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Wachsende Organisation: Diese Aspekte solltet ihr im Blick behalten

In Wachstumsphasen sind Zeit, Know-how und Geld besonders wichtig | Unsplash, Sigmund

Organisationen, die sich vergrößern, können mehr bewirken – vorausgesetzt, ihre interne Struktur hält die Veränderung aus. Wie ihr Wachstumsschmerzen verhindern könnt

Kleinere Organisationen punkten oft mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen, die überschaubare Bürokratie sorgt für ein angenehmes Arbeitsklima. Wenn sie aber wachsen, ändern sich manche dieser Parameter. Nun gilt es, schnell belastbare Rahmenbedingungen für die Mitarbeitenden zu schaffen.

Auf personeller und organisatorischer Ebene stehen weitreichende Entscheidungen an. Ob Anzahl und Qualifikation der Mitarbeitenden, Belastbarkeit der IT-Ausstattung, Ablauf von Kommunikations- und Entscheidungsprozessen, Management oder Finanzierung – es gibt vieles zu berücksichtigen und anzupassen.

Oft ist es zum Beispiel nötig, neue Mitarbeitende mit bis dato nicht vorhandenen Qualifikationen einzustellen oder externe Expert*innen mit ins Boot zu holen. Hier sollten bestehende Mitarbeiter*innen in die Umstrukturierungen eingebunden und ihre Ideen berücksichtigt werden, damit ihre Identifikation mit der eigenen Tätigkeit und den Zielen eurer Organisation nicht verloren geht.

Wachsende Non-Profits: wichtige interne Überlegungen

IT-Struktur anpassen
Für ein größeres Netzwerk, in dem viele Personen mit wachsenden Datenmengen aus unterschiedlichsten Quellen arbeiten, benötigt ihr eine leistungsstarke Soft- und Hardware. Sehr wichtig ist dabei, genau auf die IT-Sicherheit und den Datenschutz zu achten. Im Zweifel kann es sich lohnen, einmalig eine*n Expert*in damit zu beauftragen.

Personalstruktur überdenken
Bei der Einstellung von Personal geht es neben Persönlichkeitsmerkmalen, Qualifikationen und Erfahrungen auch um die Beschäftigungsform. Unterschieden werden freie Mitarbeit, geringfügige Beschäftigung und sozialversicherungspflichtige Anstellung. Dazu kommen ehrenamtliche Mitarbeiter*innen und Praktikant*innen. Arbeitsverträge, Anmeldungen und Personalrecht unterliegen je nach Beschäftigungsform unterschiedlichen Vorschriften

Mitarbeiter*innenführung und Kommunikation hinterfragen
Die Anpassung von Strukturen, Zielen und Inhalten schafft zunächst Unsicherheiten bei allen Beteiligten. Am besten, ihr vermeidet Reibungsverluste, indem ihr Aufgaben klar verteilt und die Kompetenzbereiche definiert.

Manch altgediente*r Mitstreiter*in fühlt sich mit wenig Regeln, den kurzen Dienstwegen und der allgegenwärtigen Flexibilität wohl – der Auf- und Umbau von Strukturen im Zuge der Wachstumsphase wird skeptisch betrachtet. Um solche Mitarbeitende auf dem Weg in die Zukunft mitzunehmen, sind Führungsqualitäten und eine klare Kommunikation gefordert.

Für Mitarbeiter*innen ist es wichtig, dass Vorgesetzte bei Problemen ansprechbar sind. Auch sollten sie eine regelmäßige Fehleranalyse unterstützen sowie gute Leistungen der Mitarbeitenden wahrnehmen und anerkennen. Handelt die Organisationsleitung transparent und ist bei ihren Vorgaben ein roter Faden erkennbar, fördert dies ebenfalls die Motivation. Denn die Beschäftigten müssen nachvollziehen können, welche Ziele mit organisatorischen und personellen Veränderungen verfolgt werden.

Finanzierungsoptionen ausloten
Wachstum ist fast immer mit Kosten verbunden – zum Beispiel für Weiterbildungen, Personaleinstellungen, eine verbesserte IT-Infrastruktur oder für hinzugezogene externe Berater*innen. Überlegt euch deshalb am besten frühzeitig, wo neue Finanzierungsquellen zu finden sind oder sich bereits vorhandene Verbindungen ausbauen lassen. Anregungen liefert zum Beispiel das European Finance Forum

Wichtig: 
Achtet besonders in der Wachstumsphase auf eine ausreichende Liquidität. Vorfinanzierungen, lange Zahlungsziele und Zahlungsausfälle können eurer Organisation gefährlich werden.

4  Entwicklungsphasen des Wachstums – und wie ihr sie meistert 

Wachstum geschieht nicht von heute auf morgen, sondern entwickelt sich in Etappen. Die Phasen können fließend ineinander übergehen. Das Wachstumsmodell nach Greiner liefert den theoretischen Hintergrund.

  • In Phase A arbeiten alle motiviert und flexibel – kreative Lösungen entstehen. Entscheidungen trifft immer die Organisationsleitung. Neue Mitarbeiter*innen werden gut eingearbeitet, aber die strategische Planung kommt zu kurz.

    Praxistipp:
    Gebt den Mitarbeitenden Freiraum und bestimmt die Rollen nur locker. Reserviert euch feste Zeitfenster für die längerfristige Planung.  
  • Wächst die Organisation weiter, dominiert in Phase B das kreative Chaos. Es passieren Fehler und die Kommunikation wird schwieriger. Die Organisationsleitung ist überlastet.

    Praxistipp:
    Baut weitere Führungskräfte auf. Erste hierarchische Strukturen sorgen für Entlastung.  
  • Jede*r Mitarbeiter*in hat in Phase C einen klaren Aufgabenbereich – es entstehen Spezialisierungen. Für besondere Aufgaben werden gezielt neue Mitarbeitende gesucht oder vorhandene weitergebildet. Kommunikations- und Entscheidungsprozesse dauern länger als vorher.

    Praxistipp:
    In dieser Phase ist Fingerspitzengefühl gefragt. Es gilt, die Unternehmenskultur zu verändern, aber nicht mit allen Traditionen zu brechen. Besonders wichtig sind Führungskräfte, die sowohl die Prozesse als auch die Werte eurer Non-Profit-Organisation vermitteln können und vorleben.
  • Stark ausgeprägte interne Strukturen sind typisch für Phase D. Die Bereiche konzentrieren sich auf sich selbst. Übergänge zu anderen Bereichen funktionieren nicht optimal. Zentrale Stellen sind überlastet. Es besteht die Gefahr, dass eure Organisation durch detaillierte Handlungsanweisungen und standardisierte Prozesse zu unflexibel wird.

    Praxistipp:
    Die nach innen gerichtete Autonomie einzelner Bereiche muss wieder in ein Miteinander der gesamten Organisation überführt werden. Es ist an der Zeit, bürokratische Regelungen auf den Prüfstand zu stellen und zu reduzieren. Formale Prozesse und verkrustete Strukturen könnt ihr zum Beispiel durch die Arbeit in interdisziplinären Teams aufbrechen.

Ist Wachstum im Non-Profit-Bereich überhaupt erstrebenswert?

Da ihr Ziele verfolgt, die gesellschaftlich wertvoll sind, ist gegen Wachstum nichts einzuwenden. Im Gegenteil: Es ist wichtig, um diese Ziele nachhaltig und umfassend zu erreichen. Mit dem Wachstum eurer Organisation und der Skalierbarkeit von Projekten und Angeboten sichert ihr langfristig die Wirksamkeit eures Tuns.

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