anforderungen erfüllt und die Zahlungen nicht mehr als 840 Euro pro Jahr ausmachen, können sie als steuerfreier Ausgleich für jede ehrenamtliche, nebenberufliche Aktivität bezahlt werden.

Einige Beispiele:

• Einsätze als Geräte-, Zeug- oder Platzwart*in im Sportverein.
• Reparaturarbeiten oder Hausmeister*innentätigkeiten im Vereinsheim
• administrative Tätigkeiten in der Verwaltung einer gemeinnützigen Stiftung
• die Gestaltung des Alumni-Newsletters einer öffentlich-rechtlichen Hochschule

Nicht bei Tätigkeiten im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb

Bei gemeinnützigen Auftrag- oder Arbeitgeber*innen muss die steuerfrei bezahlte Tätigkeiten dem gemeinnützigen Zweck dienen. Deshalb muss sie in den ideellen Bereich oder in einen Zweckbetrieb fallen.

Angenommen, ein Naturschutzverein hat eine Waldschule eingerichtet, um über die ökologischen Zusammenhänge und die Artenvielfalt im Wald zu informieren. Dort betreibt er zudem ein kleines Restaurant. Beides wird von einer Künstlerin mit Schautafeln und Wandbildern gestaltet. Die Aufwandsentschädigung für die Schautafeln der Waldschulräume fällt unter die Bedingungen der Übungsleiterpauschale, denn die Waldschule ist ein Zweckbetrieb. Für das Verschönern des Restaurants kann die Pauschale nicht in Anspruch genommen werden, denn dabei handelt es sich um einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.

Ehrenamtspauschale für Vorstandsmitglieder? Das muss die Satzung erlauben

Die Ehrenamtspauschale wird oft genutzt, um für Vorstandstätigkeiten im Verein eine Aufwandsentschädigung zu bezahlen. Das ist grundsätzlich möglich, allerdings muss es durch die Vereinssatzung gedeckt sein.

Das Gesetz legt grundsätzlich fest: „Die Mitglieder des Vorstands sind unentgeltlich tätig.” Davon dürfen Vereine zwar abweichen. Die abweichende Bestimmung muss dann allerdings ausdrücklich in die Satzung aufgenommen werden.

Sie kann beispielsweise einen Satz enthalten wie „Mitglieder des Vorstandes können für ihre Tätigkeit eine pauschalierte Vergütung erhalten.“ Ohne entsprechende Satzungsregel ist bereits die Zahlung einer Aufwandsentschädigung in Höhe des Ehrenamtsfreibetrags ein Verstoß gegen die Gemeinnützigkeit.

Mehrere Tätigkeiten werden zusammengezählt

Die Übungsleiterpauschale und die Ehrenamtspauschale können problemlos kombiniert werden, solange sie für unterschiedliche Tätigkeiten bezahlt werden.

Wenn die Leiterin der Tanzgruppe im Kulturverein gleichzeitig dessen Marketing organisiert, dann kann sie 3.000 Euro als Übungsleiterin und 840 Euro für die Marketing-Aufgabe erhalten und erhält somit insgesamt 3.840 Euro steuerfrei.

Anders ist die Lage, wenn sie zwei Tanzgruppen anleitet im gleichen Verein anleitet und dafür einmal die Übungsleiterpauschale und einmal die Ehrenamtspauschale geltend macht: In diesem Fall geht es um die gleiche Tätigkeit, deshalb gilt die Grenze von 3.000 Euro.

Entsprechend ist die Lage auch, wenn sie im Kulturverein die Tanzgruppe und im Sportverein die rhythmische Sportgymnastik leitet und von beiden Vereinen je 3.000 Euro Aufwandsentschädigung bekommt. Sie darf in diesem Fall den Übungsleiter*innenfreibetrag nur einmal geltend machen. Die anderen 3.000 Euro muss sie versteuern.

Eine doppelt genutzte Übungsleiterpauschale kann zum Problem für die beiden Vereine werden, wenn diese nichts voneinander wissen. Das gilt vor allem dann, wenn die Tanzlehrerin bzw. Trainerin nicht auf Honorarbasis, sondern weisungsgebunden und damit als Arbeitnehmerin aktiv ist. Da die 3.000-Euro-Grenze überschritten ist, hätte mindestens einer oder beide Vereine Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abführen müssen. Deshalb drohen teure Nachzahlungen.

Um solche Probleme zu vermeiden, sollten Arbeitgebende ihre Übungsleiter*innen und Ehrenamtler*innen zur Offenlegung anderer steuerfrei bezahlter Tätigkeiten verpflichten.

Werden die Übungsleiter*innen und ehrenamtlich Tätigen auf selbstständiger Grundlage tätig, liegt die Verantwortung für die Versteuerung der Honorare bei ihnen selbst. Das verringert das Risiko für die Non-Profit-Organisation. Aber auch dann sind klare Verhältnisse von Vorteil, etwa um zusätzliche Betriebsprüfungen zu vermeiden.

Steuerfreie Pauschale, dazu ein Minijob in der gleichen Organisation?

Ähnlich ist die Situation, wenn ein- und dieselbe Person von einer bestimmten Non-Profit zum einen die Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale erhält und zum anderen geringfügig beschäftigt wird, also einen 520-Euro-Job hat.

• Sind die Tätigkeiten getrennt, ist das grundsätzlich kein Problem. Die Trainerin der Judo-Gruppe im Sportverein kann gleichzeitig auf Minijob-Basis die Vereinswebsite pflegen. Selbst eine parallele Ehrenamtspauschale für ihre Tätigkeit als Jugendwartin im Vereinsvorstand ist noch möglich. (Die Doppelrolle als Arbeitnehmerin und Vorstandsmitglied könnte jedoch aus anderen Gründen problematisch sein.)
• Dagegen droht Ärger mit dem Finanzamt, wenn ein- und dieselbe Tätigkeit teilweise per Übungsleiterpauschale und teilweise als 520-Euro-Job bezahlt wird. Hier steht schnell das Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen im Raum. Das kann für die Non-Profit teuer werden. Deshalb sollte man auch keine Aufgabenbereichen künstlich abtrennen, nur um eine steuerfreien Pauschale zu bezahlen.

3 Anmerkungen zum Schluss

1. Ob die Aufwandsentschädigungen auf einen Schlag oder monatlich verteilt ausgezahlt werden, ist für die Steuerfreiheit unerheblich. Es gibt auch keine monatliche oder auf Stunden bezogene Deckelung. Theoretisch können die vollen 3.000 Euro des Übungsleiter*innenfreibetrags für einen Einsatz von wenigen Tagen bezahlt werden.
2. Wenn die Einkünfte aus der Tätigkeit für eine Non-Profit-Organisation über den 3.000 Euro beziehungsweise 840 Euro liegen, muss der Anteil, der darüber liegt, voll versteuert werden. Auch Sozialversicherungsbeiträge fallen darauf an.
3. Selbstständige in kreativen Berufen, die über die Künstlersozialversicherung versichert sind, müssen auf die Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale keine KSK-Beiträge bezahlen. Ihre gemeinnützigen Auftraggebenden müssen jedoch auch dann möglicherweise Künstlersozialabgabe auf die Vergütung entrichten.