Praxistipp

Schlechte Nachrichten überbringen: För­de­r*innen, Projektpartnern oder dem Team reinen Wein einschenken

Ein "Weiter so!" ist häufig die Begleitmusik der Katastrophe. | Foto: Hello I'm Nik on Unsplash

Wenn sich Bad News nicht ver­mei­den las­sen, sollten diese in ange­mes­se­ner Wei­se kom­mu­ni­zie­rt werden. Tipps aus der Alltagspraxis

Schlech­te Botschaften über­brin­gen

Am Anfang steht ein Trumpf: Du hast einen Infor­ma­ti­ons­vor­sprung. Du weißt etwas, dass dein Gegen­über (noch) nicht weiß. Die­sen Vor­teil solltest du nutzen, etwa in dem du die Schlechte-Nachrichten-Überbringe-Situation aktiv gestaltest, anstatt passiv zu reagieren. 

Eine solche Situation aktiv zu gestalten – sie zu lenken – heißt, dass du die Fragen und Vorwürfe antizipierst, die dich in dieser oder ähnlicher Form erwarten, und dich entsprechend vorbereitest:   

  • Wie konn­te es denn zu dieser Situation kommen? 
  • War­um ausgerechnet jetzt? War das denn nicht schon frü­her abseh­bar? 
  • Wie geht es weiter? Was pas­siert jetzt? Welche Auswirkungen hat das? Welche Konsequenzen für wen?

Anzunehmen ist, dass dieses Gespräch in einer eher unentspannten Atmo­sphä­re statt­fin­det. Empfehlenswert ist es daher, die­se Situation nicht zusätz­lich zu befeuern, indem du auf nahe­lie­gen­de Fragen keine Antworten geben kannst oder wichtige Infor­ma­tio­nen zum IST-Zustand erst umständlich zusam­men­su­chen musst.

Viel­mehr lohnt es sich, wenn du vorab alle Infos eingeholt und rele­van­te Daten griff­be­reit hast. Es versteht sich von selbst, dass sämtliche Informationen und Daten ver­ständ­lich aufbereitet sind, verständlich vor allem für dein Gegen­über, das sehr wahrscheinlich weit weni­ger tief in der Mate­rie drin­steckt als du. 

Du solltest nicht der Versuchung erlie­gen, schlech­te Nach­rich­ten sofort mit guten Botschaften ein bisschen weniger schlimm machen zu wollen. Dein Gegen­über ist nicht dumm, und du ris­kie­rst, dass deine vielleicht zu positiv konnotierten Lösungs­ideen von der anhaltenden schlechten Laune der Gesprächspartnerin über­lagert wer­den. Daher: Über­brin­ge deine Bot­schaft kurz und prä­zi­se. Schildere das Pro­blem chro­no­lo­gisch, benenne Ursa­chen und Konsequenzen, ohne dich in weitschweifigen Details zu ver­lie­ren.

Gegenüber Förder*innen oder Projektpartner*innen kann im Vor­feld auch das erneu­te Stu­di­um der Vereinbarungen lohnen: 

  • Wel­che Ziele, Inhalte, Fristen, Kosten etc. waren verabredet und dokumentiert? 
  • Dro­hen Ver­trags­stra­fen, Fördermittelrückzahlungen etc.?
  • Erge­ben sich Fol­ge­pro­ble­me für dich, die Organisation, das Projekt?
  • Welche Auswirkungen haben die schlechten Nachrichten auf dein Gegenüber? Gerät dieser unverschuldet in einen Schlamassel? Drohen Verzögerungen, weil dein Gegenüber womöglich nun ebenfalls schlechte Nachrichten an eine dritte Partei überbringen muss?

Ver­ant­wor­tung übernehmen bedeutet in diesem Fall, nicht nur die Ursachen, sondern auch alle (!) Konseuquenzen zu betrachten, auch solche, die nicht nur einen selbst betreffen. Verantwortung übernehmen heißt übri­gens auch, dass du mitt­le­re Schwierigkeiten von richtigen Kata­stro­phen unter­schei­den kannst und weißt, in welchen Fällen die För­der- und Projektpartner*innen eingebunden werden sollten und wann nicht.

War­um und wieso gibt es Verzögerungen? 

Der bri­san­te Teil einer Ankündigung, dass ein Projekt schleppend läuft und Termine gerissen werden, ist meistens weni­ger die Ver­zö­ge­rung an sich, son­dern der Umstand, dass solche Dinge erst viel zu spät im Nach­hin­ein kom­mu­ni­ziert werden (weil du insgeheim die ganze hof­fst, alles würde sich doch noch im Guten fügen, was in 100% aller Fälle ein Trugschluss ist).

Daher: Sobald du absehen kannst, dass sich Fris­ten nicht halten las­sen, Budgets gerissen oder Zie­le ver­fehlt wer­den, soll­test du das an­kün­digen. Natürlich kann so eine Ankündigung, je nach Tragweite, bereits einen kommunikativen Spagat erfordern. Aber wenn alle Betei­lig­ten früh­zei­tig infor­miert sind, lässt sich das Projekt noch korrigieren – und du ermöglichst deinem Gegenüber, sich ggf. selbst einbringen zu können, und sei es nur durch seine Zustimmung zum "Weiter so!".

Wie viel kostet es denn mehr?

Kein Drumherumreden, bitte. Gefragt ist eine Sum­me, maximal konkret, die sich aus nach­voll­zieh­ba­ren Ein­zel­pos­ten zusam­men­setzt. Kurz, prä­zi­se, schnörkellos.

Und war­um kostet es mehr, wo sind denn die Ressourcen hin?

Auch hier: Sei so konkret wie möglich. Erläutere schlüs­sig, war­um die IST-Situation nun eine andere ist als ursprüng­li­ch gedacht: Du muss­test ein Ziel neu planen, jemand musste neu einstellt werden, jemand wurde unerwartet krank, Dinge sind plötzlich teurer als gedacht, die Kommunikation eines Angebots erfordert mehr Aufwand etc.

Aber: Vermeide es, die Schuld bei anderen zu suchen. Beschö­ni­ge nichts, blei­be ehrlich und stiehl dich nicht aus der Verantwortung.

Solltest du die Kom­ple­xi­tät eines Pro­jekts unter­schätzt haben, erkläre schlüssig, war­um das Ausmaß der Kom­ple­xi­tät nicht schon vorher deutlich war. Soll­te sich dabei herausstellen, dass es dir oder deiner Orga­ni­sa­ti­on schlicht an bestimm­ten Kom­pe­ten­zen man­gelt, und die Verzögerung darauf zurückzuführen ist, bitte dein Gegenüber um Unter­stüt­zung oder Netz­werk­hil­fe. 

War das nicht alles längst absehbar?

Ja nun. Wenn die Ziel­grup­pe nicht im erhofften Ausmaß erreicht wird, die Kon­kur­renz zu groß ist oder die Planung zu optimistisch angelegt wurde, sind das zwar unschöne Fehler, aber keine, die ausschließlich du zu verschulden hast. Auch die beste Bedarfs- und Umfeld­ana­ly­se fußt auf Unwägbarkeiten und birgt Risi­ken. Erklä­re am besten, in welchem Aspekt das konkrete Pro­blem besteht, war­um du das Risi­ko XY sei­ner­zeit ausgeschlossen hast und wie du all das künftig zu lösen gedenkst. Sofern es etwa an unschar­fen Zie­len lag, könn­te eine Lösung darin bestehen, die Pro­jekt­ziel­e zu schärfen.

Zentral ist es, dass nicht nur über Probleme, sondern auch über Lösungen gesprochen wird. "Ich habe Ziel XY bis­lang nicht erreicht – mithilfe der Maß­nah­men A, B und C wird sich das ändern."

Das Pro­jekt geriet aus dem Blick?

Pas­siert häufig, und vor allem bei umfang­rei­chen oder lang laufenden Pro­jek­ten; Projekten mit vielen Betei­lig­ten oder welchen, die irgendwie wichtig sind, aber nie so wichtig, dass sie oberste Prio besitzen.

Erliege daher gar nicht erst der Ver­su­chung, andere in die Pflicht zu nehmen. Erstelle einen neu­en Zeit­plan, und zwar einen, der die bisherigen nega­ti­ven Lear­nings konstruktiv ein­be­zieht und einen lösungsorientierten Aus­blick mit maximaler Verbindlichkeit bietet.

Gibt es Alternativen?

Nichts ist alternativlos. Es gibt immer eine Alter­na­ti­ve, auch wenn diese meist mit zeit­lichen und finan­zi­ellen Mehraufwänden verknüpft ist. Wenn dein Gegenüber dich fragt, welche Optionen zwischen "Pro­jekt ein­stamp­fen" und ​"Pro­jekt dau­ert län­ger bzw. wird teu­rer" es gibt, soll­test du eine parat Antwort haben, wel­che 2-3 realistischen Möglichkeiten es gibt und welche Mehr­auf­wän­de sich dar­aus jeweils speisen. 

Führt die Alter­na­ti­ve zu einer längeren Projektdauer, kannst du überlegen, an wel­chen Stel­len sich Ressourcen wiedergutmachen lassen – so wird deutlich, dass du aktiv nach Ein­spar­po­ten­zia­len suchst und nicht nur nach mehr Zeit verlangst. 

Nachricht über­brin­gen 

Das Min­des­te, dass dein Gegen­über erwar­ten darf: dass du ihn persönlich informierst, und zwar direkt. E‑Mails oder gar Whatsapps stellen eine Ein­bahn­kom­mu­ni­ka­ti­on dar und sind völlig ungeeignet. Dein Gegenüber kann nicht unmit­tel­bar reagieren und fühlt sich gegebebenfalls schon des­we­gen verschaukelt.

Bad News soll­ten zum Gesprächs­ein­stieg ange­kün­digt wer­den, dann kann sich dein Gegen­über eher wapp­nen. Wie sehr sich dein Gegenüber wappnen muss und wie lange das dauert, kannst du erahnen, wenn du dich in seine Lage versetzt: Wie würdest du anstelle deines Gegenüber auf diese schlechte Nachricht reagieren? 

Manche Gegenüber sind geübt im Verdauen schlechter Nachrichten. Solche Profis werden rasch mit dir gemein­sa­m über Lösun­gen nach­den­ken wollen. Wahr­schein­li­cher aber ist es, dass dein Gegen­über erst­mal die Schuldfrage klären möchte. Wenn du das Problem verursacht hast, stehe dazu, das kürzt den negativen Teil ab – und ihr könnt schneller in die Lösungs­findung ein­stei­gen.

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