Ab jährlichen Einnahmen von mehr als 100.000 Euro will das Finanzamt als Nachweis der “zeitnahen Mittelverwendung” eine Mittelverwendungsrechnung. Non-Profits mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung können dafür keine Bilanzwerte nutzen. Dieser Beitrag sagt Dir, worum es bei der Mittelverwendungsrechnung geht und was Du dafür benötigst.
Mittelverwendungsrechnung bei EÜR
Non-Profits sollen nicht als Spardosen missbraucht werden, in denen steuerbegünstes Geld angehäuft wird, statt es für den Satzungszweck auszugeben. Deshalb müssen gemeinnützige Organisationen ab jährlichen Einnahmen von 100.000 Euro dem Finanzamt eine Mittelverwendungsrechnung vorlegen. Sie weist die zeitnahe Mittelverwendung nach: Sie stellt die verschiedenen, in einem Jahr zugeflossenen Mittel den verwendeten, d. h. eingesetzten Mitteln gegenüber. Diese Nebenrechnung wird zusammen mit der Steuererklärung eingereicht.
Für gemeinnützige Vereine und Stiftungen, die statt einer Bilanz eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen, hält die Mittelverwendungsrechnung eigene Herausforderungen bereit. Bilanzierende Organisationen können bestimmte Größen wie das Anlagevermögen aus ihren Bilanzwerten ableiten, auch wenn das mehr als Copy & Paste erfordert. Vereine und Stiftungen mit EÜR müssen das benötigte Zahlenmaterial aus ihrer Buchführung ziehen.
Benötigt werden neben der Einnahmen-Überschuss-Rechnung vollständige Buchungen zu allen Einnahmen und Ausgaben und zu den Kassen- und Kontobewegungen. Außerdem sind je nach Situation ein Rücklagenspiegel, Unterlagen zu Spenden und Schenkungen sowie zu den Verbindlichkeiten erforderlich.
Dieser Beitrag erläutert, wo du die für die Mittelverwendungsrechnung erforderlichen Zahlen findest und wie du daraus eine einfache Nebenrechnung fürs Finanzamt generierst. Dazu gibt es als Hintergrund kurzgefasste Hinweise zur Mittelverwendung, zum zulässigen Vermögen und zu den Rücklagen.
Zeitnahe Mittelverwendung: Worum geht es dabei?
Generell dürfen Non-Profits ihr Geld nicht einfach auf die hohe Kante legen, sondern müssen es gemäß dem Satzungszweck nutzen. Ab einer bestimmten Größe setzt das Gesetz dafür eine Frist. Diese Pflicht zur zeitnahen Mittelverwendung besteht, sobald sämtliche Einnahmen einer gemeinnützigen Organisation im Jahr zusammengerechnet über 100.000 Euro liegen. Das bedeutet: Die zugeflossenen Mittel und Gelder müssen noch im gleichen Jahr oder in den beiden Folgejahre ausgegeben werden. Eine 2026 erhaltene Spende sollte also bis Ende 2028 genutzt werden. Nutzen heißt: Das Geld muss für die Satzungszwecke oder eine der erlaubten Ausnahmen verwendet werden.
Denn auch das ist wichtig: Es gibt Ausnahmen von der Pflicht zur satzungsgemäßen und zur zeitnahen Mittelverwendung – unter ganz bestimmten Voraussetzungen. In der Praxis sind vor allem zwei dieser Ausnahmen wichtig:
- die Bildung bestimmter Rücklagen, für die dann die Zweijahresfrist nicht gilt, zum Beispiel eine Projektrücklage
- die Abgrenzung zulässigen Vermögens, das die Non-Profit dauerhaft behalten darf und nicht zu Geld machen muss, etwa ein Wohnhaus, das vermietet wird und der Non-Profit laufende Einnahmen bringt
Die gesetzliche Vorschrift zur zeitnahen Mittelverwendung steht in der Abgabenordnung (§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO). Die Vorgaben der Finanzverwaltung sind im Anwendungserlass zur AO zusammengefasst (AEAO zu § 55, insb. Rdz. 28-32).
Das Prinzip der Mittelverwendungsrechnung
Im konkreten Einzelfall kann das Erstellen einer Mittelverwendungsrechnung durchaus komplizierte Fragen aufwerfen. Das Prinzip dieser Nebenrechnung zur Steuererklärung ist aber einfach. Ein ganz simpler Beispielfall:
| Zufließende Mittel | Mitgliedsbeiträge und Spenden | 110.000 € |
| Mittelverwendung | Übungsraummiete, Sportgeräte | 105.000 € |
| Mittelverwendungsrückstand: | 5.000 € | |
- Du musst zunächst die Einnahmen und andere Mittelzuflüsse deiner Non-Profit für das betreffende Jahr zusammenzählen (z.B. Spenden, Mitgliedsbeiträge, Fördermittel und Zuschüsse sowie Einnahmen aus Zweckbetrieben, Vermögensverwaltung und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben). So kommst Du auf den Gesamtbetrag an Mitteln, der grundsätzlich für euren Satzungszweck bereitstand und über dessen Verwendung das Finanzamt nun Auskunft möchte.
- Dann ziehst Du alle bereits erfolgten Mittelverwendungen ab. Das könnten zum Beispiel alle Ausgaben für den Trainingsbetrieb, eine Hallenmiete, für neue Trikots und Bälle, die Mitgliederverwaltung, die Pflege der Sportanlagen und ähnliches mehr sein.
- Außerdem ziehst du die Rücklagen ab, die deine Non-Profit in diesem Jahr vielleicht gebildet hat, beispielsweise eine Rücklage zur Sanierung der Umkleideräume und Duschen (mehr zu erlaubten Rücklagen weiter unten).
- Schließlich kann es sein, dass bestimmte Mittelzuflüsse – bestimmte Schenkungen, Spenden oder Nachlässe, oder auch Geld einer Stiftung o.ä. – nicht zur Mittelverwendung bestimmt waren, sondern zur Aufstockung eures Vermögens. Diese Beträge ziehst du ebenfalls ab.
Ist das Ergebnis eine positive Zahl? Dann habt ihr für dieses Jahr einen Verwendungsrückstand: ihr habt nicht alle verwendungspflichtigen Mittel verwendet. Diesen Restbetrag solltet ihr in den beiden Folgejahren für euren Satzungszweck nutzen (im ideellen Bereich, im Zweckbetrieb oder für Investitionen in euer Vermögen).
Oder hat die Rechnung eine Null oder einen negativen Betrag ergeben? Dann ist alles in Ordnung. Ein Minus bedeutet einen Verwendungsüberhang. Ihr habt also mehr Mittel verwendet als vorgeschrieben. Das kann beispielsweise einen Verwendungsrückstand aus dem Vorjahr wettmachen.
Mittelverwendungsrechnung: ein fiktives Beispiel
In der Realität wird es meist etwas komplexer als in der Tabelle oben. Die folgende Mittelverwendungsrechnung bezieht sich auf einen fiktiven Musik- und Kulturverein mit jährlichen Gesamteinnahmen von knapp 110.000 Euro. Er ist damit zur zeitnahen Mittelverwendung verpflichtet.
Der Verein hat Einnahmen aus dem jährlichen Sommerkonzert (Zweckbetrieb), aus einem Vereinscafé (steuerpflichtiger Geschäftsbetrieb) und der Vermietung der Übungsräume an einen anderen Verein (Vermögensverwaltung). Er hat aber auch in allen vier Sphären Ausgaben, die er von den zu verwendenden Mitteln abziehen darf. Ebenfalls abziehen darf er die Rücklagen, die gebildet wurden, und eine Erbschaft, die ins Vermögen geflossen ist.
| Mittelzufluss (+) oder Mittelverwendung (-)? | Bereich (Herkunft, Verwendungsform) | betrifft … | Betrag | Gesamt | |
| Zufließende Mittel: | |||||
| + | Einnahmen ideeller Bereich | Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse, Schenkungen, Erbschaften, … | 60.800 € | ||
| + | Einnahmen Zweckbetrieb | Kartenverkauf Konzert | 9.300 € | ||
| + | Einnahmen Vermögensverwaltung | Vermietung der Vereinsräume, Zinsen auf Festgeld | 9.780 € | ||
| + | Einnahmen aus steuerpflichtigem wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb | Einnahmen Vereinscafé | 28.000 € | ||
| Gesamteinnahmen: | 107.880 € | ||||
| Mittelverwendungen: | |||||
| – | ideeller Bereich (Zweckverwirklichung) | Übungsleiterhonorare, Reparatur und Neuanschaffung Musikinstrumente, Noten, Verwaltungskosten, … | 47.480 € | ||
| – | Zweckbetrieb (Jahreskonzert, Zweckverwirklichung) | Veranstaltungstechnik, Fahrtkosten, Saalmiete | 8.400 € | ||
| – | Vereinsimmobilie (anteilige Aufteilung der Kosten auf ideellen Bereich, Vermögensverwaltung und wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb) | Grundsteuer, Versicherung, Strom, Reinigung, Reparaturen, … | 10.420 € | ||
| – | wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb | Betriebsausgaben im Vereinscafé | 16.400 € | ||
| Rücklagen: | |||||
| – | freie Rücklage | als finanzielles Polster | 7.220 € | ||
| – | Projektrücklage | für zeitgemäße Veranstaltungs- und Tontechnik | 8.400 € | ||
| – | Betriebsmittelrücklage | Honorare, Gebäudeunterhalt, Strom etc. für 3 Monate | 3.600 € | ||
| Mittelzuflüsse ins Vermögen | |||||
| – | Vermögenszuführung | Erbschaft | 2.000 € | ||
| Mittelverwendung und zulässige Ausnahmen: | 103.920 € | ||||
| Verwendungsrückstand aus 2026 | 3.960 € | ||||
| + | Verwendungsrückstand zum 31.12.2024 | 2.300 € | |||
| – | Verwendungsüberhang zum 31.12.2025 | 4.400 € | |||
| Verwendungsrückstand zum 31.12.2026 insgesamt: | 1.860 € | ||||
Unter dem Strich bleibt für 2026 ein Verwendungsrückstand von 1.860 Euro, da der Verwendungsüberhang im Jahr 2025 nicht nur den Rückstand aus 2024 kompensiert hat, sondern auch einen Teil des Verwendungsrückstands aus 2026 ausgleicht.
Der verbleibende Rückstand muss bis Ende 2028 ausgeglichen werden.
Mittel nicht zeitnah verwendet – was droht?
Selbst wenn das Finanzamt moniert, dass Mittel nicht innerhalb der Verwendungsfrist ausgegeben wurden, droht nicht gleich der Untergang. Außer bei sehr schweren Verstößen wird es euch eine Nachverwendungsfrist setzen. Ihr müsst dann beispielsweise den Verwendungsrückstand bis Ende des nächsten Jahres ausgeglichen haben. Wenn ihr das umsetzt, hat die Sache in aller Regel keine weiteren Folgen.
Woher bekommt man die Zahlen für die Mittelverwendungsrechnung?
Wichtigste Zahlenquelle: die EÜR
In der EÜR einer gemeinnützigen Organisation sollten alle Einnahmen und Ausgaben nach Sphären aufgegliedert summiert vorliegen. Aus der EÜR ergeben sich so die wichtigsten Ausgangsbeträge für die Mittelverwendungsrechnung: der mögliche Überschuss in den einzelnen Sphären.
Forderungen und Verbindlichkeiten tauchen in der EÜR allerdings ebenso wenig auf wie Rücklagen und das Bestandsvermögen. Für Anlagegüter wie Fahrzeuge, Maschinen oder Geräte, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden, erscheinen nur jährliche Abschreibungsraten. Deshalb muss das EÜR-Ergebnis für die Mittelverwendungsrechnung in vielen Fällen ergänzt werden.
Vermögensverzeichnisse
Eine weitere wichtige Quelle für die Zahlen der Mittelverwendungsrechnung sind die Vermögensverzeichnisse, vor allem das Anlagenverzeichnis, das als Ergänzung zur EÜR für die Steuer erstellt werden muss. Das ist als Begleitdokument zur EÜR vorgeschrieben und nennt die über mehrere Jahre hinweg abgeschriebenen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens wie Fahrzeuge, Maschinen und Geräte. Neben der Abschreibungsdauer und AfA lassen sich daraus auch die für die Mittelverwendungsrechnung relevanten Angaben zu Anschaffungsjahr und Anschaffungskosten ablesen.
Hat die Non-Profit-Organisation im betreffenden Jahr einen neuen Transporter angeschafft, der nur für Satzungszwecke genutzt wird? Dann zählt die gesamte Ausgabe als Mittelverwendung. In die EÜR fließt jedoch nur die Abschreibungsrate ein (AfA, beim Kleinbus ein Sechstel der Anschaffungskosten). Der Gesamtpreis stehen im Anlageverzeichnis.
In den seltenen Fällen, in denen eine Non-Profit-Organisation für ihre Satzungstätigkeit (und nicht als Vermögen) Edelmetalle, Wertpapiere, Unternehmensbeteiligungen und nicht verbriefte Forderungen hält, muss sie dafür ein ähnliches Verzeichnis erstellen, als Vermögensverzeichnis für Umlaufvermögen. Dann ist die Behandlung analog.
Unterlagen zu Kredit und Rückzahlung
Ein weiterer wichtiger Punkt sind Kredite und Verbindlichkeiten. Wenn die Non-Profit im betreffenden Jahr ein Darlehen getilgt hat, ist das grundsätzlich eine Mittelverwendung. Diese Ausgabe geht aber nicht in die EÜR ein. Ablesen lässt sie sich im Idealfall aus dem Kreditspiegel der Non-Profit, in jedem Fall aber aus einer zeitnah geführten Buchführung.
Etwas Hintergrund: Vermögen und Rücklagen
Von der Mittelverwendungspflicht ausgenommenes Vermögen
Für die Mittelverwendungsrechnung sollte die Abgrenzung des zulässigen Vermögens der Non-Profit von den verwendungspflichtigen Mitteln klar sein. Schließlich musst du dafür wissen, welche Vermögenswerte deine Organisation behalten darf oder sogar erhalten muss. Das Vermögen ist von der Pflicht zur Mittelverwendung ausgenommen (mehr dazu unten unter „Satzungszweck und Mittelfehlverwendung“).
- Bei einer Stiftung gehört das Stiftungsvermögen (der „Vermögensstock“) zum Vermögen, das nicht ausgegeben werden muss beziehungsweise darf. (Genau wie das Stammkapital einer gGmbH, die allerdings keine EÜR betreibt.)
- Erhält eine Non-Profit Erbschaften und Vermächtnisse, erhöhen diese ebenfalls ihr Vermögen und müssen nicht ausgegeben werden. Ausnahme: Die Verwendung wurde im Testament ausdrücklich festgelegt.
- Sauber abgegrenzt werden müssen in der Buchführung zudem Kapital oder Vermögenswerte, die eine andere Non-Profit deiner Organisation ausdrücklich zur „Vermögensausstattung“ (und nicht für die Zweckverwirklichung, z.B. als Projektförderung) überweist.
- Auch Schenkungen und Spenden können euer Vermögen erhöhen. Sie sind aber nur dann nicht verwendungspflichtig, wenn die Schenkende oder der Spender sie bewusst „zur Vermögensausstattung“ bestimmt hat. Bei einem Spendenaufruf müsst ihr das explizit angeben. In einem Schenkungsvertrag sollte es ausdrücklich stehen.
- „Sachzuwendungen, die ihrer Natur nach zum Vermögen gehören“, darfst du auch ohne gesonderte Erklärung als dauerhaftes Vermögen behandeln. Bekommt dein Verein eine Immobilie geschenkt, muss er sie nicht verkaufen und den Erlös in die Vereinsarbeit stecken. Er darf sie auch vermieten, für laufende Einnahmen aus Vermögensverwaltung.
- Gelder, die durch eine Vermögensumschichtung aufs Konto deiner Non-Profit gelangen, solltest du in der Buchführung ebenfalls von den zeitnah zu verwendenden Mitteln abgrenzen. Das betrifft beispielsweise den Verkauf von Immobilien oder Unternehmensanteilen. Wird dagegen der alte Transporter und damit Anlagevermögen verkauft, ist diese Einnahme verwendungspflichtig.
- Schließlich dürfen Stiftungen in den ersten vier Jahren ihres Bestehens die Einnahmen aus Vermögensverwaltung und steuerpflichtigen Geschäftsbetrieben in ihr Vermögen überführen, statt sie für Satzungszwecke einzusetzen.
Von der Verwendungspflicht ausgenommene, zulässige Rücklagen
Neben dem Vermögen sind auch Rücklagen von der Verwendungspflicht und damit auch von der zeitnahen Mittelverwendung ausgenommen. Deine Organisation kann ihre Mittel neben der Finanzierung der Satzungsaktivitäten auch zur Rücklagenbildung nutzen. Es gibt allerdings nur vier erlaubte Rücklagenarten, die alle an Bedingungen geknüpft sind (§ 62 Abs. 1 AO).
- Zweckgebundene Rücklagen: damit legt ihr Geld für konkret geplante Projekte und Investitionen, zur Instandhaltung, Wartung oder Sanierung eures Vermögens oder als Betriebsmittelrücklage zur Liquiditätssicherung für laufende Ausgaben in den nächsten Monaten zurück.
- Wiederbeschaffungsrücklage: Diese Form erlaubt das Ansparen von Mitteln, um die derzeit genutzten Geräte, Fahrzeuge oder Ausstattungen nach Ablauf der Lebensdauer ersetzen zu können.
- Rücklagen „zum Erwerb von Gesellschaftsrechten“ sind in der Praxis kaum relevant, dabei geht es um Kapitalerhöhungen von Gesellschaften, an denen eine Beteiligung gehalten wird.
- Die freie Rücklage: Sie ist besonders nützlich, weil sie nicht an eine bestimmte Verwendung oder Verwendungsfrist gebunden. Freie Rücklagen dürfen nach Belieben für Satzungszwecke, zum Ausgleich von Verlusten in einem Zweckbetrieb oder für Investitionen ins Vermögen genutzt werden. In die freie Rücklage darf maximal ein Drittel des Ertrags aus der Vermögensverwaltung sowie zehn Prozent vom Überschuss in den anderen Sphären eingestellt werden.
Die Rücklagen sind eine rechnerische Größen der Buchführung. Sie müssen nicht als liquide Mittel auf einem gesonderten Konto liegen. Damit das Finanzamt sie im Zweifel anerkennt, sollte der Vorstand die Rücklage ausdrücklich beschließen. Das kann auch nachfolgend geschehen, aber nur bis zum Ablauf der Mittelverwendungsfrist. Entfällt der Zweck einer Rücklage, etwa bei Aufgabe eines geplanten Projekts, müsst ihr die Rücklage umgehend auflösen. Ab der Auflösung gehören die Gelder wieder zu den zeitnah zu verwendenden Mitteln.
Ausführliche Hinweise zu den zulässigen Rücklagen und ihrer klugen Planung gibt „Rücklagen bilden als Non-Profit: Was ist erlaubt?“.
Mittelverwendungsrechnung: es kann kompliziert werden
Die Erstellung einer Mittelverwendungsrechnung kann einfach sein. Sie kann aber auch kompliziert werden. Einige Beispiele für mögliche Stolperfallen:
- Deine Non-Profit hat beim Verkauf einer Immobilie stille Reserven aufgedeckt. Und auf den auf dem Festgeldkonto geparkten Erlös fallen Zinsen an. Besteht dafür Verwendungspflicht? (Kurze Antwort: Das Plus durch die stillen Reserven gehört zum geschützten Vermögen, nicht aber die Zinseinnahmen.)
- Wenn deine Non-Profit einen Kleinbus kauft, damit euer Team zu den Turnieren kommt, dann sind die gesamten Anschaffungskosten eine Mittelverwendung, der volle Fahrzeugpreis wird in der Mittelverwendungsrechnung abgezogen. Gleichzeitig ist in eurer EÜR die aufs Anschaffungsjahr entfallende AfA als Ausgabe enthalten. Müsst ihr diese Abschreibungsrate nun für die Mittelverwendungsrechnung vom EÜR-Überschuss abziehen, damit sie nicht doppelt auftaucht? (Kurze Antwort: Ja. Ihr könnt aber eine Wiederbeschaffungsrücklage für das Fahrzeug bilden und den Betrag der AfA dort einstellen.)
- Und wie ist es, wenn der Verein ein Darlehen an einen befreundeten Verein vergeben hat? Ist das eine Mittelverwendung? (Kurze Antwort: Ein verzinstes Darlehen zählt grundsätzlich als Vermögensverwaltung, außer wenn es direkt auf euren Satzungszweck oder den der Empfänger-Organisation einzahlt. Dann liegt eine Mittelverwendung bzw. Mittelweitergabe vor.)
Die Lösung bei solchen und ähnlichen Komplikationen: Frage eine:n Steuerberater:in. Die sind Fachleute und können dir weiterhelfen. Außerdem ist ihr Honorar grundsätzlich eine zulässige und bei pünktlicher Bezahlung auch zeitnahe Mittelverwendung.
