Praxistipp

Pro-bono-Fallstricke (II): Was Expert*innen beachten sollten, wenn sie sich pro bono engagieren

Richtig angegangen, kann Pro-bono-Engagement eine Menge bewirken

Wer sich pro bono bei einer Non-Profit engagieren möchte, sollte das überlegt angehen – damit die Arbeit wirklich etwas bewirkt und Frustrationen vermieden werden.

Wenn sich Unternehmen oder einzelnen Expert*innen pro bono engagieren, ist das weit mehr als klassische ehrenamtliche Arbeit. Bei Pro-bono-Einsätzen werden qualifizierte Dienstleistungen und besondere Fachkompetenz kostenlos oder weit unter dem Marktpreis zur Verfügung gestellt.

Pro-bono-Dienste geben Dienstleister*innen und Expert*innen die Möglichkeit, ihr Wissen zielgerichtet für gemeinnützige Zwecke und das Gemeinwohl einzusetzen. Ein solches Engagement bietet die Chance, berufliche Fähigkeiten sinnvoll zu verwenden. Allerdings sollten Expert*innen auch Pro-bono-Einsätze überlegt angehen, damit ihre Arbeit wirklich etwas bewirkt und Frustrationen vermieden werden. Dazu soll dieser Beitrag Anregungen geben. (Hier geht's zum ersten Teil:  "Pro-bono-Fallstricke (I): Worauf Non-Profits achten sollten, wenn sie kostenlose Dienste in Anspruch nehmen".)

Pro bono: zwei grundlegende Hinweise

  • Pro-bono-Tätigkeiten können entweder für Non-Profits oder direkt für Bedürftige erbracht werden. In diesem Artikel geht es vor allem um den ersten Fall. Einige der Punkte gelten jedoch generell. 
  • Was es bei Pro-bono-Kooperationen aus Sicht von gemeinnützigen Organisationen zu beachten gibt, ist Thema dieses Beitrags.

Einige Beispiele für Pro-bono-Arbeit

  • Eine Marketingberaterin hilft einem eingetragenen Verein, wirkungsvolleres Fundraising durch eine klarere Kommunikation zu erreichen. Die Vereinbarung dazu bekräftigt, dass ihr Engagement privater Natur ist und nicht bezahlt wird. 
  • Associates einer größeren Anwaltskanzlei beraten im Rahmen eines Pro-bono-Programms eine Naturschutzstiftung zu Verträgen, die diese mit Waldbesitzern abschließt. Die Rechtsberatung erfolgt aus standesrechtlichen Gründen nicht umsonst, aber das Honorar liegt weit unter dem üblichen Satz.
  • Eine IT-Spezialistin installiert für eine Frauenberatungsstelle eine sichere Online-Plattform zum Austausch mit Klientinnen.
  • Ein Psychotherapeut moderiert einmal monatlich eine Selbsthilfegruppe, um die Betroffenen mit fachlichem Rat zu unterstützen. Ein Honorar nimmt er dafür nicht.

Pro-bono-Arbeit ist weder Spende noch Sponsoring

Angenommen, du bist Expert*in mit einer bestimmten Qualifikation und willst dich in einer Non-Profit engagieren. Dann lautet die erste Frage: Möchtest du sie als Sponsor*in unterstützen, durch eine (Rück-)Spende oder durch Pro-bono-Arbeit?

  • Beim Sponsoring werden der Non-Profit Ausrüstung oder andere benötigte Dinge zur Verfügung gestellt. Alternativ kann auch einfach Geld fließen. Im Gegenzug darfst du (wenn du selbstständig bist) oder dein Arbeitgeber diese Unterstützung öffentlichkeits- und werbewirksam nutzen. Es handelt sich also um ein Geben und Nehmen. Schließlich wertet die Verbindung mit der Non-Profit-Anliegen das Image deines Unternehmens auf. Außerdem erkennt das Finanzamt die Sponsoring-Ausgaben als Betriebsausgaben an, das spart Steuern.
  • Bei einer Rückspende wirst du oder vielmehr dein Unternehmen von der Non-Profit beauftragt, so wie von anderen Kund*innen auch. Aber statt eine Rechnung zu stellen, spendest du oder dein Arbeitgeber das Honorar zurück an die Non-Profit. Damit so eine Rückspende vom Finanzamt anerkannt wird, muss ein Anspruch auf Bezahlung bestehen, auch wenn auf das Honorar letztlich verzichtet wird. Außerdem darf der Verzicht nicht schon von vornherein Teil der Abmachung sein. Das Procedere wird im Beitrag "Aufwandsspenden und Rückspenden als Fundraising-Maßnahme" genauer erläutert.
  • Pro-bono-Arbeit schließlich bedeutet, dass du deine berufliche Expertise und vielleicht auch eine besondere Qualifikation (Wirtschaftsprüfer*in etc.) wirklich unentgeltlich einsetzt. In gewisser Weise spendest du als Expert*in bei Pro-bono-Einsätzen zwar deine Zeit und deine Fachkompetenz. Steuerlich betrachtet handelt es sich jedoch nicht um eine Spende, die keinen Anspruch auf eine Gegenleistung impliziert.

Was ist dein Ziel des Pro-bono-Einsatzes?

Alle drei Formen der Unterstützung sind sinnvoll, wichtig und legitim. Such dir die Variante aus, die am besten für dich passt. Hauptsache, du bist dir der Unterschiede bewusst.

Falls du selbstständig bist, muss du wissen, ob deine Pro-bono-Arbeit ein persönlich-privates Engagement darstellt oder ob sie eine Maßnahme deines Unternehmens ist.

Bist du angestellt und wirst mit der Rückendeckung deiner Arbeitgeberin pro bono aktiv, dann sollte geklärt sein, ob es sich um deine private Aktivität handelt oder ob sie Teil eines Unternehmensprojekts ist, dass bspw. eingebettet ist in weitere Maßnahmen des gesellschaftlichen Engagements (neudeutsch: Corporate Citizenship).

Diese Klarheit ist wichtig, denn davon hängt unter Umständen ab, wer im Zweifelsfall haftet, wer von möglichen steuerlichen Fragen betroffen ist und wie es um den Versicherungsschutz steht. Gerade bei Pro-bono-Programmen von Unternehmen verschwimmt oft die Grenze zum Sponsoring.

Darf das Engagement den Ruf deines Unternehmens gern aufwerten? Dann ist es vielleicht sinnvoller, die Zusammenarbeit von vornherein als Sponsoring zu gestalten und deinen eigenen Arbeitseinsatz entsprechend einzubetten.

Die Vertragsgestaltung ist auch entscheidend, wenn du oder dein Unternehmen zwar kein Sponsoring übernehmen, steuerlich jedoch von einer Rückspende profitieren wollen.

Oder gibt es umgekehrt gute Gründe, die Pro-bono-Tätigkeit privat zu halten und strikt vom Beruflichen zu trennen? Vielleicht möchte deine Arbeitgeberin nicht mit dem gemeinnützigen Anliegen assoziiert werden. Womöglich verfolgt die Non-Profit eine Zielrichtung, die sich nur schwer mit einer neutralen beruflichen Selbstdarstellung verträgt. Es lohnt sich, solche Überlegungen vorher anzustellen.

Sorgt das Berufs- oder Standesrecht für Einschränkungen?

Auch das Berufsrecht oder Standesrecht kann Grenzen setzen – zum Beispiel, wenn du  Rechtsanwält*in oder Steuerberater*in bist oder als Ärzt*in oder in einem anderen Heilberuf arbeitest.

Grundsätzlich gilt: Das Standesrecht gilt auch für Pro-bono-Dienste. Der Verzicht auf ein (leistungsgerechtes) Honorar bedeutet keinen Verzicht auf die Standards, die für die anwaltliche, ärztliche, tierärztliche oder therapeutische Arbeit gelten. Die Haftung für Fehler ist bei einer kostenlosen Rechtsberatung oder medizinischen Behandlung nicht geringer als sonst.

Wenn bestimmte Beratungen oder Eingriffe nur mit ärztlicher oder Anwaltszulassung gestattet sind, dann gilt das auch im Pro-bono-Kontext. Deshalb dürfen Jura-Student*innen in sogenannten Law Clinics zwar Rechtsdienstleistungen unter Aufsicht von fertig ausgebildeten Jurist*innen erbringen. Ein von ihnen erstellter Schriftsatz muss jedoch von einer zugelassenen Anwält*in geprüft und unterzeichnet werden, um wirksam zu sein.

Für zugelassene Anwält*innen stellt sich ein anderes mögliches Problem. Für viele Leistungen schreibt das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz verbindliche Gebühren vor. Davon dürfen Anwält*innen nur "im Einzelfall" aufgrund von Bedürftigkeit und anderen besonderen Umständen abweichen (§ 49 Abs. 1 BRAO). Pro-bono-Arbeit muss diese Vorgaben einhalten. Im Anwaltblatt des DAV befasst sich ein ausführlicher Beitrag mit dieser Frage.

Ist die Haftung geklärt?

Eine der wichtigsten Praxisfragen betrifft die Haftung. Wer ist verantwortlich für Schäden, die bei deinem Pro-bono-Einsatz entstehen? Dabei kann es um die finanziellen Folgen einer Fehlberatung gehen, um einen Sachschaden, den du versehentlich verursachst, um einen Personenschaden z.B. bei ärztlicher Behandlung oder auch um Schadenersatzforderungen, weil es bei deinem Einsatz zu einem Datenschutzverstoß kam.

Selbst wenn die Non-Profit eine Haftungsfreistellung einräumt, kann diese daran scheitern, dass sie im Ernstfall die finanziellen Folgen nicht tragen kann. Vor allem lässt sich die Haftung in vielen Fällen nicht wirklich weiterreichen. Ärzt*innen können die Haftung für Behandlungsfehler, Steuerberater*innen und Anwält*innen die für Fehlberatung nicht auf eine Non-Profit übertragen, für die sie pro bono tätig sind.

Das Gleiche gilt zum Beispiel für Datenschutzverstöße, die du bei der Pro-bono-Arbeit verschuldest, und für alle grob fahrlässig verursachten Schäden. Die Betroffenen können sich danach mit Schadenersatzforderungen direkt an dich wenden, auch wenn die Tätigkeit, Beratung oder Behandlung kostenlos erfolgt ist.

Versicherungen

Im Zusammenhang mit der Haftung wird die Frage nach Versicherungsschutz relevant. Wenn du eine Berufshaftpflichtversicherung hast, ist zu prüfen, ob die Police auch Pro-bono-Aktivitäten abdeckt. Entsprechendes gilt für eine berufliche Rechtsschutzversicherung und gegebenenfalls für eine Betriebshaftpflicht-Police.

Das ist besonders relevant, wenn du angestellt bist und deine Arbeitgeberin für den Versicherungsschutz sorgt. Erfolgt deine Pro-bono-Arbeit als Privatperson, dann besteht wohl kein Versicherungsschutz. Das solltest du klären.

Steuerrecht

Ein mögliches steuerliches Problem liegt vor, wenn eine Rückspende vorgenommen werden soll. Dabei wird wie oben beschrieben die Vergütung an die Non-Profit zurückgespendet und der Betrag stattdessen steuerlich geltend gemacht. Das Finanzamt stellt strikte Anforderungen an solche Rückspenden.

Außerdem können steuerliche Probleme entstehen, wenn eine Pro-bono-Tätigkeit nicht klar von Sponsoring abgegrenzt wird. Ausgaben und Aufwand, die beim Sponsoring entstehen, kann das Sponsor-Unternehmen als Betriebsausgaben absetzen. Das ist bei Pro-bono-Engagement nicht der Fall. Unter Umständen ist es sogar möglich, dass der Pro-bono-Einsatz von Betriebsmitteln – etwa einem Firmenfahrzeug – vom Finanzamt als Privatentnahme eingeordnet wird, auf die Umsatzsteuer bezahlt werden muss.

Sind die Rechte und Pflichten zwischen Dir und der Non-Profit geklärt?

Bevor die Zusammenarbeit startet, sollten die gegenseitigen Erwartungen, Ziele, Rechte und Pflichten geklärt werden. Das gilt für ein Pro-bono-Projekt nicht weniger als für bezahlte Aufträge, Projekte oder Mandate.

Welche Details zu klären sind, hängt natürlich von der Art der Arbeit und dem Umfang deiner Tätigkeit ab. Ablauf, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sollten jedoch genau so sorgfältig festgelegt werden, wie wenn für die Arbeit eine Bezahlung fließen würde.

Außerdem sollte Klarheit darüber bestehen, wie und mit welchem Vorlauf die Zusammenarbeit wieder beendet werden kann und welche Verpflichtungen du möglicherweise langfristig übernimmst.

Passt das Vertragsrecht?

Es zahlt sich aus, wenn die Absprachen und Vereinbarungen zur Pro-bono-Zusammenarbeit schriftlich festgehalten werden. Ob dafür ein einfaches Protokoll genügt, ob ein Projektplan sinnvoller ist oder ob ihr einen schriftlicher Vertrag schließen solltet, hängt vom Umfang, von der Art der Aufgabe und vom Risiko für die Beteiligten ab.

Wenn du im sonstigen Berufsleben Vertragsmuster oder Allgemeine Geschäftsbedingungen nutzt, dann passen viele Klauseln vielleicht nicht für den Pro-bono-Fall. Es handelt sich ja um keine kommerzielle Dienstleistung. Die Non-Profit ist im Regelfall weder eine Verbraucherin im Sinne des Verbraucherschutzrechts noch ein Unternehmenskunde im Sinne des gewerblichen Vertrags- und Schuldrechts.

Arbeit fürs Gemeinwohl ist sinnvoll – aber die Form muss zum Bedarf passen

Es ist eine hervorragende Sache, wenn du deine Qualifikation und dein spezialisiertes Wissen für das Wohlergehen aller einsetzt und damit Non-Profits hilfst, die sich solche Dienstleistungen sonst nicht leisten könnten. Von solchen Aktivitäten profitierst du auch selbst. Das Gefühl, etwas wirklich Sinnvolles zu tun, ist unbezahlbar.

Vergiss trotzdem nicht, dir über die formelle Seite der Zusammenarbeit Gedanken machen, bevor du aktiv wirst. Damit stellst du sicher, dass dein Engagement tatsächlich etwas ändert, statt später für Frust zu sorgen.

Autor: Simon Hengel

Anmeldung deaktiviert

Weil du die Cookies auf dieser Seite deaktiviert hast, können wir dir die Anmeldung zum Newsletter leider nicht anzeigen. Erlaube alle Cookies, um dich anzumelden. Informationen und Widerspruchsoptionen findest du unter »Einsatz von Cookies« in der Datenschutzerklärung.