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Der sprichwörtliche “Notgroschen” für bestimmte Investitionen oder Zeiten mit weniger Einnahmen ist bei Vereinen und Non-Profit-Organisationen eine heikle rechtliche Angelegenheit, wenn es um die Gemeinnützigkeit geht. Bei Rücklagen ist eure besondere Aufmerksamkeit gefragt.

Finanzielle Mittel für schlechtere Zeiten und den Vermögensaufbau zurückzulegen, ist normalerweise eine (kaufmännische) Tugend. Vielleicht steht ihr aktuell beispielsweise vor der Situation, Geld für kommende inflationsbedingte Preissteigerungen bei Energie und anderen Gütern ansparen zu wollen. Für Vereine und Non-Profits gelten beim Thema Rücklagen einige Besonderheiten. Hier geht es vor allem um Begrenzungen bei Höchstbeträgen und Verwendungszeiträumen. Komplex wird das Thema auch durch die verschiedenen Arten von Rücklagen.

Unser Tipp: Informiert euch über dieses Thema, bevor ihr eine Rücklagenbildung in Betracht zieht. Denn wie bei vielen anderen steuerrechtlich relevanten Themen kann der Verlust der Gemeinnützigkeit drohen. Die wichtigsten Regeln im Überblick.  

Was sind Rücklagen?

Steuerjurist*innen definieren den Begriff Rücklagen als Eigenkapital, das in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung eines Unternehmens nicht auftaucht. Erleichtern wir uns das Verständnis für die Natur von Rücklagen: Mit einer Rücklage legt ihr euch in eurer Non-Profit Geld zurück. Oft habt ihr dabei einen bestimmten Verwendungszweck im Auge. Vielleicht geht es aber auch einfach um mehr finanzielle Sicherheit für kommende Zeiten. Wenn ihr schon einige Erfahrungen mit eurer Organisation gemacht hat, kennt ihr möglicherweise sehr schwankende Einnahmen.

Das ist zurzeit vor dem Hintergrund einer sich immer mehr zuspitzenden wirtschaftlichen Situation durch Inflation und damit einhergehenden Preissteigerungen noch schwieriger zu bewältigen. Mit Rücklagen könntet ihr euch vielleicht sicherer fühlen.

Ihr wisst etwa, dass ein Jubiläumsevent eurer Organisation in drei Jahren sehr viel Geld kosten wird. Oder ihr seid euch bewusst, dass spätestens im übernächsten Sommer die teilweise Erneuerung der Heizungsanlage im Vereinshaus keinen Aufschub mehr dulden wird. Da die Finanzdecke oft relativ dünn ist, möchtet ihr euch für diese Einsatzbereiche rechtzeitig Geld zurücklegen.

Jetzt stellt sich die Frage, ob ihr solche Rücklagen ohne Weiteres bilden dürft. Oder riskiert ihr die Gemeinnützigkeit?  

Dürfen sich Non-Profits nichts zurücklegen? 

Die Gemeinnützigkeit von Vereinen und Non-Profit-Organisationen hängt bei der Mittelverwendung unter anderem an einem bestimmten Aspekt: Wer als gemeinnützig anerkannt worden ist, muss seine Mittel zeitnah verwenden. Zeitnah ist dabei auch definiert. Mittel müssen bei gemeinnützigen Organisationen zweckgemäß spätestens bis zum Ende des übernächsten Jahres, das auf die Vereinnahmung der Mittel folgt, verwendet werden. Wenn ihr also im Jahr 2022 Geld vereinnahmt, müsstet ihr dieses spätestens bis Ende 2024 dem Satzungszweck entsprechend verwenden. Dürft ihr also jetzt noch keine Rücklagen für das Jubiläum in drei Jahren bilden?

Das kommt darauf an.

§ 62 AO (Abgabenordnung) erlaubt es euch unter bestimmten Bedingungen, als gemeinnützige Organisation Rücklagen zu bilden. Dabei unterscheidet der Fiskus unterschiedliche Arten von Rücklagen und setzt jeweils eigene Voraussetzungen dafür fest. Unter anderem kommt es dabei darauf an, woher Mittel für die Rücklagenbildung stammen und wofür die Rücklagen gedacht sind. 

Die verschiedenen Arten von Rücklagen bei Non-Profits 

Es ist wichtig, insbesondere freie und zweckgebundene Rücklagen unterscheiden zu können:

1. Freie Rücklagen sind nicht zweckgebunden. Hier dürft ihr Mittel zurücklegen, die aus der vermögensverwaltenden Tätigkeit eurer Organisation stammen. Zum vermögensverwaltenden Bereich gehören unter anderem Zinsen auf Bankguthaben oder Mieteinnahmen. Maximal dürft ihr ein Drittel des Überschusses aus diesen Einnahmen zurücklegen. Zusätzlich dürft ihr bis zu zehn Prozent der ansonsten zeitnah zu verwendenden Mittel ebenfalls in diese Rücklage einbringen. Das hört sich zunächst nicht allzu kompliziert an. Dennoch kommt es auf die Details an.

Ihr bleibt in diesem Jahr mit den Mieteinnahmen deutlich unter der Höchstgrenze und ärgert euch nun, dass ihr keine Rücklage in der gesetzlich gedeckten Höhe bilden könnt? Ärgert euch nicht, denn der Fiskus kommt euch an dieser Stelle nochmals entgegen. Ihr könnt in den beiden Folgejahren die fehlenden Beträge bis zur Erreichung der Höchstgrenze im Jahr 2022 nachholen.

Vorteil der freien Rücklagen: Ihr seid weder an einen bestimmten Zweck gebunden, noch an die zeitnahe Verwendung der zurückgelegten Mittel. Wie der Name sagt, seid ihr mit der freien Rücklage abgesehen von der Begrenzung der Höhe frei aufgestellt.

2. Zweckgebundene Rücklagen sind auf verschiedene Zwecke begrenzt, die eng mit dem Vereinszweck verbunden sind. Wenn ihr wie im oben genannten Beispiel etwa finanzielle Mittel für die Erneuerung der Heizungsanlage im Vereinshaus zurücklegen möchtet, kommt die Bildung einer zweckgebundenen Rücklage infrage. Die Heizungserneuerung dient dem steuerbegünstigten und satzungsmäßigen Zweck eurer Organisation.

Ebenso dürft ihr Gelder für wiederkehrende Ausgaben zurücklegen. Der Gesetzgeber definiert diese Rücklagen als Betriebsmittelrücklagen. Wollt ihr beispielsweise in Zeiten höherer Einnahmen Mittel für die kommenden Gehälter oder die Miete zurücklegen, könnt ihr das im Rahmen der zweckgebundenen Rücklagen. Diese Art von Rücklagen begrenzt der Fiskus intern auf einen angemessenen Zeitraum und der Höhe nach auf den Bedarf eines Jahres. Ihr findet diese Begrenzungen nicht im Gesetz – stattdessen können Steuerberater*innen diese in Anwendungserlassen der Finanzbehörden einsehen.

Diese Art von Rücklagen darf auch für die Pflege des Vereinsvermögens gebildet werden. Ererbte Güter im Vereinsvermögen wie Immobilien, die gewartet und repariert werden müssen, sind Beispiele für die Pflege des Vereinsvermögens.

Ihr könnt zweckgebundene Rücklagen unter den genannten Voraussetzungen auch dann bilden, wenn ihr noch nicht genau wisst, in welchem Zeitraum die Rücklage am Ende aufgelöst wird. Wichtig ist jedoch, dass ihr diese am Ende das Zweckprojekt tatsächlich realisiert. Der Fiskus achtet deshalb in diesem Zusammenhang darauf, ob die Umsetzung eines geplanten Projekts vor dem Hintergrund eurer gesamten finanziellen Situation in einem angemessenen Zeitraum möglich erscheint. Das bedeutet für euch, dass ihr die Rücklage sofort auflösen müsst, wenn ihr das Projekt nicht mehr umsetzen könnt.

3. Teilweise wird auch die sogenannte Wiederbeschaffungsrücklage nach § 62 Nr. 2 AO als eigene Art der Rücklage gesehen. Ihr dürft hier in Höhe der üblichen Abschreibungssätze Rücklagen für die Wiederbeschaffung von Wirtschaftsgütern eurer Non-Profit bilden.  

Ein weiterer Aspekt im Zusammenhang mit Rücklagen

In manchen Fällen entstehen Rücklagen zwangsläufig durch einen Spenderwillen. Nehmen wir an, ihr erhaltet eine Spende in Höhe von 5.000 Euro für die Außengestaltung des Vereinsgeländes. Die Spende ist damit an dieses Projekt gebunden. Bis zur Realisierung bildet ihr eine zweckgebundene Rücklage über die 5.000 Euro. Wird die vom Spender oder der Spenderin gewünschte Verwendung der Mittel aus einem Grund unmöglich, dann kann er oder sie unter bestimmten Voraussetzungen die Spende zurückverlangen. Nehmen wir einmal an, das Außengelände, dessen Gestaltung durch die Spende finanziert werden sollte, steht euch aufgrund ungeklärter Eigentumsverhältnisse nicht mehr zur Verfügung. Jetzt kann der Projektzweck nicht mehr erreicht werden – und der oder die Spender*in kann das Geld zurückverlangen. 

Ganz besonders wichtig: Rücklagenbildung dokumentieren 

Damit es für den Fiskus später nachvollziehbar ist, warum ihr wann in welcher Höhe Rücklagen gebildet hat, solltet ihr die Umstände in jeden einzelnen Fall sorgfältig dokumentieren. Es muss für einen unbeteiligten Dritten nachvollziehbar werden, um welche Art von Rücklage es sich handelt. Das bedeutet zum Beispiel, ihr müsst bei einer zweckgebundenen Rücklage das entscheidende Projekt ausführlich beschreiben. Ebenso sollt ihr eine Planung vorstellen und festlegen, in welchem Zeitraum ihr das Projekt umsetzen wollt. 

Was droht euch beim unrechtmäßigen Umgang mit Rücklagen? 

Die Betrachtung der Gemeinnützigkeit im Zusammenhang mit Rücklagen hängt unter anderem von der Größe der Organisation ab.

Der bereits genannte Grundsatz der zeitnahen Verwendung von Mitteln gilt nur für Organisationen, die jährlich mehr als 45.000 Euro erzielen. Hier wird der oben geschilderte Grundsatz, die eingenommenen Mittel spätestens bis zum Ende des übernächsten Jahres zu verwenden, relevant.

Eine kleine Organisation im Sinne der Gemeinnützigkeit seid ihr, wenn ihr unter dem Betrag von 45.000 Euro bleibt. Hier ist der Gesetzgeber großzügiger und lässt euch mehr Spielraum bei der Verwendung eurer Mittel. Ihr müsst euch nicht an die Zweijahresfrist halten und seid deshalb freier darin, Rücklagen zu bilden. Deshalb müsst euch auch (noch) nicht intensiv mit den verschiedenen Rücklagenformen und ihren rechtlichen Begrenzungen auseinandersetzen.

Es sind somit vorwiegend größere Organisationen, die die 45.000-Euro-Grenze überschreiten und beim falschen Umgang mit Rücklagen den Verlust der Gemeinnützigkeit riskieren. Diese Bevorzugung kleinerer Körperschaften ist erst mit dem Jahressteuergesetz 2020 eingeführt worden. Bis dahin galt der Grundsatz der zeitnahen Mittelverwendung für alle gemeinnützigen Organisationen. 

Die Rücklagenthematik ist und bleibt heikel 

Das Risiko, bei Verstößen im Umgang mit Rücklagen die Gemeinnützigkeit zu verlieren, ist real. Spätestens bei einer Betriebsprüfung kann euch diese Konsequenz drohen, wenn ihr aus der Sicht des Prüfers oder der Prüferin zu viel Geld in der nicht vom Gesetz gedeckten Weise “hortet”. Ob bei einem ersten Verstoß sofort der Entzug der Gemeinnützigkeit droht, bleibt eine Einzelfallentscheidung. Ihr solltet es jedoch nicht darauf ankommen lassen. Habt ihr Zweifel beim Umgang mit Rücklagen, können euch spezialisierte Rechtsanwält*innen und Steuerberater*innen weiterhelfen.

Deshalb: Behaltet das Thema Rücklagen im Blick, beispielsweise auch dann, wenn ihr als zunächst kleine Organisation erstmalig über die genannte 45.000-Euro-Grenze kommt. Macht euch zeitnah mit der Rücklagenthematik vertraut und informiert euch über mögliche aktuelle Änderungen.