Praxistipp

Qualitäts-Check für Non-Profits: Das eigene Angebot kritisch durchleuchten und verbessern

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Gerade für kleine gemeinnützige Vereine und Initiativen lohnt es sich, ihr Leistungsangebot immer wieder zu überprüfen – um Stärken und Schwächen sichtbar zu machen und auf diesen Erkenntnissen aufzubauen. Eine kurze Anleitung.

Regelmäßig das eigene Angebot prüfen

Mit eurer Arbeit möchtet ihr die Welt ein Stück besser machen. Ob ihr euch für Obdachlose, den Klimaschutz, Demokratieförderung oder gegen häusliche Gewalt engagiert: Eure Arbeit ist eminent wichtig! 

Genauso wichtig ist aber, dass sie wirkt. Deshalb ist es sinnvoll, das eigene Schaffen gelegentlich zu überprüfen: Kommt unsere Unterstützung da an, wo sie hin soll? Erreichen wir die avisierten Zielgruppen? Steht die Wirkung in einem vernünftigen Verhältnis zu dem, was wir an Geld, Zeit und Mühe hineinstecken? Lohnt es sich, damit weiterzumachen (oder müssen wir gegensteuern bzw. etwas ändern)? Können wir langfristig und nachhaltig etwas bewirken?

Mit solchen Fragen sollten sich auch kleine Non-Profits und soziale Initiativen beschäftigen. Sie verhindern nämlich, dass man sich verzettelt und eine großartige Idee irgendwann im großen Katzenjammer endet. Wenn ihr wisst, welche Projekte besonders gut liefen, dann könnt ihr analysieren, warum das so ist, und das gewonnene Wissen in anderen Projekten einsetzen oder für die Weiterentwicklung eures Angebots nutzen.

Wie steht es um die Qualität unseres Angebots?

Viele Projekte sind entstanden, um kurzfristig auf einen Missstand zu reagieren. Man hatte eine gute Idee, wie man Abhilfe schaffen könnte, und stürzte sich in die Arbeit. Allmählich konnte man diese Idee durch Zielsetzungen konkretisieren und verschiedene Maßnahmen entwickeln, um dieses Ziel zu erreichen. Und zwar systematisch konkretisieren und weiterentwickeln. Denn häufig ist es so: Die Maßnahmen werden zwar im Licht der Erfahrungen aus der Projektarbeit angepasst, aber eben häufig auch ad hoc und weniger strategisch als es sinnvoll wäre. Deshalb lohnt es sich durchaus, regelmäßig zu untersuchen, ob man sich überhaupt noch auf dem Weg zum Ziel befindet.

Dazu solltet ihr zunächst überlegen, mit welchen Aspekten eurer Arbeit ihr euch auseinandersetzen wollt:

Damit soziales Engagement bei der Zielgruppe gut ankommt, braucht es mehr als eine gesunde Portion Idealismus und engagiertes Arbeiten. Auch kleinere soziale Projekte müssen Effektivität und Effizienz ihrer Maßnahmen hinterfragen

  • Effektivität: Die eingesetzten Mittel sind geeignet, um die festgelegten Ziele zu erreichen. 
  • Effizienz: Die eingesetzten Mittel könnten nicht anderweitig besser verwendet werden.

Letztlich geht es darum, sich selbst zu vergewissern, ob man gute Arbeit leistet, und daraus Schlüsse für künftige Projekte zu ziehen. Wer seine verfügbaren Mittel effizient und effektiv einsetzt, hat es außerdem leichter, von seinem Anliegen zu überzeugen – zum Beispiel, um das Fundraising zu begünstigen, Unterstützer*innen zu finden oder Fördergelder einzuwerben.

Ein gutes Bild, wie zielorientiert du bereits arbeitest, malt das Wirkometer. Das Wirkometer ermittelt anhand von 20 Fragen, ob Ziele, Zielgruppen und Maßnahmen eigentlich zusammenpassen und an welchen Stellen es noch Verbesserungspotenzial gibt.    

Evaluation: So macht ihr den Qualitäts-Check

Die Bewertung eurer Arbeit ist eine sogenannte Evaluation. Man kann Konzepte, Programme, Projekte und Methoden evaluieren, um damit ihre Wirkungen und Ergebnisse zu erfassen.

Mit der Evaluation von Projekten lässt sich zum Beispiel ermitteln, wie gut die Abläufe innerhalb des Projekts funktionieren und inwiefern es seine Ziele erreicht. Das Projekt soll also seinen Nutzen, den Grad der Zielerreichung und letztlich seine Berechtigung unter Beweis stellen. Eine Evaluation ist eine Phase der Reflexion und der Analyse, nach der man die Effektivität und Effizienz von Maßnahmen oder Projekten beurteilen kann. Oft gelangt man dadurch zu erstaunlichen Einblicken und Wirkungszusammenhängen.

1. Interne Evaluation: "Wie läuft es?"

Feedback im Team einzuholen ist ein praktischer erster Schritt, wenn ihr eure Arbeit auswerten und verbessern möchtet.

Dazu eignet sich zum Beispiel ein offenes Gespräch, in dem ihr euch mit allen Beteiligten über den Projektverlauf austauscht. Auch regelmäßige, fest terminierte und gut strukturierte Lernrunden oder Abschlussmeetings nach Projekten sind sinnvoll.

Es lohnt sich, positives wie negatives Feedback zu dokumentieren und übersichtlich aufzubereiten, um wichtige Erkenntnisse daraus abzuleiten.

Die folgenden Fragen bilden einen guten Startpunkt:

  • Was läuft bei uns gut? 
  • Wo knirscht es regelmäßig? 
  • Welche erfolgreichen Maßnahmen oder Angebote können wir mit besonders wenig Aufwand umsetzen, welche standardisieren? 
  • Wofür setzen wir den Löwenanteil unserer Arbeitszeit und Spendengelder ein? 
  • Welche Fortschritte, Ergebnisse und Wirkungen haben wir bisher erzielt? 
  • In welche Richtung wollen wir weitergehen? Welche Ziele sind realistisch erreichbar, braucht es Anpassungen?

Neben Teamgesprächen ist ein Blick auf Protokolle, Fragebögen und andere Dokumente hilfreich. Sie liefern auch kleinen gemeinnützigen Projekten mit eher informellen Strukturen grundlegende Kennzahlen ihrer Arbeit: 

  • Wie viele Beratungskontakte gab es im letzten Jahr? 
  • Wie viele Arbeitsstunden sind insgesamt in das Projekt geflossen? 
  • Wie viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer konnten wir mit unserer Maßnahme erreichen? 
  • Wie viele Spendengelder haben wir eingenommen? 
  • Vor allem aber: Wie beurteilen Teilnehmende oder Beteiligte die Maßnahmen? Sind sie zufrieden? Stellen sie eine Veränderung an sich fest?
  • Haben die Maßnahmen tatsächlich die avisierten Wirkungen erzielt? 
  • Wenn es Wirkungen gab, in welcher Ausprägung zeigen sich diese? Gab es Änderungen im Bewusstsein der Zielgruppen, auf Ebene des Verhaltens oder gar mit Blick auf die soziale Lebenslage der Zielgruppen? (Hierzu mehr im Beitrag: "Was ist soziale Wirkung und wie weise ich sie nach?")
  • Gab es unbeabsichtigte Wirkungen (positive wie negative)?
  • Haben wir aus der Arbeit gelernt? Gab es z.B. regelmäßige Lernrunden?
  • Wurden die Wirkungen kommuniziert?

Mit solchen qualitativen wie quantitativen Informationen werden Aufwand und Wirkung von unterschiedlichen Aktivitäten mess- und vergleichbar. Die Daten liefern daher wertvolle Hinweise für die Bewertung eurer Arbeit.

2. Feedback von außen: Was kommt gut an, was weniger?

Wenn man die eigenen Projekte oder Leistungen überprüft, ist der direkte Kontakt zur Zielgruppe natürlich besonders wertvoll. Die Interessen, Erfahrungen und Perspektiven derjenigen, an die sich eurer Einsatz richtet, sind schließlich der Maßstab eures Handelns. Sie wissen am besten, was prima funktioniert, was weniger gut läuft und welche Maßnahmen noch fehlen.

Um zu erfahren, wie gut ihr die Bedürfnisse eurer Zielgruppe erfüllt, müsst ihr sie befragen, und zwar möglichst direkt und systematisch. Eine solche Befragung kann ganz kurz sein und per E-Mail, per Post oder direkt vor Ort durch Interviews oder Fragebögen erfolgen. Darauf könnte zum Beispiel stehen:

  • Was haben wir gut gemacht? 
  • Wo könnten wir noch besser werden? 
  • Welche zusätzlichen Angebote wünschen Sie sich?

Wer seine Zielgruppe direkt vor Ort befragt, zum Beispiel die Besucherinnen und Besucher eines Seniorentreffs, der hat naturgemäß einen höheren Rücklauf als bei einer späteren Umfrage per E-Mail. Was am besten zu euch passt, hängt natürlich von eurem Angebot und eurer Zielgruppe ab.

Die Ergebnisse, übersichtlich zusammengefasst und dokumentiert, bieten viel Stoff für Diskussionen im Team. Auf dieser Grundlage ist es meist kein Problem, einzelne Maßnahmen anzupassen oder ergänzende Projekte zu entwickeln. So schärft ihr nebenbei sogar euer Profil.

Einen Schritt zurück: Welche Ziele haben wir uns gesetzt?

Wenn ihr das Gefühl habt, dass es nicht ausreicht, ein laufendes Projekt oder einzelne Maßnahmen zu analysieren, dann liegt das Problem vielleicht tiefer. Sicher habt ihr eure Aktivitäten voller Motivation und guter Ideen aufgenommen. Ist euch bei eurer täglichen Arbeit noch bewusst, welche das waren? Wer diese Frage nicht sofort mit Ja beantworten kann, sollte einen Schritt zurücktreten und seine Zielvorstellungen (nochmals) formulieren:

  • Was wollen wir mit unserem Projekt erreichen? (z.B. Ehrenamtliche gewinnen, Spenden sammeln, auf Probleme aufmerksam machen, bestimmte Veränderungen bei Zielgruppen erreichen, einen gesellschaftlichen Missstand bekämpfen …) 
  • Welche Zielgruppe möchten wir ansprechen? (z.B. ältere Menschen in der Nachbarschaft, Betroffene von häuslicher Gewalt, Auszubildende in Pflegeberufen, private Unternehmen, öffentliche Einrichtungen …) 
  • Was ist nötig, um das Projekt zu verwirklichen? (z.B. Minimum an Beratungskontakten oder Spendeneingang, Mindestanzahl von Unterschriften, Unterstützung kommunaler Behörden etc.)

Ziele lassen sich sehr gut mit der SMART-Methode definieren. Ein Ziel soll spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar sein.

So könnte ein smartes Ziel aussehen:

  • Ziel: 100 Kinder sollen durch eine individuelle Hausaufgabenbetreuung bessere schulische Leistungen erreichen. 
  • Spezifisch: Kostenlose Hausaufgabenbetreuung für 100 Kinder der Astrid-Lindgren-Mittelschule in der Nordstadt. 
  • Messbar: Ein Input von 10.000 Euro Spendensumme und avisierte 70 Patenschaften. Nach einem Jahr haben sich 50% der betreuten Schüler*innen infolge der Patenschaft im Notenschnitt wie in der persönlichen Beurteilung durch die Lehrkräfte verbessert.   
  • Akzeptiert: Ist das Projektteam und sind die Beteiligten mit der Maßnahmen und den Zielvorstellungen einverstanden? 
  • Realistisch: Sind die festgelegten Ziele wirklich erreichbar? Welche Kenntnisse bringen wir aus vergangenen Projekten mit? Können wir z.B. mit der Unterstützung der Schule und der Eltern rechnen? 
  • Terminierbar: Die messbaren Ziele sollen spätestens bis Ende des zweiten Schulhalbjahrs erreicht werden.

Im Non-Profit-Bereich ist es zwar oft schwierig und aufwendig, Ziele in eine messbare und nachprüfbare Form zu bringen. Der Aufwand lohnt sich aber. Schon beim Ausarbeiten werden Schwachstellen im Konzept sichtbar, an denen man dann noch arbeiten kann. Außerdem könnt ihr mit klar definierten Zielen während der Laufzeit und erst recht am Ende eures Projekts den Nutzen besser bewerten.

Klarheit gewonnen? Entwicklung anstoßen!

Auch wenn man vom Erfolg der eigenen Arbeit beflügelt ist, ist es empfehlenswert, sie regelmäßig einem Qualitäts-Check zu unterziehen.

Spätestens, wenn ihr ein Projekt beendet habt, gilt es daher, Bilanz zu ziehen und die Ergebnisse auszuwerten:

  • Habt ihr eure gesteckten Ziele erreicht? 
  • In welcher Ausprägung wurden die Wirkungen erreicht? 
  • Welche Maßnahmen haben zum gewünschten Erfolg geführt und welche nicht?
  • Was waren begünstigende Faktoren, welche nicht?
  • Welche Learnings lassen sich auf Folgeprojekte übertragen?

Dadurch könnt ihr mögliche Schwachstellen herausfiltern und neue Erkenntnisse ziehen, die ihr im nächsten Projekt anwendet. Aus der Bestandsaufnahme wird damit ein starkes Instrument für Planung und Optimierung – um euer Konzept und euer Leistungsangebot anzupassen, effizienter und effektiver zu arbeiten und eine größere Wirkung zu erzielen.

Autorin: Ann Yacobi

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