Steuerrecht für Non-Profits: Was gilt bei kostenpflichtigen Seminaren?

Veranstaltet eure Non-Profit regelmäßig kostenpflichtige Seminare, Schulungen, Vorträge oder Kurse? Bei vielen eingetragenen Vereinen und anderen gemeinnützigen Organisationen gehören solche Veranstaltungen für zahlende Teilnehmer*innen zum regelmäßigen Programm. Aus steuerlicher Sicht sind sie allerdings etwas komplex.

In manchen Fällen sind die Einnahmen aus den Teilnahmegebühren für Seminare oder Vorträge umsatzsteuerfrei, in anderen gilt der ermäßigt Umsatzsteuersatz, und manchmal der volle. Auch Gewerbesteuer und Körperschaftssteuer – quasi die Einkommensteuer für Vereine und andere juristische Personen – können anfallen, oft aber auch nicht. Ganz allgemein kann man zur Besteuerung kostenpflichtiger Lehr- und Info-Veranstaltungen von Non-Profits also leider nur sagen: Es kommt darauf an.

Wann sind die Einnahmen aus Seminaren, Vorträgen und Kursen umsatzsteuerfrei?

Ob eure Non-Profit auf die Teilnahmegebühren für ein Seminar zusätzlich 7 oder sogar 19 Prozent Umsatzsteuer (= “Mehrwertsteuer”) aufschlagen muss, macht durchaus einen Unterschied. Wenn die Teilnahme 23,80 Euro statt 20 Euro kostet, könnte das manche Interessent*innen abschrecken. Umso besser, wenn eine Umsatzsteuerbefreiung gilt. Leider ist das nur in bestimmten Fällen so – und die Rechtslage im Einzelfall eher unübersichtlich.

Sie ergibt sich aus dem Umsatzsteuergesetz (§ 4 Nr. 22 Buchst. a UstG): Wenn Non-Profits, das heißt anerkannte gemeinnützige Organisationen, “Vorträge, Kurse und anderen Veranstaltungen wissenschaftlicher oder belehrender Art” veranstalten und dafür Teilnahmegebühren oder Eintritt nehmen, ist das umsatzsteuerfrei, “wenn die Einnahmen überwiegend zur Deckung der Kosten verwendet werden”.

Bedingung 1: “Wissenschaftlich und belehrend”

Eine genauere Festlegung, wann Seminare, Kurse oder Bildungsveranstaltungen von “wissenschaftlicher und belehrender Art” sind, hat der Bundesfinanzhof geliefert. Für die Richter*innen erfasst dieses Merkmal nur Kurse, die “als Erziehung von Kindern und Jugendlichen, als Schul- oder Hochschulunterricht, als Ausbildung, Fortbildung oder berufliche Umschulung” eingeordnet werden können.

Geklagt hatte eine als e. V. organisierte Tanzwerkstatt. Sie veranstaltete Tanzkurse, die nicht auf Tanzsport ausgerichtet waren. Diese Kurse waren laut BFH nicht umsatzsteuerfrei, weil sie zur “Freizeitgestaltung” der Teilnehmer*innen dienten (BFH, 27. 4. 2006 – V R 53/04). Seine Sichtweise begründete der BFH mit EU-Recht, genauer mit der EU-Richtlinie zur Harmonisierung der Umsatzsteuern.

Gleichzeitig schließt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass kostenpflichtigen Sportunterricht ausdrücklich in die Umsatzsteuerfreiheit mit ein: Wenn Sportvereine gegen Teilnahmegebühren Reit-, Golf- und Segelkurse oder andere Sport-Lehrgänge anbieten, fällt keine Umsatzsteuer an. Das gilt selbst dann, wenn die Teilnehmer*innen keine Vereinsmitglieder sind, wenn keine Prüfungen abgenommen werden und kein verbindlicher Stoff- oder Lehrplan vorliegt (UStAE 4.22.1).

Bedingung 2: Einnahmen dienen überwiegend zur Kostendeckung

Die Umsatzsteuerbefreiung kostenpflichtiger Kurse, Seminare oder Vorträge setzt voraus, dass die Einnahmen “überwiegend” zu Kostendeckung genutzt werden. Die Finanzverwaltung interpretiert diese Vorschrift strikt mathematisch: Mindestens die Hälfte der aus Teilnahmegebühren generierten Einnahmen plus einem Cent müssen zur Kostendeckung genutzt werden. Umgekehrt darf die Non-Profit bis zu 49,99 Prozent der Einnahmen anderweitig verwenden.

Diesen Punkt sollte eure Non-Profit bei der Organisation von Seminaren im Auge behalten: Wenn Sponsoring oder Förderzuschüsse mehr als die Hälfte der Kosten decken, und die Teilnahmegebühren weniger, wird die Veranstaltung umsatzsteuerpflichtig! Das Gleiche gilt, wenn ihr die Teilnahmegebühren so hoch ansetzt, dass mehr als die Hälfte der Einnahmen übrigbleibt. Um bei Bedarf nachweisen zu können, dass es bei euch nicht so war, müsst ihr Belege und Aufzeichnungen über Kosten und Einnahmen aufbewahren. Sonst kann es später zu Steuernachforderungen kommen.

Weitere mögliche Argumente gegen die Umsatzsteuerfreiheit

• Ein weiterer Grund für das Finanzamt, eurem Seminar die Umsatzsteuerfreiheit zu verweigern, ist der Einsatz von Honorarkräften bzw. externen Dozent*innen, selbst wenn ansonsten die Voraussetzungen vorliegen. Auch dazu gibt es ein BFH-Urteil (BFH, 12. 5. 2005 – V B 146/03). 
• Dagegen macht es keinen Unterschied, ob das kostenpflichtige Seminar online oder offline stattfindet.
• Wenn ihr Kosten für Essen und/oder Übernachtung in die Seminargebühren mit eingerechnet habt, sind diese Kostenanteile nicht umsatzsteuerfrei.
• Manchmal kann es Sinn ergeben, dass ihr bewusst auf die Umsatzsteuerfreiheit verzichtet, den für die Teilnehmer*innen etwas höheren Preis zu akzeptiert und dafür die Möglichkeit bekommt, den Vorsteuerabzug zu nutzen. Angenommen, ihr müsst für das Seminar viel Material beschaffen oder eine hohe Saalmiete zahlen. Die Umsatzsteueranteile auf die an euch gestellten Rechnungen könnt ihr euch vom Finanzamt erstatten lassen. Das geht aber nur dann, wenn die Veranstaltung nicht umsatzsteuerbefreit war.

Die Rechtslage läuft, grob gesagt, zumindest bislang auf Folgendes hinaus:

Umsatzsteuerfrei sind Kurse, Seminare und Vorträge von Non-Profits dann, wenn sie erstens ein Erziehungs-, Bildungs- oder Ausbildungsziel im engeren Sinn haben. Steht der Spaßfaktor im Mittelpunkt, muss man damit rechnen, dass das Finanzamt Umsatzsteuer sehen möchte – außer, es handelt sich um Sport.

Zweitens müssen mehr als 50 Prozent der Einnahmen aus Teilnahmegebühren zur Deckung der Kosten der Veranstaltung dienen. Sponsoring oder die Finanzierung durch Fördermittel kann deshalb die Umsatzsteuerfreiheit verhindern.

Es gibt auch andere Umsatzsteuerbefreiungen für Veranstaltungen von Non-Profits

Je nachdem, was eure Non-Profit genau macht und was für ein Event ihr plant, kann eine andere Umsatzsteuerbefreiung greifen. Viele stehen im schon erwähnten § 4 UstG. So stellt § 4 Nr. 21 UstG den “Schul- und Bildungszweck dienenden Leistungen” privater Einrichtungen unter bestimmten Voraussetzungen umsatzsteuerfrei, gemäß § 4 Nr. 22 Buchst. b UstG können “kulturelle und sportliche Veranstaltungen” von Non-Profits umsatzsteuerfrei sein, und § 4 Nr. 23 sieht entsprechendes für viele Leistungen im Bereich der Erziehung und Betreuung von Kindern und Jugendlichen vor. Ein*e Steuerberater*in kann die Situation für euch klären.

Ansonsten gilt: Kommt keine der Steuerbefreiungen aus § 4 Umsatzsteuergesetz zum Einsatz, dann hängt es von eurem Satzungszweck und der Art der Veranstaltung ab, ob ihr Umsatzsteuer bezahlen müsst.

Und wenn keine der Umsatzsteuerbefreiungen aus § 4 UStG gilt?

Dann gilt für die Steuerpflicht der kostenpflichtigen Seminare oder Kurse das gleiche wie für andere Aktivitäten, mit denen Umsätze generiert werden: Euer satzungsmäßiger Zweck entscheidet, ob es sich um einen Zweckbetrieb oder einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb handelt. Für diese gelten jeweils unterschiedliche Steuervorschriften. Mehr zur Unterscheidung lest ihr im Beitrag Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb & Zweckbetrieb im Verein und anderen Non-Profits. Helfen kann euch auch die Checkliste wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Kostenpflichtige Seminare, Kurse und Vorträge als Zweckbetrieb

Wenn die Veranstaltung von kostenpflichtigen Seminaren, Kursen oder Vorträgen einen Zweckbetrieb darstellt, muss eure Non-Profit auf die Einnahmen keine Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer abführen. Für die Umsatzsteuer gilt der ermäßigte Satz von 7 Prozent, außer ihr nutzt die Kleinunternehmerregelung (siehe unten). Wenn nicht, könnt ihr im Gegenzug die von euch bezahlte Vorsteuer geltend machen.

Damit es sich um einen Zweckbetrieb handelt, muss eure Satzung Bildungsarbeit, die Weitergabe von Wissen oder ähnliches vorsehen, am besten in expliziter Form. Außerdem dürft ihr kommerziellen Seminar-Anbieter*innen nicht mehr als “unvermeidbar” Konkurrenz machen (§ 65 AO).

Zwei Anmerkungen:

• Wenn ihr den Teilnehmer*innen Essen und Getränke verkauft oder sie gegen Bezahlung beherbergt, ist das kein Zweckbetrieb. Diese Umsätze müsst ihr als Einnahmen aus einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb buchen.
• Auch Einnahmen aus aktivem Sponsoring eurer Veranstaltungen solltet ihr als Einnahmen aus wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb buchen. Findet die Veranstaltung allerdings im Rahmen eines Zweckbetriebs statt, gilt ein Steuerprivileg: Der Steuersatz beträgt pauschal 15 Prozent. Um aktives Sponsoring handelt es sich, wenn ihr aktiv auf die Sponsor*innen hinweist, Links zu deren Website einbaut, sie oben gut sichtbar und/oder mit Bild oder Logo auf Plakaten erwähnt etc.)

Lehrgänge oder Vorträge als wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Sind die kostenpflichtigen Veranstaltungen nicht von euren Satzungszwecken gedeckt, und erzielt eure Non-Profit damit Umsätze, dann stellen sie einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb dar.

• Bei der Umsatzsteuer gelten dann keine Besonderheiten mehr. Je nach Art der einzelnen Leistung fallen 19 Prozent oder 7 Prozent “Mehrwertsteuer” an. Im Gegenzug könnt ihr die gesamte Vorsteuer geltend machen, die euch im Rahmen der Organisation berechnet wird. 
• Bis zu einer Umsatzgrenze von 45.000 Euro und bis zu einem Gewinn-Freibetrag von 5.000 Euro (jeweils aus allen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben eurer Non-Profit!) sind eure Einnahmen von der Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer ausgenommen (§ 64 Abs. 3 AO). Beim Überschreiten der genannten Beträge wird euer wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb steuerpflichtig.

Seminar-Sponsoring als Einnahmen aus Vermögensverwaltung

In bestimmten Fällen können die Einnahmen aus mittelfristigem oder langfristigem Sponsoring eurer Seminare und Vorträge auch in den Bereich der “Vermögensverwaltung” fallen. Damit gilt wie im Zweckbetrieb nur der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent, und auf die Einnahmen müsst ihr weder Körperschaftsteuer noch Gewerbesteuer bezahlen.

Um Einnahmen aus Vermögensverwaltung handelt es sich, wenn eure Gegenleistung für den Sponsoring-Betrag nicht aus Hinweisen im Rahmen der laufenden Werbung besteht, sondern wenn ihr beispielsweise das Schulungszentrum eures Vereins nach dem entsprechenden Unternehmen benennt, oder wenn ihr ihm das Recht einräumt, dort langfristig Werbetafeln aufzuhängen.

Kleinunternehmerregelung

Falls die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze aus wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb, Zweckbetrieb und der Vermögensverwaltung im Vorjahr die 22.000-Euro-Grenze nicht überschritten haben und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht die 50.000-Euro-Grenze überschreiten (diese Beträge gelten brutto, d. h. einschließlich der jeweils darauf entfallenden Umsatzsteuer), gilt Folgendes:

Ihr könnt eure Non-Profit durch einen Antrag beim Finanzamt von der Umsatzsteuer befreien lassen (§ 19 UstG). In diesem Fall zahlt ihr generell keine Umsatzsteuer auf Teilnahmegebühren oder Seminar-Sponsoring mehr. Allerdings seid ihr nicht gezwungen, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Wenn ihr viele Eingangsrechnungen mit Umsatzsteuer habt und sich der Vorsteuerabzug für euch lohnt, könnt ihr auch ausdrücklich darauf verzichten. Die Entscheidung gilt dann allerdings für mindestens fünf Jahre.