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Mit Freelancern arbeiten: Das sind die Spielregeln

Beim Einsatz von Freelancern fallen die Fix- und Lohnnebenkosten einer Festanstellung weg. | Unsplash, Alizée Baudez

Ob im Marketing, bei IT-Projekten oder im Fundraising: Das Auslagern bestimmter Aufgaben an Freelancer ist auch für Non-Profits und Vereine sinnvoll. Wenn man dabei ein paar Regeln beachtet.

Spezifisch geförderte Projekte sind die eine Sache – aber woher die Mittel für die restlichen Aufgaben nehmen, die täglich so anfallen? Dazu zählen die Verwaltung und Buchhaltung ebenso wie Marketingmaßnahmen oder die IT. Meistens sind dafür Spenden nötig – und das erschwert enorm eine längerfristige Planung. Die dauerhafte Anstellung von Personal ist riskant, wenn unklar ist, wie lange das Budget reicht.

In dieser Situation kann es helfen, freie Mitarbeiter*innen zu engagieren. Folgende Punkte sind für eine reibungslose Zusammenarbeit wichtig:

Angestellte*r oder Freelancer?

Ein Freelancer ist nicht die Lösung für alle (personellen) Probleme. Überlegt euch im Vorfeld, ob ihr eine Leistung oder eine stets verfügbare Arbeitskraft benötigt. Ist Ersteres der Fall, lohnt es sich, eine*n freie*n Mitarbeiter*in zu beauftragen.

Eine zweite Frage ist, welche Aufgaben übernommen werden sollen. Denn nicht alles kann ausgelagert werden: Ein Verein der Entwicklungszusammenarbeit, der tagtäglich mit Afrika, Lateinamerika und Asien zu tun hat, sollte in länderspezifische Projektmanager investieren. Auch die Leitung einer Organisation oder einer Abteilung eignet sich schlecht fürs Auslagern.

Ein klassisches Beispiel für den Einsatz freier Mitarbeitender sind IT-bezogene Aktivitäten: So muss nicht jede kleine Non-Profit eine*n Web-Expert*in einstellen, um die Website aufzubauen und zu verwalten. Auch das Software-Management lässt sich gut an Freelancer auslagern.

Weitere Einsatzoptionen sind etwa das Marketing, die Kommunikation (beispielsweise Logo-Design oder Texte für Broschüren oder Newsletter) und euer Social-Media-Auftritt. Auch bei der Buchhaltung oder im Personalmanagement könnt ihr euch Unterstützung von außen holen.

Vor- und Nachteile der Zusammenarbeit

  • Indem ihr freie Expert*innen für Spezialaufgaben oder einzelne Projekte engagiert, reduziert ihr Kosten und profitiert vom Expert*innenwissen. Freelancer haben in der Regel durch die Zusammenarbeit mit mehreren Kund*innen viel Erfahrung auf ihrem Gebiet. Sie sind es gewohnt, sich schnell in neue Themen und Projekte einzuarbeiten. Eigenständige, kosten- und zeiteffiziente Arbeit ist eine Grundvoraussetzung für Selbständige, um am Markt zu bestehen.
  • Freelancer bringen oft frischen Wind in eine Organisation. Sie setzen sich nicht tagtäglich mit denselben Inhalten und Herausforderungen auseinander. So haben sie oftmals einen unverstellten Blick auf bestimmte Probleme und finden so vielleicht Lösungen, die stärker eingebundenen Mitarbeitenden nicht in den Sinn gekommen wären.
  • Die Arbeitswelt und die Bedarfe einer Organisation ändern sich. Durch das Auslagern an Freelancer gewinnt ihr an Flexibilität. Ihr könnt saisonale Spitzen abfangen, Krankenstände überbrücken und Projektteams gezielt erweitern.
  • Freie Mitarbeitende haben zumeist flexible Arbeitszeiten und können ortsunabhängig agieren. Sie reagieren und kommunizieren oft auch noch nach dem Ende regulärer Bürozeiten. Wichtige Änderungen oder Lösungen für technische Probleme müssen so nicht zwingend bis zum nächsten Tag warten.
  • Freelancer werden pro Projekt, Leistung und/oder tatsächlich geleisteten Stunden bzw. tageweise vergütet. Die Fix- und Lohnnebenkosten einer angestellten Person entfallen. So haltet ihr das unternehmerische Risiko gering.
  • Freelancer sind meist gut vernetzt und arbeiten häufig auf Projektbasis mit anderen Freiberufler*innen zusammen. Vielleicht empfiehlt eure Web-Designerin zum Beispiel auch gleich den passenden Texter.

Aber es gibt auch Stolpersteine bei der Zusammenarbeit mit Freelancern:

  • Freie Mitarbeiter*innen dürfen keine arbeitsrechtlichen Weisungen erhalten. Ihnen ist selbst überlassen, wann und von wo aus sie ihre Aufträge erledigen. Andernfalls riskiert ihr den Verdacht einer Scheinselbstständigkeit – und das kann teuer werden. Für einen scheinselbstständigen Freelancer müsst ihr von Tag eins an Sozialversicherungsbeiträge abführen.
  • Wettbewerbsverbote sind nicht zuträglich, da Freelancer auch für andere Auftraggeber tätig werden dürfen.
  • In der Zusammenarbeit mit Freelancern werden meist auch personenbezogene und sensible Daten geteilt. Hier solltet ihr die nötigen Datenschutz-Maßnahmen treffen.

Freelancer finden

Bestenfalls können sich Freelancer mit eurer Mission bzw. eurer Organisation identifizieren. Möglicherweise kennt ihr bereits jemanden in eurem Umfeld oder könnt beispielsweise auf LinkedIn euer Netzwerk um Empfehlungen bitten. Darüber hinaus helfen diverse Portale bei der Freelancer-Suche, zum Beispiel: 

So klappt die Zusammenarbeit

Bevor ihr einen Auftrag vergebt, solltet ihr in einem Briefing klar die Kompetenz- und Aufgabenbereiche des Freelancers abstecken und die Ziele der Zusammenarbeit definieren. Auch alle Vorgesetzten sollten darüber informiert werden. Wenn alle Bescheid wissen, sind die Zuständigkeiten klar geregelt und niemand muss unnötig im Tätigkeitsbereich anderer aktiv werden.

Generell gilt: Kommunikation ist das A und O in der Zusammenarbeit. Da Freelancer meistens nicht mit bei euch im Büro sitzen, klärt am besten schon im Vorfeld die Häufigkeit und die Form des Kontakts. Selbstverständlich sind Freelancer auch darüber zu informieren, wenn sich etwas im Projekt ändert oder Anforderungen angepasst werden müssen.

Zusätzlich solltet ihr euch gegenseitig über den Projektfortschritt auf dem Laufenden halten, um bei möglichen Problemen eingreifen zu können. Unterstützen können euch dabei Projekt-Management-Tools wie Trello, Basecamp, Monday oder Asana. Manche dieser Tools bieten kostenlose Einstiegs-Abonnements.

Dienst-, Honorar- oder Werkvertrag? Freelancer-Vertrag gestalten

Mindestens ebenso wichtig wie eine gute Kommunikation ist der richtige Arbeitsvertrag mit dem Freelancer. Es gibt drei Möglichkeiten: den Dienst-, den Honorar- und den Werkvertrag.

Beim Dienstvertrag steht die festgelegte Tätigkeit als solche im Mittelpunkt, der Werkvertrag die erfolgreiche Ausführung des Auftrags wie zum Beispiel eine fertiggestellte Website. Im Honorarvertrag stehen die vom Auftragnehmer zu erbringende Dienstleistung und das vom Auftragnehmer zu zahlende Honorar im Vordergrund.

In jedem Vertrag sind folgende Inhalte zu definieren:

  • Aufgabe und Umfang der Tätigkeit des Freelancers: Je genauer die Details des Aufgabengebiets festgehalten werden, desto unwahrscheinlicher sind spätere Unklarheiten.
  • Vergütung: Dazu zählt nicht nur die Höhe der Vergütung für den Freelancer, sondern auch, zu welchem Zeitpunkt die Vergütung fällig wird.
  • Fristen: Bis zu einem gewissen Zeitpunkt muss der Freelancer bestimmte Leistungen erbracht haben.
  • Verschwiegenheitspflicht: Diese verpflichtet freie Mitarbeiter*innen zur Geheimhaltung.
  • Abnahme und Zurückbehaltungsrechte: Ihr könnt beispielsweise einen Anspruch auf Schadensersatz oder eine Minderung der Vergütung vereinbaren, für den Fall, dass ihr mit einem Ergebnis nicht einverstanden seid.

Außerdem sollte der Vertrag Erfüllungsort und Gerichtsstand, eventuelle arbeitsrechtliche Schutzvorschriften und eventuelle Nebenabreden mit dem Freelancer enthalten.

Das Engagement von Freelancern bietet gerade für kosteneffizient arbeitende Non-Profits zahlreiche Vorteile. Wenn ihr ein paar Regeln beachtet und die Arbeitsverträge entsprechend sauber aufsetzt, könnt ihr Stolpersteine einfach aus dem Weg räumen.

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