Praxistipp

Überzeugende Projekt-Präsentation in unter 10 Minuten

Die Aufmerksamkeitsspanne von Zuhörer*innen liegt bei knapp 2 Minuten. | Matthew Osborn on Unsplash

Zehn Tipps fürs Akquisegespräch mit Förder*innen und das Präsentieren vor Publikum

Tut das denn not?

Wann hast du das letzte Mal versucht, einer fremden Person eure Projektarbeit in wenigen Sätzen zu erklären?

Es gibt so viel, was man sagen möchte, und man weiß nicht, wo man anfangen soll. Wenn es dir auch so geht, bist du in bester Gesellschaft, denn tatsächlich gelingt es nur wenigen, ihr eigenes Projekt in kurzer Zeit so überzeugend darzustellen, dass eine projektferne Person sich angesprochen fühlt. Die gute Nachricht ist: Man kann das Pointieren lernen und einüben!

Diese Fähigkeit wird angesichts knapper Förderbudgets auch immer wichtiger. Und sie ist vielfältig einsetzbar. Denn für die gesamte Bandbreite des Fundraising – sowohl für das Stellen eines Förderantrags wie für die Bewerbung um eine Preisausschreibung oder für ein Sponsor*innengespräch – ist es gleichermaßen wichtig, das Projekt in einer auf das Wesentliche verdichteten Fassung darstellen zu können.

In den folgenden zehn Tipps findest du Anregungen, worauf du dich bei einer Kurz-Präsentation konzentrieren solltest. Die Tipps basieren auf 10 Jahren Erfahrung von PHINEO mit Förder*innen und deren Wünschen sowie mit Projekten und deren Bewerbungen.

Unsere inhaltlichen Empfehlungen gelten für die Schriftform ebenso wie für das persönliche Gespräch. Wichtig ist aber: Die Präsentation muss vorbereitet und eingeübt werden. Eine praktische Vorbereitung kann z.B. auch so aussehen, dass du eine kurze schriftliche Präsentation oder ein kurzes Präsentations-Video erstellst, das dann auf der Website platziert wird und bei Bedarf an potenzielle Förder*innen übersandt werden kann.

1. Gib einen kurzen (!) Abriss der Bedarfslage

Fang nicht bei Adam und Eva an, um die Genese eures Projekts zu erzählen: Was ihr seinerzeit wann und warum überlegt habt, ist schnurz. Viel wichtiger ist die Frage: Warum braucht es aktuell gerade dieses Projekt?

Belege dabei mit 2-3 prägnanten Fakten,

  • welches drängende gesellschaftliche Problem ihr angehen und 
  • warum gerade euer Projekt eine gute Problemlösung bietet.

Wenn du unsicher bist, wie ihr euch im Themenfeld selbst verorten sollt und wie das mit der gesellschaftlichen Wirkung eigentlich ist, haben wir hier alles Wissenswerte zusammengefasst: "Was ist eigentlich soziale bzw. gesellschaftliche Wirkung?".

2. Sei konkret!

Wer wenig Zeit oder Raum zur Beschreibung komplexer Sachverhalte hat, flüchtet oft in Abstraktionen. Dazu werden Schlagworte aneinander gereiht, die dann leicht ins Phrasen- oder Formelhafte abrutschen. Bleib daher in deinen Ausführungen möglichst konkret und baue ein – treffendes – Beispiel aus dem Projektalltag ein, das die Kernaussage verdeutlicht. Dies schafft beim Zuhörenden persönliche Nähe und vielleicht sogar Betroffenheit.

3. Zeige dich als Kenner*in der Zielgruppe

In eine Kurzdarstellung gehört die Beschreibung der Zielgruppen. Bleib dabei aber nicht bei pauschalen Begrifflichkeiten stehen ("Jugendliche, deren Eltern und Lehrkräfte"). Konzentriere dich lieber auf die primäre Zielgruppe und mach deutlich, dass du die kennst, und dass du weißt, wo sie der Schuh drückt und an welchen Stellen es Unterstützung braucht, um helfen zu können.

4. Bereite ein kurzes Statement als Türöffner vor

In vielen Situationen hast du keine Gelegenheit für eine Präsentation, etwa bei einem losen Get-togehter im Anschluss an eine Veranstaltung. Dann musst du überhaupt erstmal ein grundsätzliches Interesse wecken.

Die Aufmerksamkeitsspanne beträgt hierbei kaum mehr als zwei Minuten. Darauf solltest du vorbereitet sein: Was lässt sich in zwei Minuten über dein Projekt sagen, dass das Interesse deines Gegenübers weckt und als Türöffner dienen kann?

Fokussiere dich auf das unbedingt Wichtige und pointiere, was euer Projekt einzigartig macht. Hab' den Mut, alles andere wegzulassen.

5. Vermeide Plattitüden

Projekte stehen zunehmend in Konkurrenz um die wenigen Fördertöpfe. Dementsprechend geraten Projekt-Präsentationen zunehmend reißerisch und reklamehaft. Statt auf plumpe Werbebotschaften setze daher besser auf Fakten. Das belegt deine Seriosität und zeigt, dass du dein Gegenüber als kompetent wahrnimmst. 

(Wie du an Fakten kommst, steht im Beitrag "Datenerhebung in der Praxis: Wirkungsdaten erheben mit Plan!".)

6. Stelle die Besonderheiten heraus

Reißerische Werbung ist zu vermeiden, das bedeutet aber keineswegs, dass du die Einzigartigkeit des Projekts – den USP –  für dich behalten solltest. Worin also besteht euer Alleinstellungsmerkmal? (Wie ihr euren USP definieren könnt: "Alleinstellungsmerkmal: In 4 Schritten zum USP deiner Non-Profit".

Vermeide es, einen Superlativ an den anderen zu reihen, sondern denke vom Nutzen her, den das Projekt erzeugt:

  • Was könnt ihr besonders gut
  • Was bietet ihr der Zielgruppe, was von besonderem Nutzen für sie ist? 

Dies gehört an eine zentrale Stelle der Präsentation.

7. Zeige Resultate

Viele Projekt-Präsentationen wecken hohe Erwartungen und belassen es dann im Vagen. Daher: Biete Resultate an! Dazu bedarf es keiner wissenschaftlichen Evaluation. Viele Resultate lassen sich durch eigene Beobachtung und Befragung gewinnen. (Mehr Anregungen hier: "5 unaufwändige Methoden, um die Wirkung eines sozialen Projekts zu ermitteln".)  

Wichtig ist aber: Präsentiere die Resultate nicht in einer willkürlichen Ansammlung, sondern strukturiere sie so, dass sie logisch nachvollziehbar und verständlich sind. Inwiefern führt Maßnahme X zum Resultat Y?

Auch einzelne Zitate oder Fallbeispiele sind geeignet. Aber nur wenn sie typisch bzw. charakteristisch sind, haben sie auch Aussagekraft.

8. Präsentiert euch als lernende Organisation

Viele Förder*innen zeigen sich von einer Präsentation positiver Resultate eher unbeeindruckt, wissen es aber zu schätzen, wenn zwischendurch das Lernen aus Fehlern belegt wird. Lass' daher in die Präsentation einfließen – ggf. anhand eines Beispiels – wie ihr mit Fehlern produktiv umgeht und sie für innovatives Lernen nutzt (Stichwort: Fehlerkultur).

9. Bleib' unter 10 Minuten

Wenn es ums eigene Projekt geht, reden viele lieber Stunden als Minuten. So verständlich das ist, verdeutliche dir, dass die Aufmerksamkeitsspanne meistens schon nach zwei Minuten sinkt und nach 6-9 Minuten überwiegend ganz verloren geht.

Ratsam ist, eine Kurz-Präsentation sowohl von zwei Minuten (= Türöffner) als auch eine von maximal zehn Minuten zu entwickeln.

10. Biete weiterführende Unterlagen an

Bei aller Kürze: Förder*innen haben häufig den Wunsch nach weiterführenden Informationen. Wenn es dir gelungen ist, beim Gegenüber Interesse zu wecken, biete ihm an, eine passende Broschüre o.Ä. zuzusenden oder verweise ihn auf die aktuelle Website oder eine spezielle Untersite.

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