Gemischte Aufwendungen? So gelingt die Kostenaufteilung in Non-Profits

Hat eure gemeinnützige Organisation bestimmte Ausgaben, die sowohl den ideellen Bereich als auch Zweckbetriebe oder wirtschaftliche Geschäftsbetriebe betreffen? Dann dürft und solltet ihr sie in der Buchführung entsprechend aufteilen. Das klingt zurecht nach trockener Buchhaltung, ist aber sinnvoll und wichtig. Mit gemischt angesetzten Kosten könnt ihr Steuern sparen. Außerdem seid ihr zur korrekten Aufteilung verpflichtet, wenn sie objektiv möglich ist.

Kosten aufteilen: eine nützliche Pflicht

„Papierkram“ beginnt und endet in Non-Profits stets mit den vier Sphären oder vier Bereichen. Viele Ausgaben betreffen allerdings mehr als eine Sphäre. Dann muss beziehungsweise darf man sie aufteilen.

Das soll heißen: Juristisch gesehen ist die Aufteilung gemischter Aufwendungen kein Wahlrecht. Wenn es objektive Zuordnungskriterien gibt – dazu weiter unten mehr – sind Non-Profits zur Aufteilung von „gemischtem Aufwand“ auf die betroffenen Sphären verpflichtet. Allerdings ist das eine Vorschrift, die in eurem Interesse liegt, denn in der Regel profitiert eure Non-Profit von der Aufteilung. Auch wenn wie mit etwas Rechnerei und Aufwand verbunden ist.

Kleiner Exkurs vorweg: Vier Sphären?

Jede einzelne Einnahme oder Ausgabe einer gemeinnützigen Organisation muss einer von vier möglichen Sphären zugeordnet werden:

dem ideellen Bereich (z. B. Spenden, Mitgliedsbeiträge, echte Zuschüsse),
der Vermögensverwaltung (z. B. Zinsen, Mieteinnahmen),
einem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (auf Einnahmen ausgerichtet, z. B. Vereinscafés)
einem Zweckbetrieb (hat Einnahmen, dient aber auch dem gemeinnützigen Zweck, z. B. Konzerte oder Sportveranstaltungen mit Eintritt).

Einen ideellen Bereich gibt es in allen Non-Profits. Die anderen drei Bereiche können vorliegen, müssen aber nicht. Eine kurze Erklärung der Sphären samt Test zur Selbstüberprüfung findet ihr unter „Verbucht ihr eure Einnahmen richtig?“. Den Unterschied zwischen Zweck- und steuerpflichtigem Geschäftsbetrieb erklärt der Artikel „Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb & Zweckbetrieb im Verein und anderen Non-Profits“.

Gemischte Aufwendungen – worum geht es da eigentlich?

Am besten erklärt man das Ganze an einem Beispiel. Angenommen, ihr seid ein Kunstverein und habt eigene Räumlichkeiten. Dazu gehören Ateliers und Werkstätten sowie eine kleine Galerie. Außerdem habt ihr Einnahmen in verschiedenen Sphären:

Eine der Werkstätten wird nur von Vereinsmitgliedern genutzt, die dort gemeinsam töpfern. Die Kosten für diesen Raum und seine Ausstattung – zum Beispiel die Töpferscheiben – fallen in die ideelle Sphäre.
Montags und mittwochs trifft sich eure Malgruppe im Atelier. Insofern gehört der Raum oder genauer die Ausgaben dafür ebenfalls in den ideellen Bereich.
Dienstags und donnerstags ist euer Atelier allerdings langfristig vermietet. Eine freie Kunstlehrerin gibt dort private Malkurse für ihre eigenen Schüler*innen. Die Mieteinnahmen gehören zu eurer Vermögensverwaltung.
In eurer Galerie stellt ihr nicht nur Werke eurer Mitglieder und von Dritten aus. Ihr zahlt den Künstler*innen zudem eine kleine Ausstellungsvergütung, für die ihr Fördermittel einer Stiftung erhaltet. Und ihr verkauft, wenn möglich, die ausgestellten Werke an Kunstliebhaber*innen. Damit ist die Galerie ein Zweckbetrieb. Die Ausstellungen dienen zur Förderung der Kultur, eurem gemeinnützigen Vereinszweck, sie zielen aber gleichzeitig auf Einnahmen ab.
Manchmal vermietet ihr eure stilvollen Galerieräume tageweise für private Feiern, oder ihr veranstaltet Partys, bei denen ihr am Eintritt und am Bar-Betrieb verdient. Das ist dann ein steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Wie man sieht: Aus Sicht der Sphärenzuordnung nutzt euer Verein diese Räumlichkeiten ganz unterschiedlich. Das ist mit gemischter Nutzung gemeint. Sie führt zu gemischtem Aufwand: Viele Kosten betreffen die gesamte Immobilie. Das gilt zum Beispiel für Nebenkosten, Strom und Heizung, Versicherungen, für viele Reparatur- und Renovierungskosten und so weiter. Durch die gemischte Nutzung fallen diese Kosten in mehrere Sphären gleichzeitig. Selbst Kosten, die nur bestimmte Räume verursachen, wie ein Umbau des Ateliers, können in mehrere Sphären fallen.

Solche Ausgaben müsst ihr in eurer Buchführung sauber aufteilen. Besser gesagt: Ihr dürft sie aufteilen, denn oft spart ihr dadurch Geld.

Es gibt viele Arten gemischter Kosten

Es geht bei der Aufteilung nicht nur um Gebäude- oder Immobilienkosten. Die sind nur ein typisches Beispiel. Ein anderer klassischer Fall ist der Personalaufwand: Die Person, die die Vereinsbuchhaltung erledigt, kümmert sich auch um die Bücher des Vereinscafés? Dann sollte ihr Gehalt aufgeteilt werden.

Entsprechendes gilt für mögliche Beratungshonorare, die Kosten eures Transporters (Anschaffung und laufende Kosten), die Rechnung eurer IT-Dienstleister*innen, Software-Lizenzen, eine Rechtsschutzversicherung, die Bankgebühren, Büromaterial und anderes mehr bis hin zum Toilettenpapier. Es lohnt sich, wenn ihr eure Ausgaben unter dem Gesichtspunkt gemischter Kosten einmal systematisch durchforstet.

Warum kann die Aufteilung vorteilhaft sein?

Ihr bekommt damit Betriebsausgaben, die ihr von den Einnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb abziehen könnt:
Indem ihr dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb einen Teil der Reparatur- und Wartungskosten, Steuern, Strom, Müllentsorgung und ähnliches mehr zuweist, senkt ihr dessen Gewinn. Das verringert die Steuerlast, genau wie der Preis der Sound-Anlage, den der Kunstverein extra für die kommerziellen Partys angeschafft hat.

Im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zahlt man bekanntlich auf Gewinne Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer, sobald die Bruttoeinnahmen über 45.000 Euro liegen. Deshalb sollte man alle Betriebsausgaben geltend machen. Bei teuren Anschaffungen oder Bauarbeiten könnt ihr den entsprechenden Teil der Abschreibung nutzen.
Das Gleiche gilt für die Umsatzsteuer: ihr dürft die anteilige Umsatzsteuer an gemischten Ausgaben als Vorsteuer geltend machen.
Wenn ihr in der Galerie Kunstwerke verkauft, wird darauf die ermäßigte Umsatzsteuer von sieben Prozent fällig, falls euer Verein kein „Kleinunternehmer“ im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist. Unser umsatzsteuerpflichtiger Galerie-Zweckbetrieb bekommt deshalb die Umsatzsteuer, die er an andere bezahlen muss, vom Finanzamt erstattet.

Dieser Vorsteuerabzug betrifft nicht nur die 19 Prozent, die auf die Ausstellungsvergütungen der Kunstschaffenden anfällt. Er umfasst auch die Umsatzsteuer auf den Kostenanteil des Zweckbetriebs „Galerie“ an den Gesamtkosten der Immobilie. Wenn 20 Prozent einer Handwerkerrechnung auf den Zweckbetrieb entfallen, darf er 20 Prozent der vom Handwerksbetrieb berechneten Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen. Dasselbe gilt für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und die Vermögensverwaltung, wo ebenfalls Umsatzsteuer anfallen kann. Mehr speziell zu diesem Thema: „Umsatzsteuer: Das gilt für Non-Profits“
Schließlich entlastet die Kostenaufteilung euren ideellen Bereich, weil sie die Ausgaben korrekt darstellt und verhindert, dass Kosten aus anderen Bereichen irrtümlich dort gebucht werden.
Wenn ihr für Projekte in diesem Bereich Fördermittel beantragt, könnt ihr den Fördermittelgeber*innen gegenüber hervorheben, dass ihr seriös rechnet und sie auf keinen Fall die Infrastruktur oder Ausstattung eurer anderen Sphären mitfinanzieren. Das Gleiche gilt gegenüber Spender*innen und Menschen, die euch möglicherweise im Testament bedenken wollen.

Die Aufteilung zahlt sich nicht nur in der Steuererklärung aus. Ihr solltet auch schon bei Projekt- und Finanzierungsplänen daran denken. Wenn ihr die anteiligen Kosten von vornherein berücksichtigt, erhaltet ihr realistische Zahlen.

Auch bei Kooperationen und für Förderungen wichtig

Neben dem Steuereffekt ist die Aufteilung von Kosten auch in anderer Hinsicht bedeutsam. Ein Beispiel sind Kooperationen oder Sponsoring: Wenn ihr genau erfassen wollt, wie hoch euer Kostenanteil an einer bestimmten Aktivität ist, dürft ihr die anteiligen Kosten etwa durch eure Verwaltung und Infrastruktur nicht vergessen.

Das Gleiche gilt, wenn ihr Förderanträge stellt. Es macht wenig Sinn, wenn ihr nur die extra für ein bestimmtes Projekt benötigte Ausrüstung oder die zusätzlichen Arbeitsstunden eurer Betreuer*innen erfasst, die erhöhten Grundkosten wie etwa höheren Stromverbrauch oder zusätzlichen Materialbedarf vergesst.

Vorsicht vor Verlusten im Geschäftsbetrieb

Wenn ihr einen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb habt, der am Rande der Gewinnzone operiert, kann es passieren, dass das Betriebsergebnis durch die Buchung der gemischten Aufwendungen insgesamt ins Minus rutscht. Das wäre aus Sicht des Gemeinnützigkeitsrechts ein Problem, um das ihr euch umgehend kümmern solltet. Weitere Informationen lest ihr in „Verluste im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb – was tun?“.

Und wie wird aufgeteilt?

Die Aufteilung gemischter Kosten auf verschiedene Sphären oder Bereiche kann man nicht nach Bauchgefühl vornehmen. Das Finanzamt verlangt einen konkret nachvollziehbaren und überprüfbaren Maßstab.

Je nach Kontext ist die Aufteilung nach Flächenanteilen geeignet. Wenn die Reinigungsfirma die gesamten Flächen reinigt, pro Quadratmeter abrechnet und ein Viertel der Fläche auf das Vereinscafé entfällt, könnt ihr die Gesamtrechnung entsprechend aufteilen. Das funktioniert allerdings nicht, wenn das Putzen gemäß Zeitaufwand bezahlt wird.
Ebenfalls objektiv und tauglich ist die Aufteilung nach einem Zeitschlüssel. Das gilt einerseits zum Beispiel für Personal. Natürlich solltet ihr belegen können, warum ihr ein Drittel der Arbeitsstunden eurer Buchhaltungskraft dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuordnet, zum Beispiel durch eine genaue Zeiterfassung zumindest über eine repräsentative Zeitspanne hinweg.
Eine Aufteilung gemäß Zeitanteilen ist außerdem sinnvoll, wenn ein- und dieselben Maschinen, Räume, Einrichtungen oder ähnliches mehr für verschiedene Sphären oder Projekte genutzt werden. Ein Beispiel wäre das Atelier unseres Kunstvereins, das stundenweise vermietet ist.
Je nach Kostenart können auch andere Aufteilungsschlüssel sinnvoll sein. Ein Beispiel sind Software-Lizenzen, die nach Arbeitsplätzen bzw. Nutzer*innen berechnet werden. Wenn die Lizenz des Statistikprogramms fünf Nutzer*innen umfasst und drei davon für zahlende Kunden tätig sind, liefert das die Verhältnisse. Ein anderes Beispiel sind Dienstleistungen, die pro Einheit abgerechnet werden, etwa das Putzen von Fenstern.

Unter Umständen werden mehrere Aufteilungen nacheinander nötig. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn ein gewisser Anteil der Rechnung des Fensterputzers auf das Atelier entfällt, die Atelierkosten dann aber noch einmal nach zeitlichen Nutzungsanteilen unterteilt werden müssen.

Leerstands- und Leerlaufzeiten mit aufteilen!

Vor einiger Zeit hat das Finanzgericht Hamburg entschieden, dass die Aufteilung gemäß Nutzungszeiten auch für die Zeitabschnitte gilt, in denen die Räume, Anlagen, Maschinen etc. nicht genutzt werden (FG Hamburg, 05.12.2024 – 5 K 125/23)

Das Urteil betraf einen Sportverein, der seine Schwimmhalle und eine Tennisanlage sowohl selbst für den Trainingsbetrieb nutzte (ideeller Bereich) als auch an Mitglieder (Zweckbetrieb) sowie an Nichtmitglieder vermietete (wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb). Den Aufteilungsschlüssel, der sich aus diesen Nutzungszeiten ergab, wandte er auch auf die Leerstandszeiten der Anlage an. Das wurde vom Finanzamt moniert, das die Leerzeiten komplett dem ideellen Bereich zuweisen wollte. Doch das Urteil gab dem Verein recht.

Eine erfreuliche Klarstellung: Da die nicht-ideellen Bereiche auch an Leerzeiten teilhaben, erhöht sich ihr Kostenanteil und damit die Möglichkeit, diese steuersenkend geltend zu machen.

Und wenn es keine „objektivierbaren“ Aufteilungskriterien gibt?

In manchen Fällen ist es kaum möglich, „objektivierbare zeitliche oder quantitative Abgrenzungskriterien“ für die Kostenaufteilung zu finden. Genau die verlangt jedoch der Bundesfinanzhof als oberstes deutsches Steuergericht (BFH, 15.01.2015, I R 48/13) für eine Aufteilung: „Sind die ideellen und gewerblichen Beweggründe untrennbar ineinander verwoben, ist nur der primäre Veranlassungszusammenhang zu berücksichtigen.“

Ohne solche Kriterien dürfen Non-Profits die Kosten also nicht aufteilen. Sie sind stattdessen komplett der Sphäre zuzuordnen, durch die sie ursprünglich verursacht wurden.

Ein fiktives Beispiel: Wenn der Vereinsvorstand eine Werbeagentur mit einer Kampagne beauftragt, die sowohl den Verein als auch dessen Geschäftsbetriebe in ein positives Licht rücken soll, dann gibt es vermutlich kein quantifizierbares, objektives Aufteilungskriterium. In einem solchen Fall könnte es schwierig sein, die Agenturrechnung teilweise als Betriebsausgaben des Geschäftsbetriebs anzusetzen.

Aufteilung auch für die Grundsteuer erforderlich

Wenn eure Non-Profit-Organisation Immobilien besitzt, die nur teilweise verpachtet sind oder für steuerpflichtige wirtschaftliche Geschäftsbetriebe genutzt werden, wird auch für die Grundsteuer eine Aufteilung notwendig. Denn die fällt nur für die Nutzungsanteile im ideellen Bereich und im Zweckbetrieb weg. Alles weitere zu diesem Thema steht in „Non-Profits und Grundsteuer: So drohen keine Kostenfallen“.

Fragen? Dafür sind Steuerberater*innen da

Die korrekte Aufteilung von gemischten Aufwendungen ist längst nicht immer selbsterklärend. Es beginnt schon damit, dass man als Non-Profit zur Aufteilung verpflichtet ist, wenn „objektivierbare“ Kriterien vorliegen, sie aber nicht vornehmen darf, wenn diese fehlen.

Wenn ihr konkrete Fragen zu eurem eigenen Fall habt und keine sichere Antwort findet, dann fragt eine*n Steuerberater*in. Die sind dazu da, solche Zweifelsfälle aufzuklären.