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Buchhaltung im Verein: Diese Infos dürfen nicht fehlen

Die Buchhaltung ist Teil der Sorgfaltspflichten des Vereinsvorstands. | Unsplash, StellrWeb

Ihr wollt einen eingetragenen Verein gründen? Das bringt nicht nur die Formalitäten der Vereinsgründung und Eintragung mit sich. Auch danach geht es nicht ohne Papierkrieg: Buchhaltung gehört zur Vereinsarbeit dazu. Allerdings hält sich der Aufwand in kleineren Vereinen ohne großen Geschäftsbetrieb in Grenzen.

Ein eingetragener Verein ist verpflichtet, Bücher zu führen. Folgende Inhalte sind essenziell: 

  • eine aktuelle Mitgliederliste
  • Einnahmen und Ausgaben sowie Kassen- und Kontostände – inklusive der entsprechenden Belege
  • eine Aufstellung des Vereinsvermögens – also der Immobilien, Fahrzeuge, Geräte, Maschinen, Laboreinrichtungen etc., die dem Verein gehören
  • Die notwendigen Steuererklärungen müssen eingereicht werden. Dafür genügt bei den meisten Vereinen eine "Einnahme-Überschuss-Rechnung". Vereine mit sehr großen Umsätzen oder Gewinnen müssen eine Bilanz erstellen

Wichtig ist außerdem die angemessene Aufbewahrung aller oben aufgeführten Dokumente.

Erzielt euer Verein Umsätze aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben, Zweckbetrieben oder der Vermögensverwaltung? Dann kommen auch die dafür vorgeschriebene Buchhaltung und Steuererklärungen hinzu. Zuständig und verantwortlich sind die Mitglieder des Vereinsvorstands. 

Selbermachen oder auslagern?  

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, die Aufgabe der Buchhaltung zu lösen:  

  • Ihr könnt die Aufgabe an eine*n externe*n Dienstleister für vorbereitende Buchhaltung auslagern. Allerdings müsst ihr mit monatlichen Kosten in zwei- oder dreistelliger Höhe rechnen – bei vielen Vorgängen oder hohen Umsätzen kann es noch mehr sein. Alternativ könnt ihr den oder die Steuerberater*in mit der Buchhaltung beauftragen. Das ist allerdings noch teurer.  
  • Jemand aus dem Verein kann den Job übernehmen. Natürlich sollte die Person etwas Ahnung von Buchhaltung haben. Einen Abschluss im Rechnungswesen benötigt sie jedoch nicht. Normalerweise ist es sinnvoll, eine spezielle Software für Vereinsbuchhaltung zu nutzen. Davon gibt es eine ganze Reihe auf dem Markt. Die meisten kosten zwischen zwei- und dreistelligen Beträgen. Viele werden im Abo-Modell pro Jahr bezahlt. Außerdem hängt der Preis oft davon ab, wie viele Mitglieder verwaltet werden und wie viele Nutzer*innen Zugriff auf das Programm haben.  

Prüft, was zu eurem Budget passt – und folgt Empfehlungen, im besten Falle von anderen Non-Profits. Wenn ihr ein Buchhaltungs- oder Steuerbüro beauftragt, dann wählt eines, das sich mit gemeinnützigen Projekten auskennt. 

"Können wir das überhaupt selbst?"

In einem Verein ohne große Umsätze, ohne großes Vermögen und mit übersichtlicher Mitgliederzahl ist die Buchhaltung kein Hexenwerk: Wer eine Einkommensteuererklärung abgeben kann, wird auch mit dieser Aufgabe zurechtkommen. Zumal gute Vereinsverwaltungsprogramme auch Erläuterungen bereitstellen.

Anders ist es, wenn euer Verein Immobilien besitzt, Angestellte beschäftigt, mit einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb Gewinne erzielt oder im Zweckbetrieb oder aus Vermögensverwaltung hohe Umsätze generiert. Dann kann die Buchhaltung ähnlich wie in einem Unternehmen schnell zur Aufgabe für Profis werden. In solchen Fällen benötigt ihr ohnehin auch ein*e Steuerberater*in. 

Buchhaltung als Vorstandspflicht 

Die Aufgabe, für eine angemessene und korrekte Buchhaltung zu sorgen, ist Teil der Sorgfaltspflichten des Vereinsvorstands. Schließlich ist der Verein eine eigenständige juristische Person – Eigentum und Geschäfte sind dem Vereinsvorstand anvertraut.

Grundlage der Buchhaltungspflicht ist die Rechenschaftspflicht des Vereinsvorstands. Die Mitgliederversammlung als höchste Entscheidungsinstanz im Verein hat einen Anspruch auf Auskunft über Einkünfte, Ausgaben, die Finanzen und das Vereinsvermögen. Die Mitgliederversammlung kann vom Vorstand Rechenschaft über die Verwendung der Mittel verlangen – einschließlich der von den Mitgliedern bezahlten Beiträge.

In welcher Form Rechenschaft über "die Zahlen" bzw. "die Finanzen" abgelegt wird, hängt von der Satzung ab. Ein typisches Beispiel: Der Kassenwart hat auf der Jahres-Mitgliederversammlung Bericht zu erstatten, danach muss die Kassenprüferin des Vereins die Buchhaltung bestätigen bzw. über Mängel berichten. Außerdem empfiehlt sie die Entlastung des Vorstands – oder auch nicht. 

Das Finanzamt teilt die Buchhaltung in 4 Bereiche auf  

Das Finanzamt verlangt von gemeinnützigen Organisationen, also auch von eingetragenen Vereinen, dass alle Einnahmen und Ausgaben vier möglichen Bereichen zugeordnet werden. Nicht jeder Bereich ist bei jedem Verein vorhanden, aber mehr als diese Möglichkeiten gibt es nicht: 

  • Ideeller Bereich: Hier geht es um nicht-unternehmerische Vorgänge, die direkt mit dem ideellen Zweck des Vereins zu tun haben. Neben den Mitgliedsbeiträgen gehören auch Einnahmen durch Spenden, Erbschaften und Schenkungen in den ideellen Bereich, zum Teil auch Förderzuschüsse. Ebenso fallen in diesen Bereich Ausgaben wie zum Beispiel die Kosten der Mitgliederverwaltung, die Miete für Vereinsräume und die Übungsleiterpauschalen für Trainer*innen oder Gruppenleiter*innen.  
  • Vermögensverwaltung: In diesen Bereich fallen Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung vereinseigener Immobilien sowie aus der Vermietung von Werbeflächen, zum Beispiel auf vereinseigenen Fahrzeugen oder Sportplätzen. Auch die Zinseinnahmen von Vereinskonten zählen dazu. Ausgaben, die in diesem Bereich aufgeführt werden, umfassen unter anderem Gebäudeversicherungskosten, Instandhaltungskosten und Depotkonto-Gebühren.
  • Zweckbetrieb: Ein Zweckbetrieb ist ein Betrieb des Vereins, der dem satzungsgemäßen Zweck dient und dafür erforderlich ist. Entscheidend für die Abgrenzung zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb ist also die Satzung. In diesen Bereich fallen zum Beispiel bei einem Museumsverein Einnahmen aus und Ausgaben für ein Freilichtmuseum. Bei einem Musikverein können es die Einnahmen aus dem Kartenverkauf für Konzertveranstaltungen, die Leihgebühren für die Mikrofon-Anlage oder das Honorar der Beleuchter*innen sein.
  • Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb: Dazu gehört jeder nicht vom Satzungszweck gedeckte Betrieb, mit dem ein Verein Umsätze erzielt. Eine Gewinnerzielungsabsicht ist nicht notwendig. Wenn der Museumsverein ein Computer-Spiel mit historischer Handlung entwickelt hat und nun verkauft, oder wenn er alle zwei Monate einen Garten-Markt im Museumsdorf veranstaltet, fallen die entsprechenden Einnahmen und Ausgaben in diesen Bereich. Gleiches gilt für die Einnahmen, die der Musikverein an Konzertabenden durch Getränkeverkauf erzielt.

Einnahmen aus dem ideellen Bereich sind steuerfrei. Einnahmen aus der Vermögensverwaltung und aus Zweckbetrieben können umsatzsteuerpflichtig sein, dann fällt der ermäßigte Steuersatz in Höhe von 7 Prozent an. Ansonsten sind sie steuerfrei. Einnahmen aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben sind voll steuerpflichtig zur Körperschaftssteuer und Gewerbesteuer, wenn sie innerhalb eines Jahres 45.000 Euro überschreiten. Außerdem gilt die Umsatzsteuerpflicht. 

Auch für Vereine gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung  

Auch für Vereine gelten die GoB, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Die Finanzverwaltung hat zudem einen Erlass über die allgemeinen "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" veröffentlicht. Die aktuelle Version dieser GoBD ist seit 2020 in Kraft. Die wichtigsten Anforderungen: 

  • Nachvollziehbarkeit
    Das bedeutet einfach gesagt: Die Buchhaltung hat klar und übersichtlich zu sein. Wer sich mit Buchhaltung grundsätzlich auskennt, muss aus den Büchern und Aufzeichnungen des Vereins schlau werden. Ein System, dass nur der Kassenwart und die Kassenprüferin durchschauen, ist nicht GoBD-konform. Am besten, ihr verwendet als Verzeichnis einen der klassischen Kontenrahmen. Das kann auch eine einfache Version sein, solange die Vorgänge mit einer nachvollziehbaren Ordnung erfasst werden. 
  • Richtigkeit
    Ganz klar: Die Buchführung muss der Realität entsprechen. "Abkürzungen" sind auch dann verboten, wenn am Ende die Summe stimmt und kein Geld unterschlagen wurde. 
  • Nachprüfbarkeit
    Um die Richtigkeit nachweisen zu können, sind Belege in Form von Quittungen, Rechnungen, Kontoauszügen etc. nötig 
  • Vollständigkeit
    Grundsätzlich müssen alle Einnahmen, Ausgaben, Geschäftsvorfälle und Vorgänge erfasst werden, und zwar mit entsprechenden Belegen. Wenn der Verein bei der Kindertombola zum Vereinsfest Lose für 50 Cent verkauft, muss er nicht für jedes Los den oder die Käufer*in erfassen. Die Einnahmen aus dem Losverkauf insgesamt, die Ausgaben für die Preise sowie der Anlass müssen allerdings nachvollziehbar sein, ebenso das Datum. 
  • Zeitnahe Erfassung
    Für eine ordnungsgemäße Buchführung müssen nicht nur alle Vorgänge erfasst werden. Das sollte auch möglichst bald geschehen. Ein typischer Anfänger*innen-Fehler ist es, kurz vor dem Jahresabschluss endlich den großen Schuhkarton mit allen Belegen und Zetteln aus dem Schrank zu holen. Dann ist das Chaos vorprogrammiert, und man ist schnell dazu verführt, Buchungen irgendwie hinzubiegen. 
  • Unveränderbarkeit
    Die Dokumente und Informationen der Buchhaltung müssen so erfasst werden, dass jede spätere Änderung eindeutig ersichtlich ist. Aus diesem Grund ist eine Buchhaltung, die allein auf Word- und Excel-Dateien oder PDF-Dokumenten beruht, nicht GoBD-konform. Adäquate Buchhaltungssoftware verfügt über eine Journal-Funktion, die jede Änderung protokolliert, um Manipulationen auszuschließen. 

Außerdem sollte die Datenspeicherung sicher erfolgen. Programme, die zum Zugriff auf Buchhaltungsdaten notwendig sind, sind auch nach einem Wechsel der Software vorzuzeigen. Bei Bedarf muss euer Verein dem Finanzamt Zugang zu den Daten ermöglichen – zum Beispiel bei Steuerprüfungen. 

Kontenrahmen 

Die oben genannten vier Bereiche – ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweck- und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb – sind der minimalste Kontenrahmen für die steuerliche Buchhaltung des Vereins. In den meisten Fällen wird mit einer erweiterten Kontierung gearbeitet: Den vier Bereichen werden jeweils Kontenklassen und Kontengruppen zugeordnet, um Ausgaben und Einnahmen in unterschiedlichen "Schubladen" zu erfassen.

Ein sehr ausdifferenzierter Standardkontenrahmen für gemeinnützige Organisationen ist SKR 49 – ihr könnt ihn als PDF-Dokument mit 24 Seiten auf der Plattform Datev herunterladen. Nicht erschrecken: Derart komplex muss die Buchhaltung in einem kleinen Verein ohne ausgeprägte Betriebstätigkeit nicht werden. In der Regel genügt dafür ein kleiner Teil der Kontengruppen, die dann in einem individuellen Kontenplan zusammengestellt werden. Taugliche Programme für Vereinsbuchhaltung machen diese Anpassung einfach möglich.

Der Verein kann auch einen ganz eigenen Kontenrahmen verwenden, wenn er eine individuelle Ordnung in der Buchhaltung vorzieht. Die vier oben genannten Bereiche müssen sich aber in jedem Fall unterscheiden lassen. 

Einnahme-Überschuss-Rechnung und Jahresabschluss 

Für kleinere Vereine, die keine großen Betriebe unterhalten und keine großen Umsätze machen, genügt eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR gemäß § 4 Abs. 3 EStG). Das ist eine Form der einfachen Gewinnermittlung fürs Finanzamt. Sie gilt auch für die meisten Selbstständigen und kleineren Unternehmen.

In der EÜR werden die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt: Einnahmen minus Ausgaben gleich Gewinn. Wenn ihr eine Software für die Vereinsbuchhaltung verwendet, übernimmt das Programm die Rechnerei. Es wird auch berücksichtigen, dass bestimmte Ausgaben für die Steuer nicht oder nicht voll zählen und die Umsatzsteueranteile erfassen.

Bei der EÜR werden Ausgaben und Einnahmen grundsätzlich dann gebucht, wenn das Geld beim Verein ankommt oder abfließt. Das nennt sich Zufluss-Abfluss-Prinzip. Die Buchung der Ausgaben für die neue Beleuchtungsanlage erfolgt erst, wenn die Rechnung bezahlt wird – nicht bei der Bestellung.

Am Jahresende kann durch eine einfache Differenzbildung aus der laufenden Buchhaltung der Gewinn oder der Verlust ermittelt werden, und zwar für alle vier Bereiche. Wichtig dabei:  

  • Überschreitet der Jahresgewinn aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb 45.000 Euro, müsst ihr über das Elster-Portal der Finanzverwaltung eine komplette Körperschaftssteuererklärung abgeben und dazu neben der Vorlage "Gem" auch die Vorlage "EÜR" ausfüllen.  
  • Andernfalls genügt es, wenn ihr im Vordruck KSt1 zur Körperschaftssteuererklärung unter "Angaben zur Steuerbefreiung" den Punkt "gemeinnützige, kirchliche und mildtätige Zwecke" ankreuzt und in der Anlage "Gem" Angaben zu eurem Verein, seinen Betrieben, Rücklagen und Zuflüssen macht. 

Sobald ein Verein im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn erzielt, reicht die EÜR nicht mehr aus. In diesem Fall muss er zur doppelten Buchführung übergehen und fürs Finanzamt eine Bilanz erstellen. Aber in dieser Größenordnung sollte ohnehin längst eine*n Steuerberater*in professionell unterstützen.  

Autor: Simon Hengel

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