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Wenn eure Non-Profit „Kleinunternehmer“-Status hat, müsst ihr keine Umsatzsteuer berechnen. Ohne Umsatzsteuer wird die Torte im Vereinscafé oder die Teilnahme an kostenpflichtigen Exkursionen billiger. Allerdings müsst ihr dafür bestimmte Umsatzgrenzen einhalten, die zum Jahresbeginn 2025 geändert wurden. In manchen Fällen bringt es ohnehin mehr, wenn ihr euch für die Umsatzsteuerpflicht entscheidet.

Die Umsatzsteuerpflicht betrifft nicht nur Selbstständige und kommerzielle Unternehmen. Auch ein e. V., eine Stiftung oder ein gemeinnütziges Unternehmen müssen in vielen Fällen „Mehrwertsteuer“ auf den Preis ihrer Leistungen aufschlagen. Dieser Betrag wird dann als Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt. Es genügen unternehmerische Tätigkeiten wie ein Zweckbetrieb oder die Vermietung des Vereinsgeländes an Dritte.

Gleichzeitig ist nicht jeder „Unternehmer“ im Sinne des Umsatzsteuerrechts auch umsatzsteuerpflichtig. Bleibt der Jahresumsatz unter bestimmten Grenzen, ist man als „Kleinunternehmer“ von der Umsatzsteuer befreit. Auch diese Ausnahme gilt für Non-Profits ebenso wie für kommerzielle Unternehmen.

Der Kleinunternehmer-Status ist für viele Non-Profits ein Vorteil. Für andere hat er nachteilige Konsequenzen, weshalb sie sich besser dagegen entscheiden. Hier lest ihr, was der Kleinunternehmer-Status bringt und wovon er abhängt. Außerdem gibt es für Kleinunternehmer seit Jahresbeginn 2025 wichtige Änderungen.

Eine Anmerkung: „Unternehmer“ und „Kleinunternehmer“ können im Umsatzsteuerrecht ein e. V. oder eine GmbH genauso sein wie eine natürliche Person. Deshalb werden die Begriffe hier nicht gegendert.

Ob Einkünfte und Umsätze eurer Non-Profit umsatzsteuerpflichtig sind, hängt davon ab, aus welchem der folgenden vier Bereiche sie stammen: ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

  1. Zum ideellen Bereich gehören zum Beispiel Spenden und Mitgliedsbeiträge. Dort fällt keine Umsatzsteuer an. Dagegen müsst ihr in den anderen drei Bereichen eure Umsatzsteuerpflicht prüfen.
  2. In die Vermögensverwaltung fällt beispielsweise die Vermietung eurer Räume oder von Werbeflächen.
  3. Zweckbetriebe liegen vor, wenn ihr mit Angeboten gemäß eurem Satzungszweck Umsätze erzielt. Beispiele: Ihr bietet als Naturschutzstiftung kostenpflichtige Exkursionen an oder verkauft als Kunstverein Kataloge zu euren Ausstellungen.
  4. Einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb habt ihr, wenn dieser nichts mit eurem Satzungszweck zu tun hat und nur dazu dient, Einnahmen zu erzielen. Klassischer Fall wäre ein Vereinscafé.

Da nur die Vermögensverwaltung, ein Zweckbetrieb oder ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb umsatzsteuerpflichtig sein können, ist die Frage „Kleinunternehmer oder nicht?“ auch nur in Bezug auf diese Umsätze von Interesse.

Zum Weiterlesen

Die Kleinunternehmerregelung: Das sind die aktuellen Regelungen ab 2025

1. Umsatzgrenzen

Für die Kleinunternehmereigenschaft sind zwei Umsatzgrenzen entscheidend. Der Umsatz im Vorjahr darf maximal 25.000 Euro betragen. Der Umsatz im laufenden Jahr darf höchstens 100.000 Euro erreichen.

Wichtig: Beide Beträge gelten nun netto, also ohne die Umsatzsteuer, die darauf entfallen würde. Umsatzsteuerfreie Leistungen wie etwa umsatzsteuerfreie Kinderbetreuungs- oder Pflegeleistungen werden nicht eingerechnet. Auch alle Einnahmen aus dem ideellen Bereich bleiben außen vor.

Diese Grenzen sind neu. Bis 2024 lagen die Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer bei 22.000 Euro im Vorjahr und 50.000 Euro im laufenden Jahr. Außerdem galten diese Beträge brutto. Die anfallende Umsatzsteuer musste also eingerechnet werden. Für den Kleinunternehmer-Status im Jahr 2025 ist mit Bezug auf den Umsatz 2024 bereits die angehobene Umsatzgrenze von 25.000 Euro ausschlaggebend.

2. Bei Überschreiten beginnt die Umsatzsteuerpflicht sofort

Dazu kommt ein weiterer wichtiger Unterschied der neuen zur bisherigen Rechtslage. Bis 2024 führte das Überschreiten der Grenze im laufenden Jahr erst mit Beginn des nächsten Jahres zur Umsatzsteuerpflicht.

Jetzt wirkt es sich direkt im laufenden Jahr aus. Allerdings gilt die Umsatzsteuerpflicht nur für alle weiteren Umsätze ab Erreichen der 100.000-Euro-Grenze, nicht rückwirkend. Euer gemeinnütziger Verein kann also 2025 den Kleinunternehmer-Status nutzen, wenn ihr 2024 im nicht-ideellen Bereich höchstens 25.000 Euro an umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen erzielt habt.

Das gilt allerdings nur so lange, wie eure Umsätze im Jahr 2025 die 100.00-Euro-Grenze nicht überschreiten. Sobald das passiert, müsst ihr anfangen, die sieben oder neunzehn Prozent Umsatzsteuer aufzuschlagen, je nach gemeinnützigem Bereich und Art der Leistung oder Ware. Da dieser Wechsel mitten im Jahr stattfinden kann, solltet ihr eure Umsätze aus Vermögensverwaltung sowie Zweck- und Geschäftsbetrieben genau im Auge haben.

3. Rechnungspflichten bei Kleinunternehmern

Wenn eure Non-Profit die Kleinunternehmerregelung nutzt, müsst ihr auf Rechnungen, Belegen und Quittungen darauf hinweisen, warum ihr keine Umsatzsteuer berechnet. Das kann durch einen Satz wie „keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“ geschehen.

Als Kleinunternehmer muss eure Non-Profit ihre Ausgangsrechnungen auch in Zukunft nicht im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen. Dagegen seid ihr trotz Kleinunternehmerstatus dazu verpflichtet, E-Rechnungen von anderen akzeptieren.

Hier stehen die Regelungen:
Die entscheidenden gesetzlichen Regelungen findet ihr im Umsatzsteuergesetz. Die Rechnungsvorschriften für Kleinunternehmer stehen in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung.

Für welche Non-Profits lohnt sich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist kein Muss. Wenn ihr die Voraussetzungen erfüllt, aber lieber Umsatzsteuer aufschlagt, dann könnt ihr dies beim Finanzamt beantragen. An die freiwillige Entscheidung für die Umsatzsteuer seid ihr anschließend für mindestens fünf Jahre gebunden.

Die Umsatzsteuer hat zwei Seiten:

  1. Wenn eure Non-Profit Umsatzsteuer auf den Preis von Dingen aufschlagen muss, die ihr verkauft, dann steigt deren Bruttopreis. Das gilt für den Kuchen in der Vereinscafeteria ebenso wie für das Jahrespaket zur Teilnahme an allen Exkursionen. Eure Angebote werden teurer, zumindest für Privatleute.
  2. Umgekehrt spart ihr selbst durch eure Umsatzsteuerpflicht Geld. Das liegt daran, dass ihr die Umsatzsteuer, die ihr selbst an andere bezahlen müsst, vom Finanzamt erstattet bekommt. Das betrifft zum Beispiel die angelieferten Brötchen, die ihr im Vereinscafé verkauft, oder das Bus-Unternehmen, das ihr für die Exkursionen anheuert. Den Umsatzsteueranteil dieser Eingangsrechnungen könnt ihr als Vorsteuer von eurer eigenen Umsatzsteuerlast aus den Ausgangsrechnungen abziehen. Ist die Vorsteuer höher als eure Umsatzsteuerschuld, bekommt ihr die Differenz vom Finanzamt überwiesen.

Ergibt es also Sinn, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen? Dafür sind drei Aspekte von Bedeutung:

  • Grundsätzlich lohnt sich die Kleinunternehmerregelung, wenn ihr eure Leistungen oder Waren vor allem an Privatleute und Endverbraucher*innen verkauft. Diese müssen dann weniger bezahlen. Habt ihr vor allem Unternehmen oder andere umsatzsteuerpflichtige Non-Profits als Kunden, macht die Umsatzsteuerfreiheit keinen Unterschied. Diese können die Umsatzsteuer, die ihr verlangt, ja selbst als Vorsteuer geltend machen.
  • Dagegen lohnt sich der Verzicht auf die Kleinunternehmerstatus, wenn ihr viele Ausgaben habt, auf die ihr Umsatzsteuer entrichten müsst. Habt ihr laufende Materialkosten? Oder plant ihr vielleicht ein Bauprojekt wie den Ausbau des Vereinscafés? Dann kann die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs einen großen Unterschied ausmachen. Das gilt ganz besonders, wenn es um den vollen Umsatzsteuersatz von 19 Prozent geht, etwa bei neuen Möbeln fürs Café.
  • Schließlich gibt es noch die Frage des Buchführungsaufwands. Wenn ihr umsatzsteuerpflichtig seid, müsst ihr für alle kostenpflichtigen Waren und Dienstleistungen, aber auch bei Tauschgeschäften entscheiden, ob Umsatzsteuer anfällt und wenn ja, welcher Satz gilt. Ihr müsst die Umsatzsteuerbeträge buchen. Dazu kommen Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die monatlich oder quartalsweise anfallen können, und eine Jahresumsatzsteuererklärung. All das bleibt Kleinunternehmern erspart. Trotzdem: nur deshalb solltet ihr euch nicht für den Kleinunternehmer-Status entscheiden. Mit den richtigen Tools und etwas Einarbeitung ist der Papierkrieg viel weniger schlimm, als viele befürchten.

Fazit: Regelmäßig prüfen und beraten lassen

Egal ob ihr die Kleinunternehmerregelung nutzt, Umsatzsteuer abführt oder bisher nicht umsatzsteuerpflichtig seid: Prüft regelmäßig, ob die Voraussetzungen dafür weiter vorliegen. Darauf könnt ihr nur dann verzichten, wenn ganz klar ist, dass alle Umsätze und Einnahmen eurer Non-Profit aus dem ideellen Bereich stammen.

  • Wenn bei Kleinunternehmern der Umsatz während des Jahres über die 100.000-Euro-Grenze steigt, solltet ihr umgehend reagieren. Ab diesem Zeitpunkt müsst ihr Umsatzsteuer aufschlagen. Andernfalls drohen Nachforderungen des Finanzamts. Diese Umsatzsteuer-Nachzahlungen könnt ihr dann nicht mehr selbst bei Kund*innen, Teilnehmer*innen oder Geschäftspartner*innen geltend machen.
  • Wenn ihr bisher Umsatzsteuer zahlt und die diesjährigen Umsätze unter 25.000 Euro bleiben, könnt ihr im nächsten Jahr die Kleinunternehmerregelung nutzen. Das ist in vielen Fällen vorteilhaft.
  • Die korrekte umsatzsteuerliche Einordnung von Dienstleistungen, Angeboten, Veranstaltungen etc. ist alles andere als trivial. Gehören sie in die Vermögensverwaltung, in den Zweckbetrieb oder in einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb? Das hat Auswirkungen auf den korrekten Steuersatz. Oder ist das Angebot womöglich umsatzsteuerfrei? Diese Abgrenzung ist oft besonders kompliziert, zum Beispiel bei Schulungen oder Online-Events. Lasst euch beraten: Ein*e Steuerberater*in hat das erforderliche Sachwissen.