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Digitale Tools & Co.: So spart ihr im Non-Profit-Alltag Geld

Mit kostenlosen oder für Non-Profits günstiger angebotenen digitalen Tools könnt ihr Geld sparen | Unsplash, Christian Dubovan

Marketing, IT-Hard- und Software, Buchhaltung – eine Non-Profit erfolgreich zu führen, kann finanziell ganz schön aufwendig sein. Wir zeigen euch Möglichkeiten, im Arbeitsalltag Geld zu sparen und gleichzeitig das Beste aus eurer Organisation herauszuholen.

Rund 3,7 Millionen Menschen sind in Deutschland in Non-Profits beschäftigt und erwirtschaften jährlich 4,1 Prozent vom heimischen Bruttoinlandsprodukt – so viel wie die deutsche Automobilbranche. Doch während diese mit Milliardenbudgets wirtschaften kann, verfügen Vereine und gemeinnützige Organisationen oft über sehr knappe Ressourcen und wenig finanzielle Mittel

Besonders bemerkbar macht sich das Manko bei der Digitalisierung. Helfen können hier kostenlose oder für Non-Profits günstiger angebotene digitale Tools. Auch in anderen Bereichen stehen Mittel und Wege zur Verfügung, kostengünstig und dennoch professionell zu agieren.

Open-Source-Softwares

Dabei handelt es sich um eine Softwarelösung, auf deren Quellcode alle Zugriff haben. Der Vorteil ist, dass ihr euch nicht von Entwickler*innen abhängig macht, sondern – zumindest theoretisch – die Software auf eure Bedürfnisse anpassen und Fehler beheben könnt. Nachteil: Da der wirtschaftliche Druck fehlt, verschwinden einige Lösungen schnell wieder vom Markt.

Der Bonus für Non-Profits liegt vor allem darin, dass die meisten Open-Source-Softwares kostenlos verfügbar sind. Außerdem stehen sie für einen ethisch bewussteren Umgang mit Technik. Um sie zu nutzen, müsst ihr nicht unbedingt selbst programmieren können oder eine*n Entwickler*in an eurer Seite haben. Folgende Programme könnt ihr ohne Fachkenntnisse oder eigenen Server nutzen:

  • Freie CRM-Software CiviCRM

Die Software CiviCRM wurde speziell für Non-Profit Organisationen geschaffen und wird von einer sehr lebhaften Community ständig weiterentwickelt. Die Gefahr, dass sie bald wieder verschwindet, ist daher eher gering. Mit CiviCRM könnt ihr alle relevanten Daten zu Kontakten, Spenden, Veranstaltungen oder Mitgliedschaften verwalten.

Die Software kann mit jedem Internetbrowser ohne zusätzliche Software von überall aus genutzt werden. Ihr könnt CiviCRM auch in eure Website integrieren und beispielsweise Online-Formulare mit der Datenbank verknüpfen, Online-Spenden und Veranstaltungsanmeldungen anbieten. Auch Zuwendungsbescheinigungen, der Einzug von SEPA-Lastschriften und das Einlesen von Kontoauszügen zur Zuordnung von Spenden und Beiträgen sind kein Problem. Es fallen keine Lizenzgebühren an.

  • Nuudel – nicht-speicherndes Termin- und Abstimmungstool

Doodle kennt jeder, aber was ist Nuudel? Dabei handelt es sich um die Open-Source-Alternative zum Termin- und Abstimmungstool, die der deutsche Verein Digital Courage e. V. betreibt und kostenlos anbietet. Das Tool läuft auf einem Server des Vereins und kann anonym genutzt werden, weil keinerlei Nutzer*innen-Tracking erfolgt. Gespeichert werden nur eingegebene Antworten, die IP-Adressen der Teilnehmer*innen hingegen werden nicht erfasst. Die Ergebnisse schickt Nuudel entweder an eine E-Mail-Adresse oder sie sind über die Administrationsseite der Umfrage abrufbar.

Kostenlose Business-Tools

Ohne Gebühren sind auch die folgenden Software-Angebote nutzbar:

  • Videokonferenzen und Chats mit Microsoft Teams

Normalerweise benötigt man für die Nutzung von Microsoft Teams eine kostenpflichtige Office 365-Lizenz, in der die Teams-Anwendung enthalten ist. Als Non-Profit könnt ihr euch aber auf dieser Website für einen Gratiszugang für dieses und andere Tools bewerben.

  • Newsletter-Versand mit CleverReach

Mit der deutschen App CleverReach könnt ihr Newsletter und E-Mails an bis zu 250 Personen kostenlos verschicken.

  • Projektmanagement mit Trello

Für Einzelpersonen und kleinere Organisationen ist auch das Projektmanagement-Tool Trello kostenlos. Ihr könnt darin beispielsweise einzelne Aufgaben, To-Do-Listen oder Redaktionspläne erstellen, Inhalte anderen Teammitgliedern zuweisen und Workflow-Prozesse planen.

  • Datenversand mit WeTransfer

Mit dem kostenlosen Tool WeTransfer könnt ihr Datenpakete wie Fotos oder Videos mit einer Größe bis zu zwei Gigabyte ohne Registrierung verschicken.

  • Lightful Social Platform

Speziell für Non-Profit und gemeinnützige Organisationen entwickelt hilft das Tool Lightful Social Platform, eure Social-Media-Posts auf Facebook, LinkedIn und Twitter besser zu planen, aufeinander abzustimmen und auszuwerten. Das spart Aufwand und bringt höheren Impact.

Rabatte auf Soft- und Hardware

Auch größere Konzerne bieten zum Teil Rabatte oder kostenlose Nutzung für gemeinnützige Organisationen an. So macht Google für Non-Profits verschiedene Tools kostenlos zugänglich: Die cloudbasierte G-Suite beispielsweise, über die ihr E-Mail-Adressen und Kalender nutzen und Dokumente sowie Videokonferenzen online bearbeiten könnt. In Google Drive kann ein Team zudem gemeinsam Dateien speichern, danach suchen und darauf zugreifen. Aber Achtung: Google für Non-Profits muss direkt bei Google auf dem in den FAQs beschriebenen Weg genutzt werden.

Rabatte für Social-Media- und Online-Werbekampagnen

  • Google-Anzeigen

Spannend ist auch das Ad-Grants-Programm von Google: Damit könnt ihr kostenlos Textanzeigen im Wert von 10.000 Dollar pro Monat in den Google-Suchergebnissen schalten und so eure Reichweite erhöhen, Spenden sammeln oder Freiwillige mobilisieren. Allerdings sind bestimmte Teilnahmeberechtigungen zu erfüllen. Beispielsweise braucht ihre als NPO eine "qualitativ hochwertige" Website.

  • Facebook-Spenden-App

Voraussetzungen sind auch zu erfüllen, um über Facebook oder Instagram Spenden zu sammeln: Ihr braucht dort ein Profil, das als Non-Profit kategorisiert ist und müsst euch damit für das Fundraising-Tool bewerben. War das erfolgreich, könnt ihr eine Kampagne anlegen und ein Konvertierungsziel stecken. Dabei ist es möglich, etwa frühere Spender*innen direkt anzusprechen. Auch in Sachen Reporting hat Facebook einiges zu bieten: Es kalkuliert die Anzahl der Spenden, den Konvertierungswert und die Rendite der Werbeinvestitionen für euch.

Remote Work und Homeoffice

Spätestens seit Covid-19 wissen wir, dass Homeoffice seine Tücken hat. In Sachen Kosten bietet es aber durchaus Vorteile. Ihr könnt damit auf Miete, Strom Heizung, Reinigung etc. verzichten und damit viel Geld sparen. Aber es gibt auch eine Zwischenlösung: Wenn ihr nur ein kleineres Büro oder einen Co-Working-Space mietet, in dem nicht jedes Teammitglied einen festen Arbeitsplatz hat, fallen die Kosten geringer aus.

Freelancer beschäftigen 

Nicht nur das Einsparen eines physischen Arbeitsplatzes reduziert Kosten. Ihr könnt auch bestimmte Tätigkeiten an Freelancer auslagern. Das spart Ressourcen und passt mitunter besser zu begrenzt geförderten Projektlaufzeiten als das Modell der Festanstellung.

Kostengünstig Mitarbeitende und Teams finden

Ob Vollzeitkraft, Freelancer oder ehrenamtliche Mitarbeitende: Das Netzwerk LinkedIn bietet für gemeinnützig Tätige einen 90-Prozent-Rabatt auf Stellenausschreibungen. Ein Angebot, das beispielsweise die Non-Profits Habitat for Humanity, UNICEF oder die American Heart Association in Anspruch nehmen.

Kurse und Austauschformate beim SKala CAMPUS

Beim SKala CAMPUS könnt ihr euch in interaktiven, praxisorientierten Selbstlernkursen kostenlos weiterbilden – auf eigene Faust oder gemeinsam mit Gleichgesinnten. Die Themenpalette erweitert sich kontinuierlich. Außerdem könnt ihr euch in unseren Austauschformaten zu Inhalten von Crowdfunding über Fördertipps bis hin zum leidigen Thema Geld mit Kolleg*innen und Expert*innen unterhalten und voneinander lernen.

Fazit: Es gibt diverse Möglichkeiten, als Non-Profit Geld zu sparen. Zwar kosten diese Ersparnisse zu Beginn etwas zeitlichen Aufwand. Doch habt ihr die für euch passenden Werkzeuge und Hilfsmittel erst einmal in euren Arbeitsalltag integriert, können sie sich lohnen. Und ihr könnt euch wieder auf das Wesentliche konzentrieren.

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