Wie sieht ein guter Projektplan aus? Ein Praxisbeispiel

Ein grober Projektplan ist besser als gar keiner – denn selbst ein kleiner Plan kann verhindern, in typische Fallen zu tappen. Er ist wichtig, da in Projekten oft gar nicht so leicht zu erkennen ist, was alles benötigt wird, wie die verschiedenen Aktivitäten in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen sind und wie das Ergebnis aussehen soll.

Ein Projektplan sollte mindestens aus diesen sechs Bausteinen bestehen: 

1. Ziel: Was wollen wir konkret erreichen? Was hat sich verändert, wenn wir am Ziel sind? 
   Eine Zielformulierung ist erforderlich, um einerseits nicht zu viel oder sogar das Falsche zu tun und andererseits, um zu sehen, ob das Vorhaben auch erfolgreich war. 
2. Strukturplan: Welche Aufgaben sind überhaupt zu erledigen, um das Ziel zu erreichen? Wie können sie thematisch gegliedert werden? Daran könnt ihr erkennen, wie umfangreich das Spektrum aller Aktivitäten ist, um euer Vorhaben umzusetzen. Und es allen Beteiligten erklären.  
3. Organisation: Wer ist alles mit im Boot? Welche Personen sind direkt beteiligt (und machen die Arbeit), wer soll den Überblick behalten und das Projekt leiten, Entscheidungen treffen, wer mischt sonst noch mit (z.B. Fördernde, Spender*innen, Partner*innen)? So wird euch klar, wer die Hauptarbeit machen kann und ob euer Team groß genug ist. Und ihr überblickt die Rollen aller Beteiligten.  
4. Ablaufplan: Was muss zuerst passieren, was hängt von vorherigen Tätigkeiten ab, was kann erst nach bestimmten Voraussetzungen erledigt werden? So wird deutlich, was zuerst erledigt werden muss, was nebeneinanderher laufen kann und was gerade noch warten muss. 
5. Zeitplan: Wann beginnt die Arbeit, wann soll sie erledigt sein? Was sind wichtige Termine (auch Meilensteine genannt)? Dieser Teil des Planes zeigt anhand einer Zeitschiene auf, welche Schritte wann nötig sind. 
6. Kostenplan: Wie viel Geld werdet ihr für das Projekt benötigen? Wie wird der Budgettopf aufgeteilt? So seht ihr, welche Mittel gebraucht werden oder beantragt werden müssen und ob das Budget überhaupt ausreicht.  

Die einzelnen Bausteine können nicht getrennt voneinander laufen, denn das eine ergibt sich oft aus dem anderen. Ein übersichtlicher grober Plan ist zu Beginn viel hilfreicher als viele kleine Details.  

Praxisbeispiel: 6 Bausteine eines Projektplanes  

Einmal angenommen, ihr möchtet einen Tag der offenen Tür für eure Organisation veranstalten, um sie einem größeren Publikum bekannt zu machen und neue Mitglieder zu werben. Dieses Beispielprojekt zeigt einen Projektplan mit den wichtigsten Bausteinen.

1. Baustein: Ziel

Beginnen wir mit dem Ziel. Ihr plant einen Tag der offenen Tür. Hört sich gut an, aber um eine klare Aussage zu treffen, braucht das Ziel folgende Angaben: Wer, wann, wo, was, für wen und wie?

Ein mögliches Ziel für unser Beispiel: Der gemeinnützige Verein XY veranstaltet…

• einen Tag der offenen Tür zur Vorstellung des Vereins und zur Mitgliederwerbung,  
• am dritten Samstag im Mai kommenden Jahres, von 10 Uhr bis 16 Uhr,  
• in den Räumen der Vereinszentrale und im dahinterliegenden Innenhof,  
• für alle Familien aus dem Stadtteil,  
• mit zwei Vorträgen in den Vereins-Räumlichkeiten und drei Informationsständen,  
  Spielwiese, Kaffee und Kuchentheke im Innenhof. 

Mit dieser genauen Formulierung schafft ihr Leitplanken für die Umsetzung eures Vorhabens und vermeidet Missverständnisse oder falsche Erwartungen. Anhand der Zielangaben könnt ihr außerdem die weiteren Bausteine der Planung leichter zusammenstellen.

2. Baustein: Strukturplan

Als nächstes solltet ihr eine Struktur in die vielen Aufgaben zu bringen, die anstehen. Los geht’s mit dem WAS und WIE des Ziels: In welche großen Pakete lassen sich die einzelnen Tätigkeiten zusammenfassen? Danach könnt ihr euch das WIE und WO anschauen, um die Pakete zu verfeinern.

Für unseren Aktionstag könnt ihr zum Beispiel fünf Pakete schnüren:   

• Die Medienarbeit  
  Hier gehört alles rein, was Ankündigung, Werbung und soziale Medien betrifft. Wie soll das Event bekanntgemacht, wie medial begleitet werden? Beispiele: Pressemitteilung, Fotogalerie auf Facebook, YouTube-Video.  
• Programm für den Aktionstag  
  Welche Informationsstände soll es geben und wie sind sie ausgestattet? Was sind die Inhalte der beiden Vorträge, wer hält die Vorträge und wie lange dauern sie? Wie soll die Spielwiese aussehen? Wo soll die Kuchentheke hin und wie sollen potenzielle Mitglieder angesprochen werden?   
• Organisation des Aktionstags  
  Dazu gehören gegebenenfalls das Einholen von Genehmigungen, die Koordination mit der Feuerwehr (Aufstellen von Feuerlöschern?), der Einsatz von Sanitätern, falls ein Unfall passiert,  der Einsatz des Projektteams während der Veranstaltung und wenn gewünscht die Organisation der Zusammenarbeit mit Freiwilligen.  
• Der Tag der offenen Tür  
  Damit ist die Durchführung selbst gemeint, also der Ablauf des Tages von morgens bis abends. Beginnend beim Aufbau der Tische bis hin zum Aufräumen am Schluss. 
• Nacharbeiten  
  Hierzu gehören die Aufräumarbeiten im übertragenen Sinne nach Abschluss des Projektes: das Zusammenstellen der Ergebnisse, Auswerten der Aktivitäten zur Mitgliederwerbung, die Zahlung aller gelieferten Leistungen, die Abschlussfeier für alle Beteiligten usw.  
   

All diese Pakete könnt ihr als Baumstruktur darstellen. Die großen Pakete sind als Zweige im Baum abgebildet, die dazu gehörenden Aufgaben bilden die Äste im Zweig:

Ein brauchbarer Strukturbaum gelingt nicht immer schon beim ersten Versuch. Die meisten brauchen mehrere Anläufe, bis es eine Struktur gibt, mit der alle Beteiligten gut klarkommen.

3. Baustein: Organisation

Dieser Baustein befasst sich mit dem WER aus dem Ziel – die Projektorganisation gibt an, welche Personen an eurem Vorhaben direkt beteiligt sind und welche Rolle sie haben.

Zur Organisation gehören…

• das Projektteam – alle Personen, die tatkräftig am Projekt mitarbeiten 
• die Projektleitung – sie übernimmt leitende, koordinierende Aufgaben und Entscheidungen im Projekt  
• die Entscheider*innen – der Personenkreis, der die Verantwortung für Inhalt und Kosten trägt 
• ein erweitertes Team – möglicherweise ehrenamtliche Helfer*innen oder auch Dienstleister*innen/Lieferant*innen. Auch hier ist eine Leitung sinnvoll, die alle koordiniert und einteilt. 

Berücksichtigt das WIE, WO und FÜR WEN und überlegt euch, welche Fähigkeiten für die Durchführung der Aufgaben notwendig sind und mit wie vielen Personen ihr euer Ziel realistisch erreichen könnt.

Für den Tag der offenen Tür kann die Projektorganisation so aussehen:  

• Entscheider*innen: Maja und Tilo, der Vereinsvorstand  
• Projektteam: Claudia (hat die Leitung), Susanne, Juri, Yannick, Andrea und Zoe. Andrea hält die beiden Vorträge 
• Ehrenamt-Team: Juri (hat die Leitung) 
• Medienteam: Anna und Paul, sie kümmern sich ausschließlich darum 

Die Projektorganisation lässt sich gut in Form eines Organigramms darstellen:  

4. Baustein: Ablaufplan

Eine Ablauf- bzw. Reihenfolgenplan ist für die meisten Projekte notwendig. Dabei könnt ihr euch am obigen Strukturbaum orientieren. Überlegt euch, welche die Aufgabenreihenfolge in Bezug auf die großen Pakete sinnvoll erscheint.

Ist der Strukturbaum so aufgebaut wie in unserem Beispiel, ist die Reihenfolgenplanung schon fast fertig: Auf die Ausarbeitung des Programms folgt die Organisation der Veranstaltung. Danach kommt der Tag der offenen Tür selbst, und schließlich finden die Nacharbeiten statt. Die Pakete hängen in der Reihenfolge direkt voneinander ab. Nur das Paket der Medienarbeit findet parallel zu den anderen Aktivitäten statt.

Hier seht ihr die Reihenfolgenplanung als Grafik:

Das Programm ist die Voraussetzung für die anderen Aufgabenpakete. Mit der Medienarbeit könnt ihr bereits starten, sobald erste Teile des Programms feststehen. Auch Entwürfe für Flyer oder Ankündigungen im Internet könnt ihr schon angehen. Sobald die konkrete Organisation beginnt, kann die Ankündigung raus. Der restliche Teil der Medienarbeit läuft parallel zum Ablaufplan.

Damit habt ihr dokumentiert, was an vorbereitenden Aufgaben zu erledigen ist, bevor es an die davon abhängigen restlichen Tätigkeiten geht.

So könnt ihr den Ablaufplan für den Tag der offenen Tür ganz einfach vom Strukturplan ableiten:

Dieser Ablaufplan ist für unser Projektbeispiel besonders wichtig, da der Tag der offenen Tür mit festen Zeitspannen verbunden ist und es kaum Pufferzeiten für Verschiebungen geben wird. So seid ihr optimal für den nächsten Baustein vorbereitet.

5. Baustein: Zeitplan

Für einen groben Zeitplan könnt ihr die obige Reihenfolgeplanung nutzen: Tragt dort die Wunschtermine ein und schon habt ihr eine erste (grobe) Übersicht der Zeitschiene für das Projekt:

Ihr könnt den Zeitplan auch sehr gut als sogenannten Gantt-Plan des Projekts darstellen: 

Nun habt ihr schon fast alle wichtigen Planungsbausteine zusammengesetzt. Zuletzt geht es um die Kosten für das geplante Vorhaben.

6. Baustein: Kostenplan

Bei der Organisation eines Vorhabens können ganz unterschiedliche Kosten entstehen – zum Beispiel für Versicherungen, die Ausstattung des Projektteams (Räumlichkeiten, Computer etc.) oder für Materialien, falls etwas gebaut werden soll.  Auch Reisekosten, Schulungskosten und andere Aufwendungen gehören zu den Projektkosten.

Um abzuschätzen, welche Kosten für euer Vorhaben anfallen, hilft der Blick auf die bereits erstellten Bausteine. Nehmt euch dazu den Strukturplan vor, in dem die Aktivitäten aufgelistet sind, und überlegt euch, welche Kosten bei den verschiedenen Tätigkeiten entstehen.

Damit habt ihr ein wichtiges Fundament für euer Projekt geschaffen. Nun könnt ihr euch an die Detailplanung machen!  

Expertin: