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Nichts riskieren: Rückforderungen von Fördermitteln vermeiden

Rückforderungen von Fördermitteln können den Fortbestand von Non-Profits bedrohen | Unsplash, Kelly Sikkema

Beim Verplanen von Fördergeldern ist es ratsam, frühzeitig den späteren Verwendungsnachweis mitzudenken. Denn stimmen die Verwendungsnachweise nicht mit den vertraglichen Absprachen überein, können Förder*innen ihr Geld zurückfordern.

Förder*innen behalten sich typischerweise vor, Gelder zurückzuverlangen, deren Verwendung nicht ordnungsgemäß war. Aber auch ein fehlender Verwendungsnachweis oder eine lückenhafte Abrechnung zur ordnungsgemäßen Verwendung der Fördermittel können schon zu Rückforderungen führen.

Solche Rückforderungen erreichen bei größeren Projekten schnell eine Summe, die den Fortbestand einer Organisation gefährden kann – und die den Vorstand in ein persönliches Haftungsrisiko bringt.

Dem könnt ihr frühzeitig entgegenwirken, indem ihr bereits bei der Planung und Verteilung von Aufgaben eine zuverlässige Person mit der Dokumentation des Projekts für den Verwendungsnachweis beauftragt.

Der Verwendungsnachweis: unerlässlich für Förder*innen

Ein Verwendungsnachweis besteht in der Regel aus einem schriftlichen Sachbericht und einem zahlenmäßigen Kostennachweis. Für gemeinnützige Fördermittelgeber*innen – beispielsweise Stiftungen – hat das Dokument eine zentrale Bedeutung: Sie müssen die Vergabe ihrer Gelder gegenüber dem Finanzamt klar dokumentiert darlegen, um ihre Gemeinnützigkeit zu behalten.

Wichtigste Quellen für den Verwendungsnachweis sind der Förderantrag und der Bewilligungsbescheid. Letzterer enthält meist den Termin, zu dem der Verwendungsnachweis dem Fördermittelgeber vorliegen muss.

Tipp: Manche Förder*innen, wie zum Beispiel die Aktion Mensch, bieten auf ihrer Homepage Vorlagen zur Erstellung des Verwendungsnachweis an. Diese solltet ihr unbedingt verwenden!

Das gehört in den Sachbericht

Gibt die Förder*in keine Richtlinien vor, sind außerdem ein dem Projektumfang angemessener Sachbericht und eine Übersicht mit allen Ein- und Ausgaben zu erstellen.

Bei beiden Dokumenten kommt es auf Präzision und Vollständigkeit an. Schlampige Berichte säen Misstrauen – das Projekt wird dann bis in die tiefsten Tiefen geprüft. Unter Umständen wird dann ein zweiter Antrag auf Fördermittel sogar abgelehnt.

Folgende Informationen sollte der Sachbericht enthalten:

  • In welchem Umfang wurde die Zielgruppe erreicht?
  • In welchem Umfang wurde die Ziele erreicht?
  • Beschreibung der Projektaktivitäten
  • Schwierigkeiten während des Projekts
  • Änderungen zum Projekt im Antrag
  • Öffentlichkeitsarbeit und Feedback
  • Vorausschau, wie es mit dem Projekt weitergeht
  • Stichwort Teilhabe: Anteil Frauen/Männer bzw. Menschen mit Handicap
  • Evaluation und Abschlussbericht
  • Anlagen, z.B. Presseberichte oder für das Projekt erstellte Materialien

Wichtig: Nicht alle dieser Fragen sind für jedes Projekt relevant. Auch eine Auswahl kann für den Sachbericht ausreichend sein.

Die Einnahmen-Ausgaben-Übersicht

Der zahlenmäßige Nachweis wird auf Basis des Kosten- und Finanzierungsplans erstellt. Darin sind die Kosten enthalten, die als Fördergelder bewilligt wurden. Es ist sinnvoll, wirklich auch nur diese Kosten aufzuführen, um keine Verwirrung zu stiften.

Bei der Erstellung solltet ihr unbedingt auf den Bewilligungszeitraum achten: Kosten, die vor dem Bewilligungszeitraum liegen, dürfen nicht angegeben werden. Somit sind nur Belege zulässig, die innerhalb des Bewilligungszeitraums eingegangen und bezahlt wurden.

Folgende Fragen sollten in der Einnahmen-Ausgaben-Übersicht beantwortet werden:

  • Sind die Kosten wie geplant entstanden?
  • Wurden die abgerufenen Mittel zeitnah ausgegeben?
  • Wurden die abgerufenen Mittel komplett ausgegeben?
  • Wurden die geforderten Eigenmittel voll eingesetzt?

So sieht eine Belegliste aus

Alle Belege, auch Barquittungen, müssen fünf Jahre aufbewahrt werden und folgende Informationen enthalten:

  • Zahlungsempfänger*in
  • Zahlungsgrund
  • Zahldatum
  • Zuordnung zum Projekt
  • Zahlungsbetrag
Muster einer Belegliste
Muster einer Belegliste

Tipps zum Ausfüllen der Belegliste:

  • Belege chronologisch nach Zahldatum sortieren und nummerieren
  • Belege mit der jeweiligen Belegnummer chronologisch eintragen
  • Beim Grund für die prüfende Person nachvollziehbar machen, für welchen Projektteil die Ausgabe getätigt wurde
  • Wünscht der/die Fördernde die Eintragung gemäß ursprünglichem Kostenplan, beispielsweise Personalkosten, werden diese chronologisch sortiert und nach Kostenart eingetragen

Wenn die Kosten höher ausfallen als gedacht

Trotz guter Planung im Vorfeld können im Projektverlauf Kosten entstehen, die nicht beantragt und somit auch nicht bewilligt wurden. Tauchen diese neuen Kosten im Verwendungsnachweis auf, werden sie wahrscheinlich nicht anerkannt. In einer solchen Situation ist es ratsam, sich vor der Anschaffung mit dem oder der Fördernden in Verbindung zu setzen und anzufragen, ob der Finanzierungsplan geändert werden kann.

Eine Erhöhung der Fördersumme ist zwar kaum zu erwarten – aber zumindest können die unvorhergesehenen Kosten in den Verwendungsnachweis eingetragen werden. Sollte eine andere Position aus dem Kostenplan am Ende günstiger gewesen sein als ursprünglich angenommen, können die neu entstandenen Kosten damit gedeckt werden.


Sind zum Projektende noch Mittel übrig, kann sich ein persönliches Gespräch lohnen.


Tipp: Ihr habt es versäumt, eure*n Förder*in zu informieren, bevor die bewilligten Mittel aufgebraucht wurden? Dann ist es besser, die neuen Kosten nicht in den Verwendungsnachweis aufzunehmen und sie stattdessen selbst zu tragen.

Sind zum Projektende noch Mittel übrig, kann es sich lohnen, dem/der Geldgeber*in im persönlichen Gespräch darzulegen, warum die übrigen Mittel für die neu entstandenen Kosten aufgewendet werden sollten.

Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben

Mit dem Befüllen der Belegliste ist ein Teil des zahlenmäßigen Kostennachweises erledigt. Nun erfolgt die Gegenüberstellung der für das Projekt eingesammelten und den dafür ausgegebenen Mitteln.

Alle Einnahmen – wie Eigenmittel, Fördermittel (auch die von anderen Fördermittelgeber*innen), Spenden, Darlehen etc. – werden addiert und den Ausgaben gegenübergestellt, um die tatsächlichen Projektkosten zu ermitteln. Häufig weichen die tatsächlichen Kosten von den kalkulierten bzw. beantragten Kosten ab. In der Abrechnung müssen Einnahmen und Ausgaben jedoch gleich sein.

Ausgaben waren höher
Ist die Summe am Ende der Belegliste höher als die bewilligten Mittel, können zum Beispiel die Eigenmittel erhöht werden, damit der Betrag am Ende stimmt.

Ausgaben waren geringer
Fallen die Kosten am Ende geringer aus als veranschlagt, ist es wichtig zu wissen, ob für die Fördermittelvergabe eine Fehlbedarfsfinanzierung oder eine Anteilsfinanzierung vereinbart wurde.

Fehlbedarfs- und Anteilsfinanzierung

Bei vereinbarter Fehlbedarfsfinanzierung reduziert sich der Förderzuschuss um den Betrag, der weniger ausgegeben wurde. Die Eigenmittel bleiben bestehen, dürfen also nicht gesenkt werden.

Das liegt in der Natur der Fehlbedarfsfinanzierung: Der Verein gibt bei der Antragsstellung an, eine bestimmte Summe in ein Projekt investieren zu wollen und bittet um Förderung des Anteils, der zur Umsetzung fehlt. Somit wird auch nur der Förderbetrag ausgezahlt, der zur gesamten Finanzierung gefehlt hat.

Liegt der Förderung eine Anteilsfinanzierung mit fester Quote zugrunde – zum Beispiel 70% Eigenmittel und 30% Förderung – reduzieren sich Zuschussbetrag und Eigenmittel genau nach dieser Quote, damit die Beträge am Ende wieder stimmen.

Formalia

Wichtig ist auch zu wissen: Manche Fördermittelgeber*innen verlangen, dass der Verwendungsnachweis unterschrieben wird. Wer dafür zeichnungsberechtig ist, kann der Satzung entnommen werden.

Bevor ihr alle für den Verwendungsnachweis relevanten Dokumente wie Sachbericht, Belegliste, Belege und Gegenüberstellung der Einnahmen-Ausgaben samt Anschreiben abschickt, solltet ihr Kopien für eure eigenen Unterlagen machen.

Mit freundlicher Genehmigung des  Benedetto Magazin

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