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Kooperation planen: Tipps für ein gelungenes Kick-off-Treffen

Ziel des Kick-off-Treffens zwischen Kooperationspartner*innen: einen ersten gemeinsamen Nenner finden | Unsplash, HIVAN ARVIZU @soyhivan

Der erste Eindruck zählt – das gilt auch für das Kennenlern-Treffen mit zukünftigen Partner*innen in einem Gemeinsam-Wirken-Verbund (Collective Impact). Ortswahl, Moderation, Agenda: Was es für ein erfolgreiches Kick-off braucht.

Ein gelungener Anfang ist auch für die erfolgreiche Umsetzung einer Partnerschaft essenziell, die sich am Gemeinsam-Wirken-Ansatz orientiert. Das Kick-off-Treffen legt die Grundlagen dafür, dass ...

  • ... die zukünftigen Kooperationspartner*innen Vertrauen zueinander aufbauen und ein Wir-Gefühl entwickeln. Denn ohne eine Vertrauensbeziehung kann eine Zusammenarbeit dauerhaft nicht funktionieren. Gegenseitige Wertschätzung füreinander und für den individuellen Beitrag im Rahmen der Zusammenarbeit führt durch die unterschiedlichen Phasen der Kooperationen – genau wie das Gefühl, sich aufeinander verlassen zu können.

    Ob es gelingt, Vertrauen aufzubauen, hat in hohem Maße damit zu tun, ob alle Beteiligten bewusst oder unbewusst für sich vereinbart haben, wie sie miteinander umgehen wollen. Ein wertschätzender Umgangston und eine gemeinsame Sprache sind hierfür besonders wichtig.
  • ... die Partner*innen dasselbe Grundverständnis zu den Herausforderungen und Zielen haben. Daran können sie mit ihrem gemeinsamen Wirken anknüpfen.

Ort, Zeit & Co.: Die zentralen Eckpfeiler fürs Kick-off-Treffen

Das erste Treffen sollte bei den Teilnehmenden Motivation und eine positive Energie erzeugen, um mit Schwung in die gemeinsame Arbeit zu starten. Eine gute Vorbereitung ist dafür entscheidend.

Die beiden zentralen Eckpfeiler für ein gelungenes Auftakttreffen sind die Logistik und die Inhalte. Wie bereitet ihr so ein Kick-off-Treffen am besten vor? Zunächst solltet ihr folgende Punkte klären:

  • Wo soll das Treffen stattfinden?
    Der Ort sollte für alle Teilnehmenden gut erreichbar sein – vergesst dabei nicht die Barrierefreiheit. Auf der Suche nach geeigneten Räumlichkeiten könnt ihr auch eure zukünftigen Projektpartner*innen um Hilfe bitten. Vielleicht sind in den jeweiligen Institutionen passende Räumlichkeiten vorhanden?

    Wenn die Location eine inhaltliche Verbindung zum Thema aufweist, umso besser. Beispiel: Geht es in der Gemeinsam-Wirken-Initiative um ein Thema im Bildungsbereich, wäre vielleicht ein Treffen in einer Schule passend. Geht es um Jugendliche, bietet sich möglicherweise das örtliche Jugendzentrum an.

    Wichtig: Der Ort des Treffens sollte von allen Beteiligten als neutral wahrgenommen werden. Die Wahl der Location soll nicht das Gefühl auslösen, dass bereits einer der Akteure ein besonderes Gewicht bekommt.
  • Wann soll das Treffen stattfinden?
    Da alle relevanten Personen dabei sein sollten, ist natürlich wichtig, dass der Termin für alle passt. Vielleicht gibt es in der Stadt auch einen besonderen Anlass, der die Relevanz und Aktualität des Themas und damit die Bedeutung des Treffens unterstreicht? Zum Beispiel der Beginn eines neuen Ausbildungsjahrs? Oder die Eröffnung des lokalen Jugendzentrums?
  • Wie lange soll das Treffen dauern?
    Das hängt von der Agenda (siehe unten) ab. Neben dem ersten Kennenlernen sollte das Kick-off-Treffen bereits erste inhaltliche Punkte beinhalten – so werden die Teilnehmenden direkt eingebunden. Soll es inhaltlich bereits mehr in die Tiefe gehen, ist natürlich mehr Zeit einzuplanen.
  • Wer soll moderieren?
    Ein*e Moderator*in ist sehr wichtig. Entscheidend ist, dass er oder sie alle mit einbindet – und sich idealerweise im Themenfeld auskennt. Ob die Moderation aus den eigenen Reihen kommt oder extern engagiert wird: Er oder sie sollte von den Teilnehmenden als allparteilich wahrgenommen werden.
  • Wie soll der Raum gestaltet sein?
    Bei der Gestaltung des Raumes solltet ihr darauf achten, dass die Sitzordnung einladend wirkt. Mit der Aufstellung der Stühle könnt ihr zum Ausdruck bringen, dass Engagement und Input von allen Teilnehmenden erwünscht sind. Getränke und kleine Snacks können ebenfalls nicht schaden.
  • Wer führt Protokoll?
    Legt am besten schon vor dem Treffen fest, dass ein Protokoll angefertigt wird und wer das Mitschreiben übernimmt.
  • Wann sollen die Einladungen verschickt werden?
    Die Einladungen sollten frühzeitig verschickt werden, denn die Terminkalender füllen sich erfahrungsgemäß schnell. Bittet die Eingeladenen am besten direkt um Feedback, ob sie teilnehmen werden und schickt gegebenenfalls später noch eine Erinnerung (zum Beispiel zusammen mit der Tagesordnung). Die Einladung bestimmt, wer mit welchen Erwartungen und Hoffnungen kommt.

    Tipps für die Einladung zum Kick-off-Treffen:

    1. Macht euch vor dem Verfassen der Einladung Gedanken darüber, welches Ziel das erste Treffen haben soll. Vielleicht besteht es in verbindlichen Zusagen einzelner Akteure, am Aufbau des Projekts mitzuwirken? Oder im Identifizieren eines ersten gemeinsamen Projekts, das ihr angehen wollt? In jedem Fall haben die Ziele maßgeblichen Einfluss auf die Agenda.

    2. Macht euch klar, welche inhaltlichen Schnittmengen die Gäste haben, welche Bedarfe ihnen wichtig sind, welche Interessen sie haben. So könnt ihr schon im Vorfeld wichtige Themen identifizieren und die Teilnehmenden inhaltlich adäquat abholen.

    3. Eine gemeinsame Vision ist für eine Kooperation grundlegend. Daran müsst ihr nicht gleich beim ersten Treffen arbeiten – aber jetzt schon etwaige Kernanliegen auf dem Zettel zu haben, kann nicht schaden. Gebt im Anschreiben einen Ausblick, was ihr mit eurem Vorstoß bezweckt und wie es nach dem Treffen weitergehen könnte. Außerdem sollte jeder Gast wissen, wer außer ihr oder ihm sonst noch eingeladen ist.

    4. Die Einladung selbst sollte personalisiert, gut strukturiert, verständlich und motivierend formuliert sein.

Der optimale Ablauf eines Kick-off-Treffens 

Der optimale Verlauf des ersten Treffens hängt von vielen Faktoren ab: Wie gut kennen sich die Teilnehmenden schon? Welche Erwartungen bringt jede*r mit? Gibt es bereits Vorstellungen hinsichtlich gemeinsamer Ziele?

Das Kick-off-Treffen dient vor allem dazu, die teilnehmenden Personen und die von ihnen vertretenen Institutionen kennenzulernen – auch das Selbstverständnis der Beteiligten spielt dabei eine Rolle. Ziel ist es, einen ersten gemeinsamen Nenner zu finden. Am Ende sollte klar sein, in welcher Organisation an welcher Stelle und mit welchen Aufgaben und Rollen die Teilnehmenden verortet sind und wo es Anknüpfungspunkte gibt.

Es kann helfen, eine erste Kernbotschaft vorzubereiten und zu kommunizieren. Diese sollte offen genug formuliert sein, damit sich alle darin wiederfinden. Spezifizieren und schärfen könnt ihr die Botschaft dann später im gemeinschaftlichen Prozess.

Wichtige Punkte für die Agenda des Kick-off-Treffens:

  • Vorstellungsrunde: Die Teilnehmer*innen stellen sich und ihre Organisation vor und skizzieren ihre Rolle im Themenfeld.
  • Austausch über das Themenfeld und die wahrgenommene gesellschaftliche Herausforderung. Dabei geht es nicht um eine komplette Analyse, sondern darum, ein erstes gemeinsames Verständnis zu entwickeln.
  • Erste Ideen zur Zusammenarbeit des Verbunds: Welche Strukturen können genutzt bzw. sollen/müssen neu aufgebaut werden? Wer übernimmt welche Aufgaben und welche Ressourcen sind notwendig?
  • Erste Überlegungen zu einer gemeinsamen Vision, die dann im weiteren Prozess gemeinsam erarbeitet wird.
  • Planen und Konkretisieren der nächsten Schritte: Zumindest muss festgelegt werden, was bis zum nächsten Treffen geschehen soll. Die Aufgaben sollten verbindlich an verschiedene Personen verteilt werden. Damit erreicht ihr, dass die Arbeit auf mehrere Schultern verteilt wird und dass sich die Teilnehmenden als aktive Mitglieder des entstehenden Verbundes wahrnehmen. Ihr tragt alle zusammen die Verantwortung für das Gelingen eurer Idee.
  • Festlegen einer Zeitschiene für die nächsten Schritte: Dazu gehört auch ein verbindlicher Termin für euer nächstes Treffen.
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