Praxistipp

Spenden sammeln: Achtung, rechtliche Fallstricke!

Für gemeinnützige Initiativen und Vereine sind Spenden eine ebenso willkommene wie wichtige Einnahmequelle. | Foto: Andreas Lischka, Pixabay

Lebt eure Non-Profit von Spenden, zumindest zum Teil? Dann ist es wichtig, die rechtlichen Voraussetzungen zum Sammeln und Buchen von Spenden zu kennen. Wir geben einen kurzen Überblick über die Rechtslage.

Warum ist die rechtliche Definition von Spenden wichtig?

Hintergrund ist das Steuerrecht. Eine Spende an eine gemeinnützige Organisation ist für beide Seiten, Spender*in wie Non-Profit, steuerlich begünstigt.

  • Wer spendet, kann dadurch Steuern sparen. Genauer gesagt: Spender*innen können den gespendeten Betrag oder Wert von dem Einkommen abziehen, auf das sie Steuern zahlen, und zwar bis zu 20 Prozent. Das gilt für eine Unterstützerin aus Fleisch und Blut (§ 10b EStG) ebenso wie für eine GmbH oder AG, die eure Arbeit unterstützen (§ 9 Abs.1 Nr. 2 KStG). Voraussetzung: Die Spende erfüllt die Anforderungen des Steuerrechts. 
  • Wenn ihr als gemeinnützige Organisation Spenden erhaltet, müsst ihr auf diese Form des Einkommens keine Einkommensteuer, keine Körperschaftssteuer und keine Umsatzsteuer abführen. Voraussetzung: Eure Non-Profit ist vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt und ihr verwendet die Spende für gemeinnützige Zwecke.

Steuerrecht: Wann liegt eine Spende vor?

Entscheidend ist: Es muss sich auch aus Sicht des Finanzamts um eine Spende handeln. Das hängt von einer Reihe an Voraussetzungen ab. Diese lassen sich in drei Punkten zusammenfassen:

  • Voraussetzung 1: keine Gegenleistung
    Bei einer Spende muss es sich um eine "unentgeltliche Zuwendung" handeln. Sie darf nicht an eine Gegenleistung geknüpft sein. Eine vermeintliche Spende mit vereinbarter bzw. tatsächlich erfolgter Gegenleistung ist nicht uneigennützig und damit auch keine Spende mehr. 
  • Voraussetzung 2: Freiwilligkeit
    Eine Spende im Sinne des Steuerrechts liegt nur vor, wenn die Spender*innen nicht zur Zuwendung verpflichtet waren, etwa bei "Pflichtspenden", siehe unten. 
  • Voraussetzung 3: Steuerbegünstigter Zweck
    Eine steuerbegünstigte Spende muss für einen steuerbegünstigten Zweck verwendet werden. Das sind gemäß Abgabenordnung "gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke". Eure Non-Profit muss als Empfänger*in vom Finanzamt als gemeinnützig (oder mildtätig bzw. kirchlich) anerkannt sein, und ihr müsst die Zuwendung auch für satzungsgemäße Zwecke einsetzen.

Typische Stolperfalle: Sponsoring

Sponsoring und Spenden werden leicht verwechselt.

Beispiel: Ein lokales Unternehmen überlässt dem Verein, der sich für die Renaturierung eines Feuchtgebiets einsetzt, für eine große Info-Veranstaltung eine mobile Halle und gibt außerdem Geld dazu. Im Gegenzug setzt der Verein den Namen und das Logo des Unternehmens groß auf die Ankündigungsplakate und platziert einen Werbeaufsteller.

Problem: Damit sind weder die Überlassung der Halle noch der Geldbetrag eine Spende. Es handelt sich um Sponsoring. Eine Sponsoring-Leistung muss nicht nur vom Verein anders gebucht werden (im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder der Vermögensverwaltung statt im ideellen Bereich). Das Unternehmen muss außerdem Umsatzsteuer entrichten.

Wichtig:
Die Gegenleistung der Non-Profit muss beim Sponsoring wertmäßig nicht der Leistung des Sponsors entsprechen, um problematisch zu sein. Es genügt bereits, wenn der Sponsor im Gegenzug zu einer großzügigen Zuwendung auf Plakaten oder Flyern im oberen Bereich und mit Logo erwähnt oder auf der Website verlinkt wird.

Typische Stolperfalle: Obligatorische Spenden

Ein "Spendenaufschlag" ist ein weiterer häufig begangener Fehler. Wenn der Theaterverein die Karten für seine Sommeraufführung mit einem Aufschlag von zwei Euro verkauft, die dem örtlichen Kulturhaus zugutekommen, dann ist dies keine Spende. Zum einen steht dem Eintrittsgeld die Aufführung als Gegenleistung gegenüber. Und zum anderen erfolgt die Spende nicht freiwillig.

"Pflichtspenden" als Bedingung einer Erbschaft oder einer Schenkung werden vom Finanzamt ebenfalls nicht anerkannt. Da die Weitergabe nicht freiwillig erfolgt, stellt sie steuerrechtlich keine Spende dar.

Typische Stolperfalle: Mittelfehlverwendung

Die Verwendung von Spenden außerhalb des gemeinnützigen Zwecks ist ein weiterer typischer Stolperstein. Wenn das Geflüchtetenhilfsprojekt einen Teil seines Spendenaufkommens dazu nutzt, um den Freiwilligen nach harten Einsatzwochen ein Wellness-Wochenende zu spendieren, oder wenn Spendengelder ins Vereinscafé und damit in einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gesteckt werden, sorgt das für Ärger: Das Finanzamt wird die Spendenquittung nicht anerkennen.

Non-Profits dürfen Spenden auch nicht einfach auf die hohe Kante legen, d.h. als langfristiges Vermögen ohne Zweckbindung bunkern – sie müssen zeitnah verwendet werden (§ 55 Abs. 1 Nr. 5 AO). Ausnahme: die Mittelverwendung durch "Zuführung zum Vereinsvermögen" wurde von den Spender*innen zum Zeitpunkt der Zuwendung ausdrücklich autorisiert.

Was kann gespendet werden – und was nicht?

Auch bei der Frage, was alles als Spende zählen kann, macht das Steuerrecht klare Vorgaben:

  • Bei Geld ist die Sache unkompliziert: ein Geldbetrag ist die einfachste Form, etwas zu spenden. 
  • Sachspenden sind ebenfalls möglich. Dann ist aus steuerlicher Sicht der Wert der Sachspende ausschlaggeben.

    Sachspenden eines Unternehmens stellen allerdings eine "unentgeltliche Wertabgabe" dar. Wenn das Unternehmen sich beim Einkauf die darauf bezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt erstatten ließ, dann ist die Sachspende umsatzsteuerpflichtig. Das Unternehmen muss auf die Sachspende so Umsatzsteuer abführen, als wären die Sachen verkauft worden. Dabei berechnet sich die Umsatzsteuer nach dem fiktiven Einkaufspreis der Sache zum Zeitpunkt der Spende.

    Unter Umständen ist es für das Unternehmen deshalb vorteilhafter, wenn es euch die Sachspende zu einem sehr geringen Preis verkauft. Dann richtet sich die Umsatzsteuer nach diesem Preis.

    Der erzielte Preis unter Marktwert kann dann zusätzlich gespendet werden: da in diesem Fall Geld gespendet wird, fällt darauf keine Umsatzsteuer an. Anders ist es, wenn die Sachspende nur noch "vermindert verkehrsfähig" ist, also nur noch eingeschränkten Verkaufswert hat.

    Beispiele dafür sind Nahrungsmittel kurz vor dem Verfallsdatum, Mode aus der Vorsaison oder Waren mit Verpackungsfehlern. In diesem Fall verringert sich auch die Umsatzsteuer entsprechend zum Verkaufswert.

    Bis Ende 2021 galt eine vorübergehende Ausnahmeregel vor dem Hintergrund der Pandemie: In dieser Zeit mussten Unternehmen bei Sachspenden keine Umsatzsteuer auf die unentgeltliche Wertabgabe bezahlen. Diese Regelung ist ausgelaufen. 
  • Arbeitsleistungen und Dienstleistungen können nicht direkt gespendet werden. Das Spenden von "Nutzungen und Leistungen" ist nach deutschem Steuerrecht ausdrücklich ausgeschlossen.

    Dafür aber sind Aufwandsspenden und Rückspenden möglich: Dabei verzichten die Spender*innen auf einen Betrag, der ihnen für eine Ausgabe, eine Arbeitsleistung oder eine Dienstleistung zusteht, und spenden ihn an die Non-Profit.

    Ein Beispiel: Die Web-Designerin, die eine Informations-Website für ein Naturschutzprojekt erstellt, kann zwar ihre Arbeitszeit oder Arbeitsleistung nicht direkt als Spende buchen. Sie kann jedoch, wenn sie beauftragt wurde und Anspruch auf Bezahlung hat, diesen Betrag spenden, indem sie auf das Geld verzichtet. Mehr dazu steht im Beitrag "Aufwandsspenden und Rückspenden als Fundraisingmaßnahme".

Die Spendenbescheinigung

Damit Spender*innen ihre Spende steuerlich geltend machen können, muss das Non-Profit die Zuwendung korrekt bescheinigen.

  • Beträgt der Wert oder der Betrag der Spende weniger als 300 Euro, genügt eine vereinfachte Zuwendungsbestätigung. Diese besteht aus der Buchungsbestätigung oder einem Einzahlungsbeleg der Bank, wenn daraus hervorgeht, an wen die Spende geht, von wem sie kommt und wie hoch der Betrag ist und wann sie gebucht wurde.

    Bei einem gemeinnützigen Verein als Empfänger ist zusätzlich ein Beleg erforderlich, der die Verwendung für einen gemeinnützigen Zweck bestätigt und klarstellt, dass es sich um eine Spende und nicht um einen Mitgliedsbeitrag handelt. 
  • Für Zuwendungsbestätigungen bei größeren Spenden hält die Bundesfinanzverwaltung amtliche Vordrucke für Sachspenden und Geldspenden sowie als Sammelbestätigung für Mehrfach-Spender*innen bereit.

    Auch die Finanzverwaltungen der Bundesländer bieten entsprechende Muster-Spendenbescheinigungen zum Download an, beispielsweise die von Bayern.

    Spendenbescheinigungen müssen den amtlichen Vorgaben genau entsprechen, deshalb sollte man abgesehen von der vereinfachten Zuwendungsbescheinigung dafür keine eigenen Formulare aufsetzen. Ausstellungsberechtigt sind nur Personen, die das Non-Profit gemäß Satzung nach außen vertreten dürfen, zum Beispiel Vereinsvorstände.

Haftung für Spenden

Wenn eine Non-Profit unberechtigt eine Spende bescheinigt und das Finanzamt daraufhin den Spendenden eine Steuerermäßigung einräumt, droht der Non-Profit die Haftung für den entgangenen Betrag: ihr müsst dann gegenüber dem Finanzamt dafür geradestehen.

Die Höhe der entgangenen Steuer wird pauschal mit dreißig Prozent angesetzt. Eine Non-Profit haftet also selbst dann, wenn die fehlerhafte Spendenbescheinigung gar nicht zum Steuersparen verwendet wurde.

Die Haftung tritt ein, wenn die Spende in Wirklichkeit niedriger war bzw. gar keine Zuwendung erfolgt ist, wenn statt einer Spende Sponsoring vorlag oder eine andere Anforderung nicht erfüllt war oder wenn die Spende nicht für gemeinnützige Zwecke verwendet wurde. Voraussetzung ist, dass die falsche Bescheinigung grob fahrlässig oder sogar vorsätzlich ausgestellt wurde.

Kommt es zur Spendenhaftung, droht den Verantwortlichen eurer Non-Profits, dass sie persönlich in Regress genommen werden.

Bei vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Fehlern von Verantwortlichen hat die gemeinnützige Organisation Anspruch auf Schadenersatz. Diesen Anspruch muss sie sogar durchsetzen. Ansonsten gefährdet sie ihre Gemeinnützigkeit, weil sie eine Forderung und damit Vermögen der Non-Profit nicht für gemeinnützige Zwecke verwendet.

Autor: Simon Hengel

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