Praxistipp

Projektstart & Gespräche mit Förder*innen: So gelingt das Auftakt-Meeting

Damit Meetings nicht in ein großes Blabla ausarten, brauchen sie Struktur | Unsplash, Sigmund

Beim Auftaktgespräch mit Projektteams oder Förder*innen kommt es auf klare Struktur an. Wir haben Ideen.

Sinn und Zweck eines Auftaktmeetings ist es, gemeinsam in die Zusammenarbeit bzw. das gemeinsame Projekt zu starten. Dabei geht es weniger um Details oder den Zuschnitt einzelner Arbeitspakete, sondern zunächst ums große Ganze. Dieser gesamthafte Fokus sollte sich sowohl in der Planung als auch während des Meetings selbst widerspiegeln.

Meeting vorbereiten ... als Gastgeber*in bzw. Projektleitung

  • Gibt es eine konkrete, nach Themen priorisierte Agenda?
  • Welche Funktion hat jeder einzelne Tagesordnungspunkt? Geht es um Informationsaustausch, Entscheidungen, Problemlösung etc.?
  • Sind Projektziele, Etappen und gewünschte Ergebnisse klar benannt?
  • Was muss wie lange und in welcher Tiefe erörtert werden? Welche Zeitslots gibt es und lassen sich schon im Vorfeld Gesprächsziele für die einzelnen Agendapunkte benennen?
  • Sind (Puffer-) Zeiten hinterlegt?
  • Wessen Teilnahme ist unabdingbar?
  • Müssen externe Dritte – Stakeholder, Zuliefer*innen, Berater*innen – hinzugezogen werden? Im Zweifel: Meeting in mehrere Teilsitzungen mit unterschiedlicher Besetzung splitten!
  • Ist der Sitzungstermin mit allen Teilnehmer*innen abgestimmt?
  • Wurde die Einladung samt Tagesordnung und Unterlagen rechtzeitig, aber nicht zu früh, versandt?
  • Ist sichergestellt, dass alle auf Grundlage derselben Informationen miteinander sprechen? 
  • Sind Verantwortlichkeiten geklärt? Wer erfüllt welche Funktion?
  • Gibt es einen Raum und stehen Getränke etc. bereit? Oder umgekehrt: Habe ich für maximale Ungemütlichkeit gesorgt, um die Sitzung zu beschleunigen?
  • Welche Infrastruktur ist erforderlich? (Technik, Moderationskoffer, etc.)

Meeting vorbereiten ... als Teilnehmer*in

  • Ist meine Teilnahme unbedingt nötig? Falls ja: Ist die Tagesordnung aussagekräftig? Falls nein: Wie überzeuge ich den Gastgebenden, dass meine Teilnahme unwichtig ist?
  • Weiß ich genau, welche Ziele einzelne Besprechungspunkte und das Treffen insgesamt haben?
  • Was trage ich zum Gelingen bei?
  • Bin ich inhaltlich und organisatorisch gut vorbereitet?
  • Habe ich alle Unterlagen, Protokolle etc. gelesen?
  • Was will ich erreichen, welche Ziele verfolge ich?
  • Welche Fragen könnten sich an mich ergeben? Auf welche Fragen sollte ich Antworten haben?
  • Was kann ich leisten, wozu bin ich bereit?

Während des Meetings ... als Gastgeber*in bzw. Projektleitung

  • allgemeine Aufgaben: behält die Übersicht, koordiniert und gleicht aus
  • achtet auf die Uhr, einen pünktlichen Beginn, Pausenzeiten und das Ende des Meetings (bzw. benennt einen Timekeeper)
  • begrüßt, stellt Agenda vor, erläutert Sinn & Zweck des Meetings
  • leitet die Vorstellungsrunde (jeder Teilnehmende sagt 2-3 Sätze über sich)
  • benennt Protokollverantwortliche*n 
  • moderiert; notiert Wortmeldungen; bremst Plaudertaschen und bezieht Schweigsame mit ein
  • fasst zusammen, fragt gezielt nach, formuliert Entscheidungsalternativen
  • achtet darauf, dass sich alle an die Regeln halten, z.B. Pünktlichkeit, Aufmerksamkeit, keine persönlichen Angriffe etc.
  • unterbindet Ich-meinte-du-meintest-Diskussionen, achtet auf kurze Statements, bezieht das gesamte Plenum mit ein (abwechselnd: Uhrzeigersinn/entgegen Uhrzeigersinn, Mann/Frau, alphabetisch etc.)
  • behält Diskussionsziele im Blick, filtert sachfremde Beiträge & Konflikte aus, moderiert Beschlüsse/ benennt den Dissens/ regt Verfahren zur Einigung an

Meeting vorbereiten ... als Teilnehmer*in

  • Bin ich bei der Sache? Ist das auch meine Tagesordnung oder möchte ich an der Tagesordnung etwas ändern?
  • Welche Aufgabe habe ich im Projekt? Was trage ich bei, damit die Besprechungsziele erreicht werden?
  • Welche Ziele verfolge ich selbst? – Wie muss ich mich verhalten, um diese Ziele zu erreichen? (Zuspitzen, erläutern, werben, ruhig verhalten …)
  • Bin ich verbindlich, beziehe mich auf andere, formuliere Negatives konstruktiv und vermeide Angriffe?
  • Formuliere ich präzise? Begründe ich meine Meinung hinreichend?

    Plaudertaschen: Bringt das, was ich gleich sagen möchte, die Debatte entscheidend voran?
    Schweigsame: Kann ich jemandem beipflichten bzw. eine andere Perspektive einbringen?
  • Trage ich getroffene Entscheidungen mit und werde sie aktiv umsetzen? Was brauche ich dafür?
  • Ergeben sich Aufgaben für mich?

Abschluss des Meetings

  • Klären, wie künftig weiter kommuniziert wird: Gibt es Status-Meetings vor Ort, am Telefon, Online? Wie oft? Wer nimmt teil? Wann? Wer ist wann wie für was zuständig?
  • Klären, in welchem Rhythmus der Projektplan angepasst werden soll: Wer trägt die Verantwortung, für das Gesamtprojekt als auch für einzelne Meilensteine?
  • Wer darf wichtige Meilensteine oder Deadlines verschieben?
  • Wer berichtet an wen?
  • Welche Dokumente braucht es und wer kümmert sich um die Ablage?
  • Welche Bottlenecks tun sich auf, welche Probleme und Risiken sollten alle auf dem Schirm haben?

Nachbereitung

  • Protokoll erstellen und an die Teilnehmenden versenden
  • Wiedervorlage pflegen sowie offene Fragen sammeln

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